加強血站檔案規范化管理的措施研究

摘 要：在血站管理工作中檔案管理是有效記錄血站發展、血站科研活動、供血民眾身體健康及信息的重要材料，但是從當前來看血站檔案管理工作存在的最大問題就是不夠規范化，故筆者認為應該從血站檔案管理中存在的種種問題出發，從檔案管理機制創新為發展點，構建出規范化檔案管理的體系。

關鍵詞：血站；檔案管理；規范化管理；措施

當前我國無償獻血事業得到了穩定和持續性的發展，所以血站建設也越來越規范，而血站檔案管理工作則是有效推動其發展的重要組成部分。而規范化的檔案管理則能從整體上提升血站工作效率及質量，從而有效帶動血站向著正確的方向發展。

1 血站檔案規范化管理的內容

血站檔案管理指的是針對整個采血、供血的每個環節實施的相關信息整理、保管的工作，對于血站來說檔案管理是其工作當中一項非常重要的內容，涉及到的內容包括信息收集、信息整理、信息編號及分類保管等，是最為真實和完整的反映血站管理的手段。當前我國血站的檔案管理工作已經邁入了一個全新的時期，逐步的實現了信息化管理，但是因為管理的不重視、管理意識不強等原因，血站的檔案管理工作仍舊存在很多的紕漏，從而對血站業務工作產生影響。故筆者下面將通過對血站檔案規范化管理中存在的問題進行深入分析，探索出適于血站檔案規范化管理的建議。

2 血站檔案規范化管理中存在的問題

我國非常重視血液安全性，所以血站的檔案管理也應該走向規范化管理的道路，但是從當前來看，其規范化管理中存在如下幾點問題：

（1）書寫不規范：筆者通過對血站獻血者所填寫的信息資料進行查閱，發現不管是獻血者還是血站服務人員填寫的信息都或多或少的存在一些問題，比如書寫潦草的現象是最普遍的，這些無法辨認的字跡會對血站檔案管理的質量及效率產生影響。

（2）獻血者信息填寫不規范現象較為嚴重：獻血者所填寫的信息不完整、漏項、缺項的現象是普遍存在的，這些都會增加在后續對獻血者信息進行回訪和追蹤的難度。

（3）采集信息失真現象較為常見：獻血者在登記的時候經常需要在多處進行簽字，但是血站的服務人員引導不夠，故經常會出現簽錯地方或者是不簽名的現象，導致所采集的信息失真。

（4）檔案管理人員檔案規范化管理知識匱乏：實際上檔案管理是一項專業性的工作，需要相應的管理人員具備專業的知識及檔案業務知識，但血站管理人員整體能力不足，最終導致檔案的歸檔審查不夠嚴格。

3 加強血站檔案規范化管理的對策

3.1 加強檔案管理工作人員的專業素養

規范化管理是當前血站檔案管理中尤為重要的理念，其體現在將人文屬性、社會屬性的結合，那么在血站檔案實際管理工作當中則應該將其工作人員的積極性充分的調動起來。那么在該過程中培養檔案管理人員的管理水平是非常重要的內容，其核心是提高檔案規范化管理業務知識，一方面需要針對檔案管理工作人員的專業節能和專業知識進行加強，并將業務技能熟練程度、業務能力及業務知識含量等作為進行人才選擇的依據和標準。進而促進血站檔案人員對相關檔案規范化管理的法律規范、管理范圍及管理標準等有更為深入的認識，可以做好及時的檔案服務工作。另外一方面還需要確保檔案管理人員能力在日常管理工作當中更好的將現代信息技術利用起來，利用信息技術不斷提高血站檔案搜集、整理等業務水平，從而使得整個血站的檔案管理工作更上一個臺階。在提升血站檔案規范化管理過程中血站檔案管理隊伍的建設是至關重要的，這就需要各個血站針對相關管理人員現有的業務知識水平進行專業的培訓，同時還需要在血站內部營造出規范化管理的氛圍。

3.2 構建血站數字化檔案管理標準

對于血站檔案管理來說，數字化發展是其發展的一場革命性的戰爭，將信息技術及網絡技術對當前各個行業的檔案影響為基礎，標準數字化檔案的主要工作內容包括，對當前紙質檔案進行數字化處理，對視頻檔案、音頻檔案進行數字化處理，那么數字化的轉化過程我們可以借鑒國內國外的標準規范，進而結合血站的發展趨勢，采用通用性的軟硬件，從而確保在不同通訊網絡中都可以有效的實現資源的共享，這樣也避免了血站檔案的重復性建設等問題。檔案的數字化管理應該從存儲格式、算法及檢索方法等方面著手，采用統一的文本格式和技術要求來進行。

檔案信息資源對于血站的發展和建設來說是基礎性的資源，那么在針對其進行信息化及網絡化建設的時候則有可能會面臨一些技術上、財力和物力上的問題，這時候對檔案信息資源進行調整及優化是非常有必要的。首先，應該對血站信息檔案資源體系進行完善，將涉及到民眾以及廣大群眾利益的檔案信息優先收集及整理；其次，還需要擴大血站檔案的涵蓋范圍，豐富其檔案信息資源，有效的拓寬檔案征集的渠道，后續還需要對各類型的檔案信息資源進行及時更新，以便檔案能在網絡化的環境當中實現資源共享，為后續血站的發展提供參考依據。

3.3 構建檔案規范化管理體系

檔案管理不應該是一盤散沙，而應該是一個系統性的工程，所以血站檔案管理工作應該將檔案部門作為管理的中心，其他各個部門做好配合工作。在進行檔案規范化管理體系構建的時候，還需要對其可操作性進行充分的考慮，首先作為血站的領導層應該給予該項工作足夠的重視，從而保證該項工作能夠真正的發揮作用。其次，在進行規范化管理體制指定的時候還需要與血站實際情況結合在一起，避免盲目跟風的現象，依據自身的特點建立有針對性的規范化檔案管理體系。最后，還需要和相關的部門做好標準的對接工作，例如所制定的規范化管理體系應該具有一定的標準，具體的可以參考行業標準、國家標準等，使得所制定出的體系更具說服力。

3.4 建立檔案規范化管理責任制

實現檔案規范化管理應該以管理人員的責任意識為前提，那么本研究當中所建立的檔案規范化管理責任制則是將具體的工作職責落實到人。在落實的時候為了有效的規避權責上的糾紛，故在進行制度制定的時候則應該將相關人員的職責寫入到制度當中，并做好后期的責任追蹤。檔案規范化管理要求檔案管理的各個環節都有專人進行核對的，核對之后還需要進行簽字確認。如果血站已經實現了現代化檔案管理系統的建設，則應該在該系統當中添加授權和訪問權限，實現系統可以對操作社的操作情況進行實時記錄。而檔案管理責任制則能夠在明晰權責的同時，還調動了對檔案管理人員參與的積極性。

4 總結

從血站當前檔案管理來看，存在很多不規范的地方，而要解決這些不規范的現象，筆者認為應該加強檔案管理工作人員的專業素養、構建血站數字化檔案管理標準、構建檔案規范化管理體系、建立檔案規范化管理責任制。

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作者簡介

張鑫（1983-），漢，男，山東省聊城市茌平縣，聊城市中心血站，本科，中級，研究方向：檔案管理。endprint