合同檔案管理中的主要風險與管理措施探討

摘 要：隨著經濟與社會發展正式進入轉型關鍵時期，我國各類企業所面臨的生存與發展壓力不斷提升，合同檔案管理的受重視程度也因此不斷增長，基于此，本文就合同檔案管理中的主要風險展開分析，并對規避合同檔案管理風險的措施進行了詳細論述，希望由此能夠為相關業內人士帶來一定啟發。

關鍵字：合同檔案管理；違約風險；保存風險

市場經濟的發展使得我國企業在日常經營中往往會產生各類合同和檔案，這些合同和檔案屬于保護、證明經營活動合法性的依據，不過在筆者的實際調查中發現，我國當下很多企業在合同檔案管理中存在著一定不足之處，由此引發的風險便會對企業的長期可持續發展帶來較為負面影響，而為了消除這種負面影響正是本文就合同檔案管理中的主要風險與管理措施展開具體研究的原因所在。

1 合同檔案管理中的主要風險

1.1 管理風險

管理風險屬于合同檔案管理中的主要風險，這一風險的出現與傳統經營理念、計劃經濟思維殘存影響存在較強關聯，其主要出現于合同格式、合同檔案管理方法、只簽不存、人治代替法制等方面，管理風險的具體表現如下所示：（1）合同格式。雖然我國《合同法》經過數次修訂早已趨于完善，但由于很多企業存在法制意識落后、法制觀念缺乏問題，這就使得相關企業在合同擬定過程中很容易出現格式錯誤、重要內容漏填等情況，這類情況的出現不僅會影響合同檔案管理工作的開展，企業也往往因此在經營中處于被動地位。

（2）隨著電子化辦公逐漸成為我國各類企業的常態，電腦填寫、印刷已經成為合同檔案的常見應用模式，但這一應用模式在帶來便利的同時，也使得企業合同檔案管理出現了許多新的問題，忽視合同原件重要性、只索要和保存復制件便屬于該問題的代表，由此合同檔案管理工作偏離了自身初衷，一些法律問題也很容易因此引發。（3）只簽不存。作為常見的合同檔案管理風險，只簽不存指的是企業經營者在簽訂合同后未告知檔案管理人員，由此造成的合同檔案存檔缺失就會對該工作的開展帶來較為混亂的影響，企業陷入法律困境的幾率也將大大提升。（4）人治代替法制。中國人向來講究人情世故，很多商業活動的開展也往往受此影響，由此引發的企業經營者過于認可口頭承諾、人情關系的情況，便會引發合同檔案管理工作中的“查無此事”，企業所面臨的經營風險也將進一步提升[1]。

1.2 違約風險

作為經營活動開展的憑證，合同檔案具備一定法律效力和約束力，這就使得其能夠作為合同糾紛、合同仲裁、法律判決的開展依據。不過在筆者的實際調查中發現，我國當下很多企業的經營管理者存在缺乏足夠法律意識、風險意識的問題，相關企業由此便很容易在經營管理中出現隨意違約、毀約的問題，合同檔案管理同樣會由此面臨一定風險。例如，企業招聘環節往往涉及規范化的勞動合同簽訂，但如果企業在勞動合同未到期的情況下隨意開除員工，其便需要支付一定勞動補償金，同時企業合同檔案管理也無法在其中發揮積極作用，由此可見由此引發違規風險的嚴重性[2]。

1.3 保存風險

保存屬于合同檔案管理的重要工作內容，這一工作直接關系合同的法律效力發揮程度，但如果企業的合同保存環節出現問題，合同檔案管理工作的開展意義便將無從談起，保存風險可以具體分為紙質檔案保存風險和電子檔案保存風險，具體風險內容如下：（1）紙質檔案保存風險。防火、防盜、防潮屬于最基本的合同檔案管理工作，這類工作的開展質量直接影響工作的效用發揮，而如果該工作負責人員存在安全防護工作開展不到位問題，企業的合同檔案便很容易因此損毀。（2）電子檔案保存風險。電子合同檔案早已在我國實現了廣泛應用，但如果檔案管理人員缺乏足夠的網絡安全意識與安全手段，企業電子合同檔案便很容易因網絡攻擊、電腦入侵出現丟失、串改或被竊取問題，企業的經營與發展也將因此面臨多方面風險[3]。

2 規避合同檔案管理風險的措施

簡單了解合同檔案管理中的主要風險后，本文提出了以下三方面規避合同檔案管理風險的措施，希望這類措施能夠為相關業內人士帶來一定啟發。

2.1 完善合同檔案管理制度

為了解決合同檔案管理中存在的多方面管理風險，企業首先需要完善自身合同檔案管理制度，而這一制度的制定則需要結合企業業務范圍和實際經營情況，合同檔案的歸檔存檔時間也應在制度中得到明確。例如，筆者所在單位的合同檔案管理制度便明確規定了總則、合同分類、檔案管理的責任分配、文件合同歸檔要求、合同檔案保存期限和銷毀、檔案借閱、責罰制度等內容，其中的重點內容如下所示：（1）總則。總則由兩部分組成，第一部分明確制度的制定原因，即規范合同檔案管理、有效收集各環節有價值資料、降低企業經營風險、維護企業經濟利益，第二部分則規定了企業合同檔案的組成，即合同相關協議、單證、函電以及具備保存價值的材料。（2）檔案管理責任分配。檔案管理責任分配對合同檔案管理部門的工作內容、各部門提供的協助進行了明確規定，前者要求相關部門負責合同檔案資料收集整理、文件編號分配、保存和銷毀等工作，后者則要求企業各部門為合同檔案管理工作的開展提供支持，這里的支持包括合同檔案資料的收集與整理、本部門文件的編號分配。

（3）文件合同歸檔要求。文件合同歸檔要求由文件合同編號規則、合同檔案存檔流程、合同檔案資料提交要求、合同檔案移交規程、強制性合同檔案歸檔五部分內容組成，其中文件合同編號規則對公司號、年度號、分類號、順序號、部門代碼進行了明確定義；合同檔案存檔流程明確規定合同生效后檔案管理人員將負責合同原件的存檔；合同檔案資料提交要求合同簽訂人和經辦人應負責資料、合同原件的提交，檔案管理人員還需要按月開展審查保證合同檔案資料的完整；合同檔案移交規程要求檔案管理人員按月移交檔案，同時填寫《檔案移交單》，管理專員則負責合同檔案的歸檔；強制性合同檔案歸檔要求檔案管理員在合同簽訂30天后對未歸檔的合同原件采取強制手段，以此進一步避免上文中所涉及合同檔案管理問題的出現。

2.2 提高合同管理專業化水平

合同檔案管理違約風險的出現與企業合同管理專業化水平不足存在直接聯系，因此本文建議企業提升自身合同管理專業化水平，這一水平提升應圍繞提升專業素質、靜態管理與動態管理相結合兩方面開展，具體內容如下所示：（1）提升專業素質。加強對合同檔案管理人員的培訓，以此通過擴大其知識面、強化通識教育提升其專業素質。考慮到企業合同檔案管理工作的開展需要得到各部門支持，企業還可以通過開展講座的方式提升所有員工對合同檔案管理的重視，由此這一工作的開展便能夠獲得較為有力支持。（2）靜態管理與動態管理相結合。這里的靜態管理指的是傳統意義上的合同檔案管理，動態管理則是維護、分類、轉運等合同檔案管理工作，由此實現兩種工作的高度合作，企業的合同檔案管理專業化水平便能夠實現進一步提升，上文提及的合同檔案保存風險也將實現較好消除。

2.3 加強對相關法律法規的學習

法治精神在市場經濟環境下現代經營活動開展中發揮著重要作用，而由于合同檔案管理工作與法律法規存在著較為緊密的聯系，因此這一工作的高質量開展必須得到法律法規的支持。具體來說，上文中提及的合同檔案管理制度建立與完善必須結合《合同法》相關規定，同時企業還必須加強相關員工的法律培訓、結合法律法規做好合同檔案保護工作，由此企業合同檔案管理才能夠在法律支持下維持在較高水平。

3 結論

綜上所述，我國當下很多企業的合同檔案管理面臨著風險。而在此基礎上，本文涉及的提升專業素質、靜態管理與動態管理相結合等具體策略，則證明了研究的實踐價值。因此，在相關領域的理論研究和實踐探索中，本文內容便能夠發揮一定參考作用。

參考文獻

[1]陳曉悅.加強合同檔案信息化管理的作用及措施[J].黑龍江科技信息，2017，（15）：263.

[2]郭知翠.優化企業合同檔案管理分類的措施研究[J].中國管理信息化，2017，20（10）：167-168.

[3]王美云.合同檔案管理之探析[J].城建檔案，2016，（08）：68-69.

作者簡介

肖玲（1977-），女，湖北孝感人，本科，工程師，檔案管理、電力生產設備管理。endprint