大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設探究

盧念國

摘 要：對世界各國而言，其國內企事業單位均在社會經濟發展進程中發揮著極為重要的推動作用。尤其是事業單位，其不僅是我國社會發展的動力源泉，更是保障人民生活質量的重要力量。因此，為確保我國事業單位的穩定發展，進而維護社會的和諧與穩定，作為事業單位領導者，便應務必對自身的文書檔案管理工作給予足夠的重視，與此同時，為切實提升單位文書檔案管理工作的工作效率，并盡可能減少工作失誤，作為單位的文書檔案管理人員，還應積極運用信息技術手段來推動文書檔案管理工作的不斷創新，如此方能確保單位文書檔案管理工作的有序開展并積極發揮文書檔案的積極作用，從而促進我國事業單位的穩定發展。

關鍵詞：大數據；事業單位；文書檔案管理

隨著社會的不斷發展，各類先進的信息技術也逐漸也運用到了社會各大領域的發展進程中并起到了有效的推動作用。對此，事業單位的文書檔案管理工作也應積極運用信息化的管理手段與方式，如此方有利于文書檔案工作信息化建設的普及與推廣。尤其是在如今這樣的大數據視野下，文書檔案因其本身信息存儲量大，加之儲存的時間周期也極為漫長，故而唯有積極運用現代先進的信息化技術，方有利于單位文書檔案作用的進一步發揮，進而滿足大數據環境下，社會對單位文書檔案管理工作的要求與挑戰。

1 大數據時代文書檔案信息化管理的意義

目前，無論是國內事業單位或普通企業，其對自身的文書檔案管理工作均是以人工管理為主，然而這樣的管理方式，不僅需要管理者付出極大的勞動量，且勞動效率也尤為低下。而隨著信息時代的到來，信息技術在文書檔案管理領域的運用，不僅推動了單位文書檔案的信息化建設，且針對單位于發展過程中所產生的各類數據，僅是通過一次錄入操作便可實現多次的開發利用。與此同時，針對錄入后的數據，單位內部均能基于單位的信息平臺而獲取自身想要的數據資料，如此不僅實現了數據共享，更極大提升了事業文書檔案的管理效能[1]。此外，傳統的文書檔案管理，其之所以管理效率低下還有一重大體現便是在檔案目錄的查找方面，而隨著信息化手段的逐漸普及，其不僅讓事業文書檔案的目錄查找變得十分便捷，且借助各種先進的網絡功能，還實現了即時的查詢與搜索，并可利用多樣化的查找方式，來進一步提升事業文書檔案的檢索效率，如模糊查詢、分類查詢、組合查詢等。當然，不同部門有與之相對應的使用權限，如此既能確保單位文書檔案的保密性，又能進一步減輕相關工作人員的工作量。最后，基于信息技術的事業文書檔案管理，還將有利于提升文書檔案資源的利用效率，如基于先進的計算機技術，便可實現對文書檔案資源的借閱記錄，以便相關管理人員及時催還，從而有效實現了對檔案的借閱與催還管理，進而保證了高效的文書檔案管理效能。

2 事業文書檔案信息化建設進程中的問題

2.1 檔案信息化的觀念還有待進一步強化

文書檔案作為事業單位的重要信息資源，其無論是資源的準確性與完整性都將對單位產生重大影響。然而當前，許多事業單位領導者卻并未認識到檔案信息化的重要性，以至于其在面對文書檔案管理工作時，通常是將其視為邊緣工作而未能設置專門的機構或部門來進行故那里，這便導致了單位信息化建設程度的落后，加之受傳統檔案管理思想觀念的影響，致使單位的文書檔案并未得到良好的運用，如此必將阻礙單位的有效發展。

2.2 尚未構建文書檔案信息化管理平臺

隨著事業單位的不斷發展，其長年累月積累下來的文書檔案資料也是日益增多，繁多的文書檔案資料不僅極大增添了管理人員的管理壓力，且隨著時間的推移，檔案自然老化現象的出現更是讓管理人員無力確保其完整性。對此，若單位尚不關注對自身文書檔案信息化管理平臺的建設，則勢必難以解決以上問題。

2.3 文書檔案信息化管理人才較為缺失

傳統的事業文書檔案管理工作通常是采用“一本帳”的管理方式，然而這種落后的管理思想與手段，勢必無法滿足現代化的發展要求。雖然，隨著信息技術的不斷普及，其在文書檔案管理工作的運用將有助于事業文書檔案管理工作的信息化建設，然而由于信息化管理人才方面的缺失，使得當前的文書檔案管理工作仍不能與信息化時代的要求相匹配，從而嚴重影響了單位文書檔案資源的有效運用，并阻礙了事業單位的有效發展[2]。

3 大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設對策

3.1 強化信息化檔案管理觀念，提高人員綜合素質

隨著時代的不斷發展，現代社會對檔案管理工作的要求也越來越高，相應的也對文書檔案管理人員提出了更高的要求。然而目前，國內大多數事業單位的文書檔案管理人員，其文化程度與專業素質并不滿足時代發展的要求，加之大部分的檔案管理人員并未認識到自身乃是聯系企業內部不同部門人員的紐帶與橋梁，因而在實際的工作過程中，也未能起到有效的牽引作用。甚至有部分檔案管理人員，在信息化與科學化全面普及的今天，仍舊不懂得如何運用電腦，或缺乏相應的電腦知識[3]。目前，國內針對檔案信息進行研究與開發的專業人才并不多，從而導致了我國的檔案管理工作質量始終難以得到有效提升。對此，為切實改善這樣的管理現狀，作為單位領導，應首先建立起運用信息化技術的意識，并將之滲透至單位各部門，尤其是文書檔案管理部門，應首要讓其意識到推動文書檔案信息化建設的重要性，以增強單位文書檔案管理人員的工作責任心。其次則是針對事業單位的文書檔案管理人員，應務必提高其對現代信息技術的運用能力，如此方有利于事業單位文書檔案管理工作的不斷創新，進而積極發揮文書檔案資源的優勢，從而推動事業單位的有效發展。

3.2 建設與開發文書檔案數字化平臺，實現文書檔案資料數字化處理

傳統的文書檔案資料，因其均是紙質的材料，故而對檔案管理人員而言，無論是針對檔案的查閱或檢索，均以一件及其繁瑣之事。對此，為有效解決這樣的檔案利用矛盾，我們更應基于大數據的視野來充分發揮信息化管理技術的優勢，以實現對文書檔案資料的數字化處理，將傳統的紙質文件轉化為電子的形態，以便更好的開發及利用，繼而切實提升單位文書檔案管理工作的效率。

3.3 強化文書檔案的安全化管理，合理規避檔案管理風險

事業文書檔案管理工作的重點在于保證檔案信息的安全。而隨著互聯網技術的普及應用，雖極大地提升了檔案信息資源的信息化程度，并有效提高了檔案管理工作的服務效能。然而值得注意的時，目前，由于我國大多數從業者并未能完全掌握新信息技術的使用，加之在技術應用層面存在明顯的短板，致使當前的信息化文書檔案管理工作存在著一系列的安全隱患，其主要表現在以下幾個方面：首先，由于缺乏相應的保護系統，致使信息化文書檔案容易被外界由后臺侵入，并能隨意篡改其中內容；其次，互聯網黑客與網絡病毒活動的日益猖獗，也對信息化檔案的安全性造成了一定影響。最后，文書檔案管理相關的從業人員，其本身的職業素養便不高，加之缺乏一定的網絡安全意識，從而極易造成各類數字化媒體載體出現丟失、損毀等現象。對此，相關部門應針對上述問題提出相應的改進策略：如，通過對檔案管理人員的培訓提升其安全防范意識；加強對計算機網絡的日常維護工作，及時更新病毒查殺軟件；做好檔案信息資源的備份工作，從而最大限度的規避資源安全風險。

總之，在如今這樣的大數據背景下，事業單位唯有對自身文書檔案工作的信息化建設給予足夠重視，方能切實提升事業文書檔案管理的工作效率。與此同時，基于計算機網絡與大數據環境，方有利于實現對文書的文書檔案資源的網絡傳輸、查詢、開發以及利用，如此方能切實提升事業單位文書檔案資源的利用效率，繼而維護單位的發展和諧與穩定。

參考文獻

[1]李劍峰.新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的思考[J].赤子：上中旬， 2014（17）：187-187.

[2]盧艷.淺析事業單位文書檔案管理效率的提高[J].中國科技投資，2013（Z4）：47-47.

[3]王舒雅. 試論事業單位文書檔案管理中存在的問題與對策[J].教育：文摘版：00354-00354.endprint