淺析園林綠化工程中檔案管理的重要作用及措施

李志紅

摘 要：園林綠化工程是為人類創造良好的生存環境，創造園林式的綠化空間。而在城市建設和發展過程中，園林綠化檔案發揮著重要的作用，它可以為園林綠化工程的有效開展提供數據和信息支持。本文探討了園林綠化工程中檔案管理的作用，并提出了完善我國園林綠化檔案管理的措施，希望具有借鑒意義。

關鍵詞：園林綠化；檔案管理；措施

隨著社會經濟的快速發展，人們對生活質量的要求越來越高，城市綠化也日益引起居民和政府的重視。園林綠化檔案，是記述或反映園林綠化科技活動中形成的具有保存和利用參考價值的原始記錄，它對于促進城市建設和和諧發展有著重要作用。

1 城市園林檔案管理的作用

綠化工程資料檔案是指園林綠化工程施工過程中形成的各種工程信息記錄，并按一定原則分類、組卷、最后移交業主單位歸檔的整個過程的歷史記錄。它包括園林綠化工程建設過程形成的文件資料、園林綠化工程物資資料、工程施工過程中形成的施工資料、圖紙資料以及在施工過程中的影像資料，是對施工情況的記錄，真實反映了工程施工的全過程，反映了工程的內在質量，特別是對于隱蔽工程和建成后不易檢測的項目更具有唯一的、不可替代的重要價值。園林檔案記錄了城市園林的建設布局、林木花卉品種、栽培技術、生長習性等，以此為據研究制定園林規劃，制定城市的園林、美化，以及園林管理、整修、樹木更新換代等，避免和減少調查、勘測等重復勞動，又使計劃制定切合實際。其次，城市園林檔案對于一個城市旅游業的開發和建設具有重要的促進作用。我們可以通過查找園林檔案，對那些名勝古跡、名貴樹木花草等進行開發和維護，多途徑、多舉措的開發城市的旅游資源和發展城市的旅游經濟，最終為提高城市的知名度和城市的經濟發展做出應有的貢獻。

2 城市園林檔案管理措施

2.1 樹立先進的管理理念，健全檔案管理機制

先進的檔案管理思想是檔案工作系統化、科學化、先進化的基礎，科學技術是第一生產力，制度建設是保證要以檔案管理機制建設為重點，構建起制度健全、管理規范、利用方便的檔案管理機制。首先要完善檔案管理責任制，要依據檔案管理的要求和各個部門的特點，對檔案管理進行定崗定責，建立了“領導主抓、部門分管、專人負責、處室配合”的多層次檔案管理體系，確立“分級負責建檔，集中統一管理”的檔案管理模式，健全完善檔案管理制度，根據我國相關法律法規，進一步規范對檔案工作審查、考核等方面的保管、統計、保密、庫房管理。形成多層次、立體化的檔案管理制度機制，保證檔案管理各個方面的順利進行。細化檔案管理工作流程，確保檔案管理的效率提高。

2.2 提高檔案管理人員素質

檔案工作者素養的提升是檔案管理的基礎性工作。檔案工作者要認清自己肩負的責任，有針對性地加強檔案工作的專業學習，不僅要學習檔案管理制度、整理辦法，學習和掌握計算機知識和操作技能，而且要學習園林專業的業務知識、工程施工管理的政策規范等，真正做一個多面手。要把教育培訓列入重要議事日程，堅持啟動檔案人才工程，短期培訓和學歷教育相結合，理論學習和實際操作相結合，扎實有效地培養世紀人才。教育培訓要取得實效，必須加強管理。健全登記、考核、評估、獎勵等繼續教育的管理制度：同時建立繼續教育約束機制，使檔案管理人員產生緊迫感和危機感，主動參加定期繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平；實行人員上崗前和輪崗后崗位培訓，獲得專業技術職務者由終身有效改為動態管理等措施，激發其參加教育培訓的主動性和積極性。其次，開展綜合培訓。從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式進行教育培訓，堅持“學用結合，按需施教，重視實效”方針，遵循學以致用原則。一是組織檔案專業人員全面系統學習檔案專業知識，補充檔案學新理論、新方法、新觀念，盡快提高其專業水平。二是普及哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等相關學科知識，注重新知識的補充和更新。三是強化現代科技知識的學習。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作現代化特征和標志，檔案工作者要學習信息技術、計算機、科技軟件等新技術，并靈活運用到實際工作中。最后，細化考核強化監管。將檔案管理人員學習、培訓情況和學習效果等記錄在冊，歸入個人學習檔案，作為年終考核的一項重要內容，并確定一名領導主管此項工作，細化考核，強化監管，使學習知識，促進工作成為風氣，不斷提高檔案管理工作水平。

2.3 明確檔案收集渠道

園林綠化檔案管理工作與生產計劃部門的相關工作有著緊密聯系，要協調兩者工作，保障園林綠化檔案收集渠道暢通。具體來說，就是要緊密配合園林綠化修建工作進度，依據工作進度隨時做好檔案的編目與整理工作。其一，要對園林綠化單位要有嚴格的工作規定，無論是哪一個施工作業階段，都要對信息及時的收集起來，根據相關規定和流程對材料進行篩選和整理，保證篩選之后科學合理之后便將其交于檔案部門。檔案部門經過審查確定無誤之后方能辦理相關手續，從而充分符合實際應用的相關需求。其二，要充分結合工程生產部門，要對需要收集的內容加強考核，從而讓各項工作能夠被合理處理，將價值程度較高的施工資料完整的記錄下來并形成檔案，檔案收集工作要有明確的計劃和目標。另外，所有不同的園林項目都需要設立檔案管理人員，落實檔案信息的收集工作，并將其做成系統化的工程檔案。檔案管理人員一定要在收集檔案是堅守立場，要做好對檔案的審核和檢查共組，如果檔案管理中存在問題，要迅速采取措施加以處理，以充分符合我國新時代檔案管理現狀。

2.4 建立數字檔案管理系統

加強對園林工程檔案信息化建設的領導，要明確分管領導，確定工作人員，及時研究解決工作開展過程中遇到的各種困難問題。及時完善計算機配置，計算機網絡，軟件更新等。只有具有先進的計算機系統，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。檔案室與單位信息管理部門可加強密切配合，建立電子檔案數據管理中心。該中心設在單位檔案室，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內所有歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密的電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。利用電子檔案數據管理中心，通過數字檔案管理系統在線錄入的電子文件傳輸，管理系統自動判斷此條數據為冗余數據，在原文數據庫中的某一字段標記為重復，系統只接收不同的電子文件，不再接收新的原文，從而節約電子文件中心大量的存儲空間，對于政務網絡的帶寬占用率也很小。通過解決電子檔案采集、傳統檔案數字化、電子檔案海量存儲等關鍵問題，進一步提高了系統檢索和查詢速度。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

3 結束語

總之，在新的歷史條件下，城市園林檔案管理工作，必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，為了能夠更好地提高園林檔案的管理，各單位應當加強對園林檔案管理的投入和重視，認真做好檔案的收集工作，保證檔案資料的全面、準確、完整，提高園林檔案的規范化管理，以及提升從業人員自身的素養和加快園林檔案信息化的建設。隨著社會建設步伐的加快，園林檔案管理也要不斷改變和創新，為城鎮建設和人文的提高貢獻出更多價值。

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