淺談高速公路工程檔案管理的措施

鐘有嫻

摘 要：近幾年來，我國高速公路發(fā)展迅速，檔案管理作為高速公路建設(shè)管理中的重要部分，可以準確真實地反映高速公路建設(shè)情況，是項目建設(shè)工作監(jiān)管、驗收、審計、維修等重要依據(jù)，對工程日后的運行管理起著關(guān)鍵作用，更好保證公路公路健康運行。本文簡要地闡述了高速公路檔案管理現(xiàn)狀，分析了高速公路檔案管理的問題，針對問題提出有效控制措施，更好地促進高速公路檔案管理建設(shè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高速公路；檔案管理；控制措施

隨著高速公路建設(shè)的等級要求提高，對公路建設(shè)質(zhì)量要求也不斷提高，建設(shè)單位需要科學(xué)管理好高速公路建設(shè)項目檔案工作，為公路的建設(shè)和養(yǎng)護工作提供依據(jù)，避免人力財力浪費，促進高速公路穩(wěn)定建設(shè)。所以，高速公路工程檔案管理工作對整個工程是否順利驗收起著不可忽視的作用。

1 高速公路檔案管理現(xiàn)狀

在項目建設(shè)檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)，相當多的單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不足、無穩(wěn)定檔案專職管理人員、項目工期長、參建單位多、無同步檔案管理觀念等，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)不真實、簽認不及時、整理歸檔工作滯后，無法體現(xiàn)檔案的真實性、有效性、齊全性以及完整性。

2 建議采取控制措施

針對項目實際情況，對項目檔案的管理，建議采取以下幾點措施。

2.1 強化檔案過程管理

2.1.1積極主動接受上級檔案主管單位的檢查與指導(dǎo)，對檢查提出的問題，積極落實排查及整改。檢查提出的寶貴意見對項目檔案工作水平的提高起著至關(guān)重要的作用。

2.1.2組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)及學(xué)習(xí)。一是響應(yīng)上級檔案主管部門文件要求，積極組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。二是建設(shè)單位適時開展相關(guān)檔案技術(shù)交底、宣貫培訓(xùn)、組織集中到兄弟單位參觀交流等交流學(xué)習(xí)活動，不斷加強檔案工作人員的技能水平，擴展檔案工作人員的視野。

2.1.3定期或不定期組織嚴查施工文件造假、編造數(shù)據(jù)等問題，確保文件材料形成的真實性。針對檔案材料形成、整理的質(zhì)量通病問題，加大檢查頻率，將通病、常規(guī)問題形成材料，有效組織宣貫，避免日后積重難返。

2.1.4要求各參建單位每月定期或不定期組織檔案專題會議，要求帶問題開會，將會議提出的問題，及時給予解決，加強內(nèi)部溝通與交流。

2.1.5制定強而有效的檔案評比競賽方案，作為過程管控的主要手段。可以調(diào)動廣大檔案人員的積極性與主動性。

2.2 提高檔案內(nèi)在質(zhì)量

2.2.1建立穩(wěn)定有效的檔案體系。制定切實可行的檔案編制管理制度，明確檔案專職管理人員，確保責(zé)任到人。把檔案工作納入招標文件和合同條款，項目從開工起，就應(yīng)制定各參建單位檔案管理人員體系，前期對其考核，考核相關(guān)檔案人員是否具備能力、是否勝任工作，并在后續(xù)工作中持續(xù)考核，發(fā)現(xiàn)有不能勝任者，即要求更換。并強制要求檔案相關(guān)人員不得隨意更換，否則將處于重罰，同時要求持證上崗。

2.2.2推行首件制建立樣板卷。從項目施工開始就應(yīng)明確檔案工作標準，按照首件制要求，所有參建單位在預(yù)立卷工作正式開始之前，將樣板案卷送監(jiān)理單位及建設(shè)單位審核，按審核意見完善后，作為后續(xù)預(yù)立卷工作的案卷質(zhì)量標準。通過對樣板卷的高要求和嚴格審查，劃定整個項目案卷質(zhì)量的最基本底線。

2.2.3樹立標桿單位。根據(jù)各參建單位的實際情況，選拔三同步要求落實較好、案卷質(zhì)量較高、竣工圖繪制進度快、質(zhì)量好的單位，樹立為項目檔案的標桿，組織各參建單位前去學(xué)習(xí)交流。

2.2.4用典型進行實操引導(dǎo)。考慮到項目參建單位眾多，且多數(shù)參建單位高速公路項目檔案的標準及要求并不熟悉，檔案工作相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊，建議采取實操進行引導(dǎo)，并對具體操作時需要注意的事項進行了強調(diào)，杜絕生手無從下手可能性，正確引導(dǎo)了標準化作業(yè)的流程。

2.3 落實同步組卷歸檔

2.3.1通過宣貫會統(tǒng)一檔案管理理念和目標。各參建單位剛進場時，建設(shè)單位應(yīng)組織對檔案工作進行了宣貫交底，告知各參建單位項目檔案工作的目標、相關(guān)的要求、管理思路，以及檔案工作過程中需要注意的事項，統(tǒng)一各參建單位檔案管理思想，使其盡量和建設(shè)單位檔案工作的目標、計劃保持一致。

2.3.2同步開展文件收集與整理，實行全面計劃管理。編制檔案工作總體計劃，結(jié)合單位分部分項工程劃分及實際施工進度，編制原始記錄形成、收集與整理計劃，并分解落實到各責(zé)任部門及人員，督促各參建單位嚴格按照計劃推進各項工作。把任務(wù)落實到節(jié)點，一級管一級，落實責(zé)任制。

2.3.3同步開展歸檔與組卷。實施每分項或分部施工完成后兩個月內(nèi)，及時將已完工工程文件材料有序整理排序，在保證各工序原始記錄表格基本齊全、分項不漏項的同時進行手工編碼，進行合理歸檔預(yù)組卷工作。形成案卷臨時檔號、案卷目錄、卷內(nèi)目錄，真正做到每完成一盒，歸檔預(yù)組卷一盒。

2.3.4同步開展電子檔案。項目檔案文件信息化工作隨施工過程同步開展，一是減輕了項目交工后的掃描工作量，避免了掃描件上傳高峰導(dǎo)致的系統(tǒng)癱瘓，且能及時解決電子檔案工作中發(fā)現(xiàn)的問題，提高掃描的質(zhì)量，避免后期返工的幾率。二是電子檔案同步后，方便了文件的查找與借閱，提高了各單位各部門的文件歸檔積極性。三是利用檔案管理系統(tǒng)，隨時對檔案工作進度及聲像檔案的質(zhì)量進行遠程查看，同時組織全線各單位遠程學(xué)習(xí)標桿單位的樣板案卷，四是利用檔案信息管理系統(tǒng)，極大地方便了建設(shè)過程中的審計工作，大部分所需文件都可在檔案系統(tǒng)中查閱。建立QQ群、微信群，提高互動性，提高解決問題及時性及有效性。

2.3.5同步開展竣工圖編制，規(guī)范竣工圖審核。過程中要求施工單位，凡收到一份設(shè)計后服務(wù)函或變更通知單，就應(yīng)及時的在施工圖中做好標注，附齊全相關(guān)變更證明材料，做好竣工圖草圖編制工作。明確竣工圖審核人員及審核流程，強制要求留下審核記錄，規(guī)范審核工作，采取監(jiān)理審核，建設(shè)單位復(fù)核的手段，提高審核把關(guān)質(zhì)量關(guān)。

2.3.6同步組織移交驗收。針對歷來薄弱的同步移交及同步驗收工作環(huán)節(jié)，根據(jù)單位、分部、分項劃分原則，結(jié)合施工實際施工完成情況，制定切實可行的過程階段性內(nèi)部驗收方法。對檢查符合預(yù)立卷標準的案卷，分階段有步驟地組織中間驗收及移交工作，確保檔案的安全性，確保移交與工程交工的同步性。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

目前，因為相當多的單位或企業(yè)對檔案意識不強，重視程度不足，仍有大部分工程檔案管理人員多為兼職人員，且專業(yè)知識儲備不夠，經(jīng)驗不足。所以，應(yīng)制定培養(yǎng)目標，組織進行針對性學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一流檔案管理人才，提高檔案管理人員素質(zhì)，培養(yǎng)出適應(yīng)公路工程檔案事業(yè)專業(yè)人才。對公路工程檔案管理人員要求專業(yè)與能力相結(jié)合，秉著公正、公平的原則，實行持證上崗制度，切實提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3 結(jié)語

要求應(yīng)高度重視檔案工作、充分認識到檔案工作的重要意義，切實增強搞好項目檔案管理工作的緊迫感和責(zé)任感。因檔案在審計、審查、運用等工作中發(fā)揮的作用愈來愈重要，是最有力的分清責(zé)任的佐證材料。endprint