關(guān)于提高辦公室檔案管理工作效率的思考

曹楠

摘 要：在辦公室工作中，檔案管理具有著不容忽視的作用，然而一直以來(lái)檔案管理都沒(méi)有得到足夠的重視，管理方法落后，工作人員素質(zhì)較低，嚴(yán)重影響了檔案管理的實(shí)效性，不利于檔案資料的保管和使用。本文將對(duì)辦公室檔案管理工作的重要意義加以探討和分析，并結(jié)合當(dāng)前檔案管理存在的主要問(wèn)題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期全面提高辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率，從而為相關(guān)工作的開(kāi)展提供有力的支持和保障。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；提升路徑

企業(yè)改革不斷深入，對(duì)辦公室檔案管理水平提出了更高的要求，傳統(tǒng)的管理觀念和管理技術(shù)已經(jīng)不適用于當(dāng)前的檔案管理工作，必須加強(qiáng)檔案管理的改革和創(chuàng)新，為辦公室工作提供指導(dǎo)依據(jù)。科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展給辦公室檔案管理工作注入了新的生機(jī)和活力，現(xiàn)代管理思想和技術(shù)手段的應(yīng)用大大提高了檔案管理的實(shí)際效果，促使檔案的利用更加科學(xué)、有效，最大化的展現(xiàn)了檔案管理的價(jià)值，推動(dòng)了檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 辦公室檔案管理工作的重要意義

檔案管理是辦公室工作的重要組成部分，加強(qiáng)辦公室檔案管理有著至關(guān)重要的意義，具體而言主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，檔案中蘊(yùn)含著豐富的信息，通過(guò)對(duì)這些信息的挖掘能夠滿足人們對(duì)信息的渴求，為人們提供了細(xì)致周到的信息服務(wù)。其次，檔案的形成與時(shí)代與社會(huì)的發(fā)展息息相關(guān)，有著不可替代的價(jià)值，為了保證檔案的真實(shí)性和完整性，需要采取一定的方法和手段，這就是檔案管理的內(nèi)涵。最后，檔案在各行各業(yè)中都有著廣泛的應(yīng)用，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出了卓越的貢獻(xiàn)，落實(shí)檔案管理工作是社會(huì)發(fā)展的必然要求。

2 辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

2.1 檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)

我國(guó)企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)普遍缺乏檔案管理的意識(shí)，對(duì)檔案管理的投入力度有所不足，既沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理部門，又沒(méi)有委派專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，甚至沒(méi)有建立健全的檔案管理制度，難以對(duì)檔案管理工作人員形成有力的約束，致使工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，檔案信息的采集、處理和保管都沒(méi)有落實(shí)到位，檔案管理的水平相對(duì)低下，這些都是辦公室檔案管理工作中亟待解決的問(wèn)題。

2.2 工作人員的素質(zhì)有待提高

辦公室檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對(duì)工作人員的個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平有著較高的要求，可是在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)有些工作人員對(duì)崗位職責(zé)不夠明確，不能嚴(yán)格遵守檔案管理制度開(kāi)展相關(guān)工作，違規(guī)操作屢屢發(fā)生，導(dǎo)致檔案管理流于形式，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。尤其是在信息時(shí)代這一現(xiàn)象尤為突出，如今檔案管理已經(jīng)逐漸邁向現(xiàn)代化、信息化，檔案管理工作人員卻對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)疏于了解，不能靈活運(yùn)用檔案管理軟件來(lái)管理檔案信息，無(wú)形中造成了資源的浪費(fèi)，辦公室檔案管理水平也始終得不到有效的提高。

2.3 辦公室檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理體系

要想保證辦公室檔案管理的實(shí)效性，必須要建立完善系統(tǒng)的檔案管理體系，這是檔案管理有效落實(shí)的必要前提。而檔案資料的種類越來(lái)越多樣化，對(duì)檔案管理的技術(shù)和工作人員的要求也越來(lái)越嚴(yán)苛，信息化檔案管理已然成為必然趨勢(shì)。由于檔案管理的信息化建設(shè)需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，且難以在短時(shí)間內(nèi)看到成效，使得很多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)躊躇不前，沒(méi)有積極實(shí)施檔案管理工作的改革，仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，因此檔案管理的信息化還需要較長(zhǎng)的一段路要走。

3 提高辦公室檔案管理工作效率的有效路徑

3.1 增強(qiáng)辦公室檔案管理意識(shí)

檔案管理工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性的工作，但對(duì)于企業(yè)發(fā)展并沒(méi)有顯示出直接的作用意義，很多企業(yè)管理者乃至檔案人員都缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，在管理理念和管理方法上長(zhǎng)期沿用傳統(tǒng)老舊的方法，導(dǎo)致管理效果不理想。針對(duì)這種現(xiàn)狀必須增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，首先，正視辦公室檔案管理工作，形成規(guī)范化的管理體系，針對(duì)辦公室檔案管理目標(biāo)，采取人性化的管理理念，完善和優(yōu)化現(xiàn)代化檔案管理辦法，不斷建立和完善符合社會(huì)發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識(shí)。無(wú)論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識(shí)樹(shù)立等方面，都需要飽含辦公室檔案管理的意識(shí)。在單位的檔案管理運(yùn)行中強(qiáng)化崗位責(zé)任制，盡量改善辦公室檔案管理中不合理的規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí)。

3.2 提升工作人員的專業(yè)水平

檔案是一門專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科，從檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研、鑒定等都有一套的理論和方法。檔案管理人員只有學(xué)習(xí)和掌握這些理論和方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效率。在未來(lái)的工作實(shí)踐中，一定要提升辦公室檔案管理工作人員的這些專業(yè)水平，辦公室人員在招聘時(shí)要嚴(yán)格刪選，不僅要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)要具備良好的道德品質(zhì)、責(zé)任心、上進(jìn)心，人員到崗后應(yīng)學(xué)習(xí)企業(yè)及部門辦公室的管理細(xì)則，并定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握科學(xué)的檔案管理方法，提高工作能力。

3.3 實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化

事實(shí)上，就當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形態(tài)與科學(xué)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，辦公室檔案管理的現(xiàn)代化是必然的發(fā)展趨勢(shì)。而所謂的現(xiàn)代化其實(shí)就是改進(jìn)傳統(tǒng)的管理方式，更新管理模式，這有助于促進(jìn)辦公室檔案管理工作適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。就當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，檔案管理工作需要立足于實(shí)際。而面對(duì)社會(huì)發(fā)展的變化，檔案管理工作也將面臨著新的要求。因此，在組織開(kāi)展該項(xiàng)工作的過(guò)程中需要根據(jù)具體的要求，制定工作目標(biāo)。唯有如此，才可提高辦公室檔案管理的效率。

現(xiàn)代化的辦公室檔案管理模式，會(huì)影響整個(gè)檔案工作。而所謂的現(xiàn)代化，就需要從檔案收集、整理與儲(chǔ)存、保管等各方面都需要體現(xiàn)出來(lái)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，音響技術(shù)、縮微技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)以及激光光盤技術(shù)等技術(shù)均是先進(jìn)技術(shù)的直接體現(xiàn)。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的過(guò)程中，將會(huì)不斷出現(xiàn)先進(jìn)的技術(shù)。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化，有利于提高辦公室檔案管理工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是辦公室工作的重要環(huán)節(jié)，理應(yīng)受到高度的重視，相關(guān)單位和部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極更新檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，同時(shí)定期組織對(duì)檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，使之掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提高他們的綜合素質(zhì)，從而為辦公室檔案管理工作提供完善可靠的保障，促使檔案資料在具體工作中發(fā)揮實(shí)效。

參考文獻(xiàn)

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