信息時代檔案管理中的保密工作探究

牟松會

摘 要：在信息時代，檔案管理工作趨于現代化，呈現出管理內容數字化、日常管理網絡、服務社會化的特點，使得檔案管理工作效率大大提升，但與此同時也存在較大的泄密風險。在信息時代檔案管理中，保密法律制度不健全、檔案管理人員保密意識不強以及互聯網環境下保密技術落后都是阻礙保密工作開展的主要因素，要想做好保密工作，就必須完善電子檔案保密管理機制，提升檔案管理人員的綜合素質，加強電子檔案的保管與技術應用。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；保密工作

隨著社會的發展，檔案管理的工作方式甚至理念都發生了一定的變化，2014年，國務院發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為社會各項檔案管理工作的實施提出了合理的意見[1]。在大數據時代背景下，檔案管理工作也受到了一定的影響，應用現代化信息技術，創新檔案管理模式，創建電子檔案，實現檔案管理的數字化與網絡化，是檔案管理工作發展的必然途徑。但是，隨著檔案管理的信息化，其保密性逐漸降低，在檔案信息使用、傳輸乃至管理過程中，都有泄密的可能，這是檔案安全管理工作中亟需解決的一個問題。

1 電子檔案管理特點

在信息時代，檔案管理趨于現代化，檔案管理工作呈現出以下幾個基本特征：①管理內容數字化。在傳統檔案管理中，檔案載體為紙張，容易出現紙張受潮、遭蟲蛀以及文字因光照氧化而字跡模糊的情況，導致檔案原件受損，使用數字處理技術，將紙質檔案轉化為電子資源，儲存起來，同時還能夠將檔案信息及載體原件分離，將檔案原件作為原始憑證保存下來，能夠有效避免紙質文件在翻閱瀏覽過程中發生的損耗問題；②日常管理網絡化。在日常管理工作中，若涉及到檔案信息的調閱及分析，只需要登錄數據庫，便能夠快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高，而且電子檔案的調動速率比較高，在網絡平臺上，能夠實現檔案信息的異地共享，大大節省了檔案管理信息的更新或者查證難度；③服務社會化。利用現代化信息技術，構建檔案數字化網絡平臺，能夠使檔案信息的調動利用脫離地域的限制，實現檔案信息資源的整合與共享，在需要瀏覽檔案獲取相關信息時，只要登錄信息共享平臺，就能夠獲取所需信息，其服務職能大大提升。

現階段，由于計算機的普及，各大單位均采用電子文檔的形式儲存和保管檔案，使得檔案管理工作效率顯著提升，且信息更新速率較高，信息的完整性和真實性得以保障[2]。但是，在網絡環境下，信息的安全性難以得到有效保障，通過一定的途徑，電子檔案信息可在管理者不知情的情況下被竊取。常見的電子檔案泄漏路徑為：①經網絡傳輸層被復制；②經藍牙、USB等計算機端口被復制；③通過木馬病毒等入侵電腦，或者是電子檔案庫遭到電腦黑客入侵，導致電子檔案被復制或遭到破壞。一般來說，企業檔案中涉及到的都是一些企業項目機密或者是人事檔案信息，這些信息泄露會影響到企業的生存與發展，尤其是生存核心技術類信息，因此必須做好檔案管理保密工作。

2 信息時代檔案管理中保密工作施行存在的障礙

2.1 檔案保密法律制度不健全

《中華人民共和國保守國家秘密法》從1988年9月5日通過審議施行后，至今已有將近30年，期間為我國各項事業的發展建設提供了安全保障。但是隨著社會的發展，這一項法律制度已經無法滿足社會信息安全保障的需求了，而且這項法律制度上次修訂是在2010年4月29日，距離現今已有7年，在網絡安全保障這一塊，存在諸多不足，導致電子檔案管理保密工作的開展沒有健全的法律依據。

2.2 檔案管理人員保密意識不強

檔案管理工作對于保密性的要求是比較高的，這種意識從檔案管理工作初始階段就是管理人員的必備素質之一，因此，相對來說，在傳統紙質檔案管理模式中，管理人員均能夠謹守工作本分，做到“不動手，不動口”。但是隨著電子檔案管理平臺的構建，由于管理人員對于電子檔案管理模式的不熟悉，因此經常會做一些具有泄密風險的事情，比如說利用公共計算機進行電子檔案信息的錄入、傳輸或查詢，或者是說保密意識不強，不設置開機密碼，將一些存儲企業重要文件的計算機設備隨意交由無關人員使用。

2.3 互聯網環境下保密技術落后

在信息時代下，互聯網環境具有兼容、開放、自由的特點，但同時也意味著高風險性，竊密與反竊密的工作一直在進行著[3]。在計算機上，安全防護軟件是根據信息保密工作需求設置的，但是當竊密者的計算機水平達到一定高度，或者是了解了防護軟件的運作原理，就可以輕松越過這道防護墻，竊取電子檔案信息。而且，受到我國計算機大環境的影響，保密技術較為落后，保密防范措施無法跟上網絡開發的腳步，導致網絡信息的安全性得不到有力的保障。

3 信息時代檔案管理中保密工作優化策略

3.1 完善電子檔案保密管理機制

國家應該根據網絡環境的基本特征，建立健全信息保密相關法律規章制度，下達相關文件，為企業電子檔案保密工作施行提供法律支持。而與此同時，企業也應該盡快完善電子檔案保密管理機制，根據企業建設施行，明確規定電子檔案管理及人員管理的規章制度，明晰檔案資料錄入、傳輸、查詢、復制、銷毀等各個環節的流程及權限。同時，將電子檔案保密工作作為其安全管理工作的重心，進行嚴格的控制，明晰保密方針及實施原則，踐行電子檔案安全管理責任制，根據檔案信息泄露情節嚴重確定相應的處罰，督促管理人員嚴格執行檔案保密工作。

3.2 提升檔案管理人員的綜合素質

作為電子檔案管理人員，必須樹立現代化、網絡化的安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕，盡量消除工作中可能引起電子檔案信息泄露的失誤，嚴格按照企業制定的檔案安全管理方案開展日常工作，不在公共計算機上進行工作，并且設置專門的開機密碼，以降低信息泄密風險。同時，作為現代化的檔案管理人員，應與時俱進，不斷學習新的計算機知識及操作，掌握新型電子檔案管理技術及設備使用方法，提高綜合業務水平，為企業電子檔案保密工作的實施出謀劃策，做好電子檔案管理平臺的維護與安全防范工作。

3.3 加強電子檔案的保管與技術應用

電子檔案的儲存媒介為計算機硬盤、磁盤及光盤，將上述媒介儲存在合理的地方，按照時間、種類及機密程度，分類存放，將儲存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作。同時，做電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻，以免計算機故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導致電子檔案丟失，或者泄密。

4 結語

檔案管理工作，屬于一項公共服務性質的工作，由檔案室直接對檔案原件及檔案信息進行管理并且提供相應的服務[4]。在信息時代下，應根據檔案管理工作的需求，應用現代化的科學技術手段，比如說計算機技術、數據庫技術，構建一個完善的網絡化、數字化檔案管理體系，提高檔案管理工作效率及質量。當然，電子檔案的構建雖然有諸多益處，但是由于網絡環境的不穩定性，電子檔案信息泄漏的幾率還是比較高的，為了保障企業生產經營信息的私密性，必須加強電子檔案保密工作，通過一定的管理及技術手段，降低泄密風險。

參考文獻

[1]王愛萍.關于如何推進事業單位檔案管理信息化建設的思考[J].黑龍江檔案，2017，（04）：104.

[2]周遵琴.研究信息時代檔案管理人員應具備的素質要求[J].經營管理者，2017，（18）：287.

[3]鄧立東.論公檢法案件檔案整理和數字化對企業資格和保密管理的管理要求[J].經營管理者，2017，（13）：283.

[4]王江.保密原則在縣級財政監督檢查檔案管理工作中的運用探究[J].現代營銷（下旬刊），2015，（12）：198-199.endprint