事業(yè)單位電子檔案管理工作中存在的問題及強化措施

楊琳琳

摘 要：在當信息社會發(fā)展過程中，電子檔案已成為檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，其不僅給檔案管理工作帶來了新的機遇，同時也為檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。文中分析了事業(yè)單位電子檔案管理工作中存在的問題，并進一步對加強事業(yè)單位電子檔案管理的措施進行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；管理制度；安全；技術(shù)

近年來電子信息技術(shù)在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用，電子檔案的產(chǎn)生給檔案工作帶來了全新的變化。電子檔案具有方便的、快捷、高效、保密性強及使用效率高的特點。當前事業(yè)單位電子檔案管理工作還處于初級階段，在實際管理工作中還存在一些問題，因此需要采取積極有效的措施，全面提高事業(yè)單位電子檔案管理的水平。

1 事業(yè)單位電子檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏健全的檔案管理制度

由于事業(yè)單位一直以來都以紙質(zhì)檔案為主，對于紙質(zhì)檔案管理工作中具有較為完善的制度。但由于電子檔案使用時間不長，在電子檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)還缺乏統(tǒng)一的標準，這就導(dǎo)致在電子檔案管理工作中缺乏完善的制度加對規(guī)范和約束，從而導(dǎo)致電子檔案管理較為混亂，在事業(yè)單位日常工作中對檔案信息的獲取和交流帶來了不利影響。

1.2 電子檔案安全工作不到位

電子檔案需要依托于計算機信息技術(shù)，其在具備信息技術(shù)資料高效性、便捷性特點的同時，也普遍存在安全問題。即在電子檔案發(fā)送、接收、保額和歸檔過程中都存在被篡改、偽造、泄密等問題，同時時刻面臨病毒入侵及黑客攻擊的危險。另外，當電子檔案保護措施不利情況下，檔案信息資料也極易被泄露，從而造成嚴重的安全隱患。

1.3 事業(yè)單位電子檔案管理工作技術(shù)性缺乏

當前事業(yè)單位檔案管理制度相對滯后，在電子檔案管理工作中技術(shù)性和科學性缺乏。由于檔案工作不會直接給單位帶來直接的效益，這也導(dǎo)致事業(yè)單位在發(fā)展過程中將更多的精力放在發(fā)展和改革的工作中，對檔案管理工作較為忽視，覺得檔案管理工作只是對檔案資料進行簡單的整理和存檔，并沒有什么技術(shù)性。但對于事業(yè)單位來講，檔案管理工作是其極為重要的一項基礎(chǔ)性工作，一旦檔案丟失或是檔案信息不完整，則會對單位或是個人都會帶來無法估量的損失。另外，事業(yè)單位在檔案管理方式中技術(shù)含量不高，檔案管理信息化建設(shè)速度緩慢，這對電子檔案管理水平的提升帶來了較大的阻礙。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)不高

在當前事業(yè)單位電子檔案管理工作中，電子檔案優(yōu)勢的發(fā)揮對檔案管理人員提出了更高的要求。不僅需要檔案管理人員要具備較強的專業(yè)性知識，同時還要能夠熟練操作計算機及應(yīng)用相較軟件，并要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)。但在當前事業(yè)單位實際檔案管理工作中，很大一部分檔案管理人員并沒有系統(tǒng)的經(jīng)過專業(yè)化的檔案知識學習，而且人員年齡普遍偏大，這就造成對新知識和新技術(shù)接受能力較慢，計算機操作水平較低，再加之頻繁的崗位流動，這對電子檔案管理工作的快速開展帶來了一定的制約。

2 加強事業(yè)單位電子檔案管理的具體措施

2.1 建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度

為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態(tài)，必須建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度，進行規(guī)范化、科學化、高效化管理。國內(nèi)大部分工商局雖然已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯(lián)系，難以實現(xiàn)全市范圍內(nèi)的企業(yè)電子檔案的集中調(diào)閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發(fā)揮電子檔案高效快捷優(yōu)勢，提高工作效率的基礎(chǔ)。電子檔案管理規(guī)章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細的規(guī)定，事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點進行完善補充。

2.2 加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境

事業(yè)單位電子檔案管理工作中，對現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備具有較高的要求，特別是在當前技術(shù)快速發(fā)展過程中，設(shè)備升級換代較快，電子檔案工作條件和設(shè)備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業(yè)單位對于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進一步對電子檔案管理環(huán)境進行改善，使事業(yè)單位電子檔案能夠更好的與現(xiàn)代化管理要求相適應(yīng)。同時事業(yè)單位還需要協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計，開發(fā)出通用性的檔案管理軟件，以此來有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財力的節(jié)約。

2.3 全面提升電子檔案管理工作的安全

在電子檔案管理工作中，安全性是非常重要的一個問題。由于電子檔案依托于計算機存在，計算機由于自身問題、斷電及網(wǎng)絡(luò)病毒等因素會使其具有較強的不穩(wěn)定性，從而對電子檔案生成、存儲和共享帶來較大的影響，極易導(dǎo)致相關(guān)信息的丟失。因此要求檔案管理人員要具備較強的安全意識，及時更新和升級辦公軟件，做好計算機硬件的定期檢修維護工作，養(yǎng)成良好的計算機使用習慣，加大計算機網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，運行各種先進的技術(shù)手段來加強病毒的防范。另外，還要進一步完善電子檔案管理的法律法規(guī)，打造一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，有效的保證電子檔案信息的安全。

2.4 提升電子檔案管理工作的技術(shù)含量

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)進程不斷加快。在這種新形勢下，事業(yè)單位需要加快推動檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，構(gòu)建完善的事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫，使檔案信息能夠隨時調(diào)取和轉(zhuǎn)接。同時在檔案管理工作中，還要通過運用條形碼和掃描等技術(shù)，實現(xiàn)檔案的科學化管理。特別是在當前事業(yè)單位檔案管理工作中，要重視大數(shù)據(jù)和云計算的應(yīng)用，全面提升檔案管理的技術(shù)含量，確保事業(yè)單位電子檔案管理水平的提升。

2.5 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進行電子檔案管理時，必須采用專業(yè)的管理人員。首先，在進行人員聘用時，要選用一些專業(yè)知識強，并且計算機技術(shù)過硬的高素質(zhì)復(fù)合型人才。其次，對于已有的檔案管理人才要進行定期的培訓(xùn)教育，提高他們的計算機技術(shù)和職業(yè)道德。之后，由于電子檔案管理是一項內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性較強的一項系統(tǒng)性工作，所以，要盡量避免人員的流動或?qū)⑷藛T流動控制在合理的范圍內(nèi)，以保障工作的延續(xù)性和長期性。

3 結(jié)束語

由于電子檔案具有較多的優(yōu)勢，同時當前事業(yè)單位辦公自動化的普及，這也對事業(yè)單位電子檔案管理工作提出了更高的要求。因此在當前事業(yè)單位電子檔案管理工作中，需要建立健全電子檔案管理制度，全面提升檔案管理的技術(shù)含量。 同時檔案管理人員還要在日常工作中積極探索，努力提高業(yè)務(wù)能力和網(wǎng)絡(luò)操作技能，推動電子檔案管理的規(guī)范化和標準化，更好的發(fā)揮出事業(yè)單位電子檔案的重要價值。

參考文獻

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