干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

摘 要：干部人事檔案作為考察和正確選拔使用干部的核心依據(jù)，其管理水平的高低，不僅僅直接關(guān)系到一個(gè)單位檔案管理工作的水平，更直接影響著單位人事工作水平。特別是當(dāng)前對(duì)干部人事檔案管理科學(xué)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性管理要求的時(shí)代背景下，如果從多方面著眼做到全面、準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的做好干部人事檔案管理，具有關(guān)鍵意義，關(guān)系著管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；現(xiàn)代化

1 引言

人事檔案工作是組織人事工作的重要部分，它記錄了干部在不同階段的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)關(guān)系、政治思想、獎(jiǎng)懲、職務(wù)晉升、聘任和專業(yè)技術(shù)的水平，是一個(gè)完整的記錄生活。對(duì)于個(gè)人而言，具有極端重要的意義。對(duì)組織而言，也是組織和人事部門堅(jiān)持公平正派地選拔人員的重要依據(jù)。特別是從中組部2001年開始組織自查開始，這項(xiàng)工作的敏感性和政治性更為突出。因此，從干部人事檔案管理水平提升方面著眼，是保證干部人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性重要手段。

2 機(jī)關(guān)干部人事檔案的幾個(gè)特點(diǎn)

2.1 材料分散、內(nèi)容全面

干部人事檔案收集的材料內(nèi)容，往往跨度很大，有的是在學(xué)校形成的，有的是在組織人事部門形成的，也有黨組織材料。在不同的階段、不同的單位形成的材料，往往并不是全部完整齊全的在一個(gè)檔案袋里，可能材料分散在各地、各部門。但是另外一方面，人事檔案的內(nèi)容往往很全面，涵蓋了個(gè)人簡(jiǎn)歷、自傳、評(píng)價(jià)、工資、參加不同活動(dòng)等不同時(shí)期的相關(guān)文件和資料。

2.2 管理的主體具有穩(wěn)定性

干部人事檔案管理的主要部門往往集中在黨政機(jī)關(guān)或國(guó)有企事業(yè)單位，加上部分社會(huì)團(tuán)體，普通的企業(yè)組織或經(jīng)濟(jì)組織往往不具備干部人事檔案管理的資格，從管理主體上來(lái)說(shuō)干部人事檔案的接收、移交、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)的管理具備一個(gè)管理主體上的穩(wěn)定性，這就為干部人事檔案管理工作提供了一個(gè)先天的優(yōu)勢(shì)條件。

2.3 立卷方式具有強(qiáng)制性

干部人事檔案是以人為單位進(jìn)行立卷，干部人事檔案管理制度明確規(guī)定，同一干部的檔案不得存放在不同單位，不同干部檔案不能混在一起。它不同于普通的文書檔案和文件。干部人事檔案這一類型檔案有變動(dòng)時(shí)，要及時(shí)的調(diào)整和補(bǔ)充一個(gè)干部的人事檔案，保障完整性和連續(xù)性。

2.4 管理事項(xiàng)的機(jī)密性強(qiáng)

部分干部人事檔案涉及個(gè)人品德等諸多方面，里面的很多檢查材料可能形成于干部調(diào)查工作中，涉及到有人向組織舉報(bào)，或者他人舉報(bào)（包括家屬）以及個(gè)人的思想報(bào)告等等，也可能從側(cè)面反映了一些重大歷史事件等。因此，與一般檔案相比，干部人事檔案既屬于個(gè)人隱私，又屬于黨政秘密。保密性相對(duì)更強(qiáng)。

3 當(dāng)前干部人事檔案管理工作的突出問(wèn)題

3.1 重“干部”輕“檔案”，思想觀念陳舊

干部人事檔案工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，其中許多是舊的思想和管理因素。一般情況下，對(duì)于干部人事檔案的重視程度非常高，但是具體到干部人事檔案管理的層面時(shí)，現(xiàn)代化的人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、檔案形成部門的重視程度不夠容易導(dǎo)致出現(xiàn)缺乏檔案意識(shí)的人事檔案工作者，某些認(rèn)為干部檔案管理與干部管理水平不直接相關(guān)的認(rèn)識(shí)出現(xiàn)。往往自認(rèn)為其只是一個(gè)基礎(chǔ)的參考性因素，不注重在現(xiàn)代化管理、信息化管理方面下工作、投資金、強(qiáng)人員。

3.2 檔案基礎(chǔ)設(shè)施和管理手段落后

從筆者了解到的情況以及調(diào)研工作中所反饋的情況發(fā)現(xiàn)，部分單位干部人事檔案管理?xiàng)l件相對(duì)較差。缺乏獨(dú)立和整個(gè)檔案存儲(chǔ)和管理空間的情況并不少見。唯一的辦公室可能缺點(diǎn)又比較明顯，比如空間小、缺乏溫濕度控制條件和防塵條件等，一半是倉(cāng)庫(kù)，一半是館藏庫(kù)房，堆放著許多閑置和廢棄的辦公家具和辦公用品，其常用的貯存和利用條件是顯而易見的。論管理手段，干部檔案管理系統(tǒng)也沒(méi)有上線，還停留在原始的手工查借閱基礎(chǔ)上。

3.3 檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

干部人事檔案管理是人事工作和檔案管理的重要組成部分。管理水平高低，管理手段現(xiàn)代化水平在很大程度上取決于管理人員。人事檔案管理中存在的諸多問(wèn)題是由于管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，觀念保守，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，絕大多數(shù)沒(méi)有接受過(guò)檔案專業(yè)教育，檔案范圍、操作方法不十分明確，更談不上創(chuàng)新。

4 優(yōu)化干部人事檔案管理工作水平的思考

4.1 基礎(chǔ)強(qiáng)化：重視干部人事檔案的規(guī)范化管理

干部人事檔案規(guī)范化管理是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的干部人事檔案工作在設(shè)備、管理、技術(shù)等方面相對(duì)落后，屬于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作。不利于開發(fā)利用，這也不利于知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。在信息化環(huán)境下，人事檔案的規(guī)范化管理是最重要的。從收集、整理、分類、儲(chǔ)存等方面著眼，與干部人事檔案改革同步，規(guī)范新術(shù)語(yǔ)，收集新信息，及時(shí)調(diào)整舊程序和數(shù)據(jù)，推進(jìn)檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理。

4.2 意識(shí)塑造：強(qiáng)化干部人事檔案工作服務(wù)中心工作的意識(shí)

強(qiáng)化干部人事檔案工作服務(wù)中心工作的意識(shí)，既要強(qiáng)化對(duì)內(nèi)的意識(shí)，又要強(qiáng)化對(duì)外的意識(shí)。對(duì)內(nèi)而言，干部人事檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、基礎(chǔ)性的工作，不能在短時(shí)間內(nèi)看到很直接的效果和影響。因此，加強(qiáng)館干部人事檔案管理者的檔案意識(shí)和服務(wù)中心意識(shí)，提高檔案管理的能力和水平，是擺在檔案工作者面前的關(guān)鍵。對(duì)于外界而言，要注重人事檔案管理部門的宣傳，主動(dòng)把干部人事檔案工作的位置"融"入中心，不能跟上“邊緣”；人事檔案工作部門是帶干部人事工作的“中心”；要培養(yǎng)起大家的認(rèn)知。在高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范運(yùn)行的過(guò)程中，通過(guò)檔案工作質(zhì)量保證于人。

4.3 現(xiàn)代化推進(jìn)：大力推進(jìn)干部人事檔案信息化

積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)，既是信息時(shí)代發(fā)展的要求，也是做好新時(shí)期干部人事檔案工作的必然選擇。推進(jìn)干部人事檔案信息管理，要求單位統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃。不僅僅只是做到一個(gè)管理軟件編地開花的事情，更要注重從標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的建設(shè)方面，確立干部人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)，引進(jìn)信息化人才隊(duì)伍，強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

4.4 靈活探索：提高檔案利用效率

一般來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)干部檔案的利用并不靈活，過(guò)度強(qiáng)調(diào)政治性使干部人事檔案利用率并不高，特別是個(gè)人如果需要利用檔案中的信息，多會(huì)被"政策"拒絕。而在西方國(guó)家，人事檔案的服務(wù)對(duì)象相對(duì)寬泛，利用相對(duì)靈活。在這一方面，如果從利用規(guī)范、利用渠道、利用審批等方面積極作一個(gè)規(guī)范化探索，在注重保密的同時(shí)，適當(dāng)?shù)淖龊脵n案主體中的個(gè)人檔案服務(wù)，無(wú)疑對(duì)于人事檔案管理的延展性具有積極意義，對(duì)于人事檔案管理的社會(huì)性角色顯性化發(fā)展也是一個(gè)質(zhì)的飛躍。

在人才強(qiáng)國(guó)的背景下，人事檔案管理的科學(xué)化水平對(duì)提高組織的可靠性、優(yōu)化組織的管理和控制水平具有積極的意義。新時(shí)期，必須解決干部人事檔案中存在的突出問(wèn)題，確保干部人事檔案信息全面、準(zhǔn)確、可靠，加強(qiáng)干部人事檔案管理、推進(jìn)人事檔案信息技術(shù)建設(shè)，建立人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制建立，優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，對(duì)于組織的健康穩(wěn)步發(fā)展具有十分重要的意義。

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作者簡(jiǎn)介

楊芬（1982-），女，本科，畢業(yè)于山東大學(xué)，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案管理。endprint