國土資源所檔案管理存在的問題和對策

□ 長興縣國土資源局 張穎萍

國土資源所是國土資源管理的最基層窗口單位，在宣傳貫徹國土資源法律、法規(guī)、保護開發(fā)國土資源管理工作中形成了大量的檔案材料。這些國土資源檔案是處理農(nóng)村土地權(quán)屬糾紛，特別是農(nóng)民宅基地糾紛，以及農(nóng)村集體土地權(quán)屬管理、土地開發(fā)復(fù)墾整理、礦政管理、地質(zhì)災(zāi)害防治等基礎(chǔ)工作的重要依據(jù)。但是，當(dāng)前國土資源所的檔案管理工作存在程序不規(guī)范、保存不全、檔案的服務(wù)功能發(fā)揮不夠、信息化建設(shè)滯后等諸多問題。因此，如何進一步加強國土資源所檔案管理工作，使國土資源檔案管理制度健全，運轉(zhuǎn)有序，工作規(guī)范，是擺在我們面前一項緊迫而又十分重要的任務(wù)。

一、國土資源所檔案管理存在的問題

（一）檔案資料的收集缺乏完整性、系統(tǒng)性、案卷質(zhì)量不高

重業(yè)務(wù)輕檔案的思想比較普遍。就目前而言，國土所檔案員多為兼職，一些工作人員檔案意識淡薄，對檔案工作思想重視程度不夠，對資料存檔的范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，只注重把業(yè)務(wù)工作干好，而不注意收集、整理和保管在工作中形成的資料。檔案資料不齊全，缺乏完整性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。有的所長自身檔案意識淡薄，做完一項工作，沒有將形成的文件材料及時歸檔，亂放亂丟，人走檔丟。尤其是人員調(diào)整時，資料交接不全，造成檔案遺失的情況更為嚴(yán)重。國土資源管理工作本身具有政策性法律性強、業(yè)務(wù)要求高的特點，形成的檔案資料固然也具有其特點。比如一套完整的建房檔案，必須包括查勘記錄、審核報批表、定樁放線單、竣工驗收單、違章查處意見等材料，缺一不可，否則就會影響建房檔案組卷的邏輯性、完整性和規(guī)范性，致使案卷質(zhì)量得不到提高，利用價值降低。此外，還存在只注重專項業(yè)務(wù)工作的存檔，而忽視工作計劃和總結(jié)、照片、會議記錄、所獲榮譽等資料存檔的現(xiàn)象，對整個所的工作全貌反映不夠。

（二）只注重文件等綜合性文檔的收集保管，而忽視能反映國土資源所自身工作特色資料的形成

文件是各級政府和業(yè)務(wù)主管部門指導(dǎo)基層國土資源所工作的一個重要途徑和方式，收集保管好這些文件自然是“業(yè)內(nèi)之務(wù)”，但有些國土資源所只注重文件的收集，而對平時工作中形成的特色資料不太重視。譬如，綜合性文檔中每年本所的工作計劃、總結(jié)、簽訂的目標(biāo)責(zé)任狀、所務(wù)會記錄、工作人員的工作小結(jié)等，有不注重收集現(xiàn)象。在業(yè)務(wù)方面，如土地調(diào)查統(tǒng)計、違法用地查處、土地復(fù)墾整理、項目用地報批等工作并不是一帆風(fēng)順能做好的，會遇到不少的困難和挫折，要付出許多的智慧、汗水和代價，才能將工作做好。在這個過程中有許多教訓(xùn)值得總結(jié)借鑒，也有經(jīng)驗可以提煉推廣，這便是基層國土管理工作新思想、新概念、新方法形成的一個契緣，這些創(chuàng)新的思維形成檔案資料，其保存和利用價值很高，但在實際歸檔材料中，形成太少了，很大程度上影響了鄉(xiāng)鎮(zhèn)國土資源所工作創(chuàng)新成果的積累，使基層國土資源管理自身的工作特色沒有得到充分體現(xiàn)。

（三）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、服務(wù)意識不強

一般國土資源所檔案管理員都是兼職的，沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，缺少檔案管理的專業(yè)知識，對土地業(yè)務(wù)檔案缺少深入細(xì)致的分析，從而影響了國土資源所檔案資料的收集、整理和利用。存在想存則存、不存也無所謂的情況。同時，大部分基層所檔案工作還處于“重藏輕用”的被動，單一封閉式狀態(tài)，對外服務(wù)作用發(fā)揮不大。坐等利用者上門，僅限于原始資料的查詢，主動介入服務(wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展和民生的意識較差，由于檔案臺帳不健全，借閱制度未建立，只存不用，檔案的利用程度低，難以體現(xiàn)和發(fā)揮國土資源檔案在新農(nóng)村建設(shè)中的作用。

（四）基層所的檔案信息化建設(shè)還沒有真正起步

檔案保存只停留在紙質(zhì)件。由于重視程度不夠，資金投入不足，檔案信息化建設(shè)的設(shè)備設(shè)施未投入，致使當(dāng)前基層所檔案掃描、電子檔案等工作沒有開展。

二、相關(guān)對策和建議

綜上所述，為了提高國土資源所檔案管理工作的水平，使其能更好地適應(yīng)時代發(fā)展，更好地服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，建議國土資源所檔案管理從以下幾個方面加以改進。

（一）提高國土資源所全體工作人員的檔案意識

首先，國土資源所負(fù)責(zé)人要把檔案工作作為一項重要的基礎(chǔ)工作來抓，并要求全體人員都重視國土檔案資料的形成、收集和保管。只有這樣，檔案工作才能與業(yè)務(wù)工作同步進行。其次，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織大家學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案管理實施辦法》《浙江省國土資源檔案分類方案》等文件。在學(xué)習(xí)中，注意把檔案的法律法規(guī)學(xué)習(xí)與國土管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)結(jié)合起來，使全體人員既得到檔案法律法規(guī)的培訓(xùn)，樹立了檔案意識，又學(xué)到了國土管理的業(yè)務(wù)知識，從而使檔案工作真正落實到實處。

（二）完善國土檔案管理制度，提升國土檔案質(zhì)量

國土資源所要加大檔案工作的力度，健全和完善國土資源檔案管理制度，明確制訂歸檔范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、時間、程序等，進一步規(guī)范檔案管理工作，加大依法管理檔案的力度，以此帶動其他工作的規(guī)范化、制度化。同時將檔案工作納入目標(biāo)責(zé)任制考核，調(diào)動從事檔案管理人員的積極性。形成由局領(lǐng)導(dǎo)具體抓，分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助抓，國土資源所所長為主要負(fù)責(zé)人，檔案員為第一責(zé)任人，一級對一級責(zé)任體系。做到檔案工作人人有責(zé)，國土具體業(yè)務(wù)工作責(zé)任人同時也是該項工作的檔案第一手資料形成責(zé)任人，建立工作人員自查、檔案人員檢查、局機關(guān)檔案每年檢查若干次的三級存檔機制，讓檔案工作貫穿整個業(yè)務(wù)工作的全過程。工作結(jié)束后對所形成的材料加以系統(tǒng)規(guī)范整理，經(jīng)檔案管理員審查、驗收、鑒定后歸檔，確保檔案的質(zhì)量。

（三）優(yōu)化基層服務(wù)，提高國土資源所檔案利用率

國土資源所要把服從于基層國土資源管理工作，服務(wù)于地方經(jīng)濟發(fā)展作為檔案管理工作的出發(fā)點和歸宿，在管理工作中體現(xiàn)國土檔案和檔案管理工作的價值。要強化國土檔案工作的服務(wù)意識，從實際出發(fā)，充分發(fā)揮國土資源管理自身優(yōu)勢，切實提高國土所檔案的利用率，努力使國土資源所檔案由保管型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，主動為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作提供參考依據(jù)，為基層廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時，在利用過程中要貫徹規(guī)范的調(diào)借閱制度，建立登記臺帳，以避免出現(xiàn)檔案有借無還而缺少的現(xiàn)象。

（四）重視國土檔案人員素質(zhì)的提高是十分必要的

一是要建立檔案人員培訓(xùn)制度，想方設(shè)法為檔案人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)條件，鼓勵和支持檔案人員努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，開拓視野，不斷提高專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。二是要加強檔案人員與本所其他工作人員的互動和聯(lián)系，及時指導(dǎo)他們按照歸檔的要求收集、整理檔案資料。三是對檔案人員實行崗位責(zé)任制，明確其職責(zé)范圍，并建立業(yè)務(wù)考核制度，獎罰分明，調(diào)動檔案人員的工作積極性。

（五）加強國土檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理要以推進國土資源信息化建設(shè)為目的，在完善現(xiàn)有資料整理的基礎(chǔ)上，著手進行電腦信息化管理，以農(nóng)村宅基地信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進行土地登記檔案庫的建設(shè)，進一步規(guī)范國土資料檔案。開發(fā)和推廣應(yīng)用檔案管理信息和檔案系統(tǒng)發(fā)布、查詢系統(tǒng)，為實現(xiàn)全局系統(tǒng)用地檔案網(wǎng)上查詢和共享奠定基礎(chǔ)，同時要滿足土地登記公開查詢的需要，進一步完善土地登記制度。

國土資源所檔案記錄了國土資源所從事基層國土管理活動的全過程，它是國土資源所工作人員置身基層國土資源管理實踐工作智慧的結(jié)晶，是重要的土地信息資源和寶貴財富。只有基層所的檔案豐富完整，才能構(gòu)建整個單位檔案工作的完整全面。基層所的檔案與局機關(guān)的檔案形成相互呼應(yīng)、相互補充的關(guān)系，缺一不可。尤其在當(dāng)前基層所納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)“四個平臺”的時候，基層所屬于主管部門和當(dāng)?shù)剜l(xiāng)鎮(zhèn)雙重領(lǐng)導(dǎo)，檔案作為一項基礎(chǔ)工作，極易形成“兩不管”地帶。因此，務(wù)必要高度重視，把基層所檔案管理放在依法行政、政務(wù)公開的大背景下進行考量。管好用好基層所檔案資料，發(fā)揮檔案的信息作用，對提高基層國土資源管理水平，更好地服務(wù)基層經(jīng)濟建設(shè)，更好地服務(wù)于人民、維護群眾權(quán)益有著十分重要的現(xiàn)實意義。