衛生監督檔案管理中的問題及對策分析

崔虔暢

摘 要：衛生監督檔案管理工作作為衛生監督工作的重要組成，對衛生監督工作的優劣具有重要影響。因此，隨著衛生監督體制改革的深化，衛生監督檔案管理工作也越來越受到重視。衛生監督檔案是日常衛生監督機構監督工作的檔案記錄，對規范監督工作及向相關部門提供系統的監督資料具有重要作用。然而，當前衛生監督檔案管理工作過程中仍存在較多問題，對衛生監督檔案管理的順利實施造成一定阻礙。因此，本文基于對衛生監督檔案管理的概述，對現存的問題進行分析，并針對問題提出有效的改進對策，希望對優化衛生監督檔案管理具有一定指導作用。

關鍵詞：衛生監督檔案管理；問題；對策

現階段，一些衛生監督檔案管理工作中仍存在檔案管理不規范、檔案管理工作人員素質低及檔案管理信息化建設落后等問題，成為困擾衛生監督檔案管理順利實施的難題。因此，加強衛生監督檔案管理，對檔案管理進行規范化保存及利用，是當前衛生監督檔案管理的重要工作，這必將對衛生監督檔案的管理產生重大積極影響。

1 衛生監督檔案管理的基本概述

所謂衛生監督檔案主要是指衛生監督部門在日常工作過程中所形成的檔案資料，它們對進行相關的病情研究、改善監督工作及科研活動具有重要的參考價值。衛生監督檔案相比其他檔案而言，分布地域廣，時間周期長，管理復雜性增加。衛生監督檔案的管理必須不斷對檔案信息進行更新、及時整理和保存，以保證檔案管理工作的有效實施。

衛生監督檔案作為衛生監督管理工作的重要構成，對其具有以下三方面的作用。（1）利于改善衛生監督執法工作管理水平，衛生監督檔案是對日常監督工作職責的記錄和登記，開展有效的監督檔案管理工作，利于督促衛生監管工作的合法性；（2）利于維護相關人員的合法權益，通過對檔案的整理和保存，能夠客觀反映衛生監管人員的執法過程，維護有關人員的合法權益；（3）檔案的存儲，為后續相關病情的研究及科研活動提供了可靠的參考資料。

2 衛生監督檔案管理中存在的問題分析

（一）衛生監督檔案管理缺乏規范化

當前由于衛生監督部門的職能較多，日常管理活動較多，促使衛生監督檔案文件較多，且科目較為復雜，為衛生監督檔案管理工作的順利開展增加了較大難度，也是無法實現規范化管理的原因之一。此外，也存在一些衛生監督機構對監督檔案管理工作不重視情況，進一步加劇了管理不規范化的程度，如檔案保存不及時、保存方法不當及檔案管理工作職責不明確等，這些都是導致檔案管理工作混亂的問題。

（二）衛生監督檔案管理的基礎條件有待提高

現階段多數衛生監督機構由于資源有限，導致檔案管理工作通常采取兼顧的措施，即監督執法與檔案管理同時由一人負責[1]。這種情況的存在，必然導致檔案管理工作中的存在較多問題，制約檔案管理工作的合理發展與規劃。特別是當前有些衛生監督機構尚未有獨立的檔案存放地點，許多檔案都是由執法人員暫時保存。如此落后的基礎條件，必然會導致衛生監督檔案管理工作問題頻出。

（三）衛生監督檔案管理人員素質不高

當前我國衛生監督部門的檔案管理人員素質不高成為制約檔案管理工作有效開展的重要障礙。許多衛生機構，由于人力及財力資源有限，無法聘請專業的監督檔案管理人才，多采用兼顧式管理的方法，致使出現既沒有專業的檔案管理知識又沒有專門的精力管理檔案，導致檔案管理工作混亂。具體表現為檔案管理人員檔案管理混亂、存放方式陳舊落后、檔案管理工作分工不明確等。此外，對于使用電子方式存放的檔案，由于缺乏現代化檔案管理的觀念，導致電子檔案丟失，直接影響檔案管理工作的效率。

（四）衛生監督檔案管理缺乏信息化手段

隨著科學技術的發展，信息化技術已十分普遍，各種大數據、云計算、網絡化等技術已涉及到人們生活的方方面面。然而，有些地區衛生監督檔案管理的信息化建設卻相對落后，許多信息化的工具無法在衛生監督檔案管理工作中得到順利應用，如檔案信息的收集、保存、檢索等工作，仍大量采取手工操作，對衛生監督檔案管理造成極大不利影響。

3 改善衛生監督檔案管理中存在的問題分析

（一）提高衛生監督檔案管理基礎工作水平。

衛生監督檔案管理對衛生監督機構的工作具有十分重要的作用[2]。因此，在現實中，衛生監督部門應充分重視檔案管理工作，聘請專職的檔案管理人員，設置專門的檔案存放地點，制定檔案管理的相關流程，實現對監督檔案的及時有效整理與存儲。此外，制定衛生監督檔案管理工作職責明細，確保衛生監督檔案管理工作職責清晰，各項工作分工明確。同時，一定明確檔案管理的保密制度，確保參與檔案管理工作的相關工作人員，能夠嚴守檔案秘密，防止資料外泄，實現檔案資料的安全可靠。

（二）加強衛生監督檔案管理人員的素質

檔案管理人員的素質對檔案管理質量具有重要影響，因此，必須重視和加強檔案管理人員的素質。首先，衛生監督檔案人員必須遵紀守法，按照法律法規辦事，堅持實事求是的工作作風；其次，加強對衛生監督檔案管理人員業務技能的培養，構建檔案管理人員培養機制，對檔案管理人員進行定期培養，使檔案管理人員具有檔案管理必備技能與相關知識。此外，制定科學的考核制度，對衛生監督檔案管理人員的工作內容進行定期考核，并以此作為人員晉升與提薪的重要參考依據。

（三）推動衛生監督檔案管理的信息化開展

21世紀是信息化時代，衛生監督檔案管理應堅持與時俱進，利用信息化手段開展衛生監督檔案管理工作。首先，采用先進技術構建衛生監督檔案管理系統，建立檔案數據庫，實現檔案電子化存儲方式，利用計算機進行檢索、存儲、收集等操作；其次，利用互聯網技術，實現衛生監督檔案管理網絡化，建立專屬的網絡數據庫平臺，對有關衛生監督檔案進行存儲與展示，實施網絡共享功能，實現全國各地衛生監督檔案資料的網絡共享。此外，利用信息化技術，對衛生監督檔案資料實施分門別類存儲，如視頻類、文檔類、圖片類等格式進行存儲。

4 結語

衛生監督檔案管理是一項涉及多方面的工作，與多個領域的工作都有關聯，對衛生監督管理工作具有重要的作用，是一項長期性和必要性的工作。因此，衛生監督檔案管理工作必須堅持與時俱進，樹立高度的責任感和創新精神，提高檔案管理意識，加強衛生監督檔案管理工作的專業知識，促使衛生監督檔案為衛生監管事業的發展提供更多的價值。

參考文獻

[1]趙紅莉.關于加強衛生監督檔案管理工作的建議[J].卷宗，2017（20）.

[2]陳力.基層衛生監督檔案工作的特點、問題及建議[J].大眾文藝：學術版，2015（7）：258-258.endprint