試論如何有效提高項目檔案管理成效

牛莉莉+廖真真

摘 要：項目檔案作為企事業(yè)單位在建設(shè)和發(fā)展過程中形成的一系列文件和材料的綜合，對于企事業(yè)單位的科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。項目檔案資料從項目的立項到項目完成，是記錄和反應(yīng)整個項目過程的材料內(nèi)容，能夠讓企事業(yè)單位在未來的項目建設(shè)和發(fā)展過程中提供更多的經(jīng)驗和科學(xué)指導(dǎo)。所以，如何充分的利用項目檔案資料，如何有效的進行項目檔案的管理，成為了擺在每一個項目檔案管理人員面前的一個重要課題。本文筆者就項目檔案管理的重要性及其存在的問題，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，談?wù)勅绾斡行У奶岣唔椖繖n案管理成效。

關(guān)鍵詞：項目；檔案管理；發(fā)展；經(jīng)驗；成效

1 什么是檔案管理？

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

2 項目檔案管理的重要性及其意義

對于項目建設(shè)檔案管理來說，其對于項目本身至關(guān)重要。項目檔案管理，從一個項目開始立項到后期所有事項的完成，是記錄整個項目進行的重要文件資料。項目檔案管理能給幫助企事業(yè)單位及時的了解和梳理在整個項目建設(shè)和發(fā)展過程中所面臨的問題，以及后期在下一個類似或者相似的項目建設(shè)過程中需要去規(guī)避或者改變的內(nèi)容。在整個項目建設(shè)管理過程中形成的檔案資料，能給幫助企業(yè)的管理人員、技術(shù)部門、領(lǐng)導(dǎo)班子等對整個項目進行多個角度、多個層次、多個方面、多個維度的考察和分析，這對于項目本身，乃至企事業(yè)單位的發(fā)展都具有重要的意義和作用。對于項目工程來說，一般涉及幾個方面，一是人員復(fù)雜，現(xiàn)場施工尤其是建設(shè)的過程中對于項目檔案資料的記錄相對困難；時間跨度長，很多項目歷經(jīng)了多年幾次的反復(fù)論證和討論，使得整個項目從最初的設(shè)計規(guī)劃到后期的驗收，消耗了大量的時間，這無形中給項目檔案管理帶來了巨大的工作壓力。此外，項目建設(shè)中，還要面臨這人員的流動、管理的復(fù)雜等一系列情況，所有充分的提高項目檔案管理的成效至關(guān)重要。

3 提高項目檔案管理成效的幾點思考

3.1 化被動為主動，充分激發(fā)項目檔案管理人員的積極性和主動性

想要提高項目檔案管理的成效，最重要的就是從每一個項目檔案管理工作人員做起。很多項目檔案管理人員，尤其是在項目管理現(xiàn)象的一線檔案管理人員，其在項目建設(shè)一手檔案資料的采集過程中，往往會出現(xiàn)拖拉的現(xiàn)象。比如原定于今天要采集的檔案資料，可能會拖到明天才會去做，嚴(yán)重降低了檔案資料采集的真實性目標(biāo)。所以說，檔案資料成效的提高，最主要的還是要從每一個檔案管理人員入手，化被動為主動，切實的提高每一個檔案管理人員的工作積極性和主動性。比如，可以定期聯(lián)合企業(yè)、單位的黨建部門，專門的開展檔案管理的專題思想教育會，從思想上明確檔案管理的重要性、從行為上落實具體的檔案管理行為，全面的提高檔案管理工作成效。

3.2 加強教育與培訓(xùn)，重視檔案管理隊伍的可持續(xù)發(fā)展

教育與培訓(xùn)工作，是現(xiàn)代化檔案管理事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)內(nèi)容。作為項目檔案管理的負責(zé)人，應(yīng)該切實的重視對每一個檔案管理人員進行良好的再教育和培訓(xùn)過程，幫助每一個檔案管理人員進行科學(xué)化、信息化、專業(yè)化的技能培訓(xùn)，從而不斷的提高每一個檔案管理人員自身的綜合素養(yǎng)，拓展檔案管理人員自身的工作視野和能力。此外，企事業(yè)單位還應(yīng)該重視專業(yè)檔案管理隊伍的建設(shè)和發(fā)展，立足企事業(yè)單位項目檔案管理的實際，因地制宜的發(fā)展符合企業(yè)自身的檔案管理人才隊伍，推動檔案管理隊伍的可持續(xù)發(fā)展與健康發(fā)展，為企業(yè)檔案管理工作成效的提高打下堅實的基礎(chǔ)。

3.3 科學(xué)的考核與評價，推動檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展

科學(xué)的考核與評價過程，是衡量一項工作與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。在過去，對于檔案管理工作人員的考核與評價，往往過于簡單和粗暴，無法充分有效的反應(yīng)出一個檔案管理人在工作崗位上的實際工作狀態(tài)和思維，也沒有充分的把檔案管理與崗位考核相聯(lián)系在一起。隨著信息時代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理事業(yè)也對檔案管理的考核與評價提出了更高的要求。在對每一個檔案管理人員進行考核與評價的過程中，不僅僅是要從檔案管理人員自身的工作狀態(tài)入手，還應(yīng)該充分的記錄和反應(yīng)每一個檔案管理人員的工作認識、工作思維、工作創(chuàng)新、信息化能力、項目檔案完成情況、組織能力考核、檔案管理負責(zé)人的印象、企業(yè)檔案管理的貢獻度、實際的出勤考核等等，形成一個科學(xué)、公正、客觀的考核與評價生態(tài)圈，并且要把考核與評價的結(jié)果與每一個檔案管理人員自身的福利待遇相掛鉤，切實的提高每一個檔案管理人員自身的工作積極性和主動性，從而全面的推動項目檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

3.4 加強基礎(chǔ)設(shè)施投入，重視現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展

加強基礎(chǔ)設(shè)施的投入，是從檔案管理的基本出發(fā)，重視現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的應(yīng)用，從而為當(dāng)前項目檔案管理的傳統(tǒng)化賦予更多的空間和成長的機遇。現(xiàn)代化的檔案管理模式，能給幫助項目檔案管理人員轉(zhuǎn)變自身的工作模式，以積極主動的工作思維參與到項目檔案管理過程中去。

3.5 從制度入手，堅持以規(guī)范與制度來約束和發(fā)展

首先要加強對建設(shè)項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)建設(shè)項目的規(guī)模、特點和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應(yīng)的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系；其次是加強建設(shè)項目檔案管理制度建設(shè)，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。制定明確的崗位責(zé)任，進行考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，建設(shè)項目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠建設(shè)項目檔案管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據(jù)不同項目特點制定符合該項目實際情況的檔案管理組織架構(gòu)和管理程序，就成為做好建設(shè)項目檔案管理工作的根本保障，堅持用制度與規(guī)范推動檔案管理工作的成效性開展與發(fā)展。

4 結(jié)語

總之，全面的提高項目檔案管理成效至關(guān)重要。當(dāng)前，隨著國家經(jīng)濟的進一步提高，企事業(yè)單位項目的數(shù)量也在不斷的增長，如何有效的對每一個項目檔案管理進行有效的監(jiān)控，實現(xiàn)檔案內(nèi)容與資料的真實性、客觀性、可持續(xù)發(fā)展成為了擺在每一個檔案管理人員面前的一個重要課題。

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