推進電子文件科學(xué)規(guī)范管理

摘 要：在現(xiàn)代辦公自動化條件下，電子檔案的管理越來越重要。為加強電子檔案的規(guī)范管理，應(yīng)加強電子文件的收藏、歸檔、存儲、保管和利用。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔；規(guī)范；管理

“電子文件作為辦公自動化的伴生物，在公務(wù)、科技、商務(wù)等活動中作用日益重要，數(shù)量逐年增加，保管和利用好電子文件與保管和利用傳統(tǒng)文件一樣是公務(wù)事務(wù)中的工作”。雖然電子文件有些方面還和目前檔案管理的一些做法不盡相同，但它畢竟是一種發(fā)展趨勢，正如國際檔案理事會主席指出：“電子文件的產(chǎn)生改變了傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，也改變了對檔案的形式、特征、特性、意義的認識。電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、存儲、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法不同。這是文件管理的一場革命。”在現(xiàn)在辦公自動化的條件下，做好電子文件規(guī)范管理應(yīng)從以下幾方面入手：

1 電子文件的收藏

1.健全制度，落實責任，確保電子文件完整系統(tǒng)。建立健全電子文件收集積累歸檔制度，明確電子文件的歸檔范圍，落實電子文件收集積累歸檔責任，明確收集積累要求。

2.完善技術(shù)，加強管理，確保電子文件的原始有效。電子文件一經(jīng)形成，應(yīng)嚴格按照《青島市電子文件歸檔與管理規(guī)范（試行）》中的要求登錄文件信息，保證電子文件的產(chǎn)生、處理符合規(guī)定程序，確保電子文件的真實性。電子文件應(yīng)按照統(tǒng)一要求的格式進行存儲，確保電子文件的有效讀取。

3.電子文件在我國尚未取得法律效力，所以歸檔電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件需長期共存。收集的電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件應(yīng)在內(nèi)容及相關(guān)描述上保持一致。

4.在“無紙化”辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴格的安全措施，隨時備份，存儲在能夠脫機保存的載體上，保證電子文件的安全性。

2 電子文件的歸檔

1.電子文件的歸檔范圍、保管期限和秘密等級劃分應(yīng)按照國家檔案局制定的《機關(guān)材料歸檔和不歸檔的范圍》和《青島市電子文件歸檔與管理規(guī)范（試行）》執(zhí)行。

2.依據(jù)文件材料歸檔制度，借助于計算機等現(xiàn)代化設(shè)備和相應(yīng)的技術(shù)手段，對文件的形成科室提出的歸檔申請進行審查，審查是否在規(guī)定的時間內(nèi)歸檔；應(yīng)歸檔的文件材料是否全部歸檔；電子文件的登記是否齊全、準確。做好相應(yīng)的檢測和檢查，檢測電子文件是否原始有效；能否在指定的軟硬件平臺中準確讀出；檢測電子文件是否受病毒感染；檢查載體有無扭曲、劃痕以及霉變等。

3.定期將歸檔電子文件備份至能夠脫機保存的載體中。應(yīng)將電子檔案復(fù)制至耐久性的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。涉密電子文件應(yīng)按要求單獨存儲在可靠的載體上，并做好相應(yīng)的標識。

3 電子文件的存儲

隨著計算機技術(shù)發(fā)展，數(shù)字信息記錄技術(shù)也在不斷發(fā)展。目前，數(shù)字信息記錄載體主要有磁帶、硬磁盤、軟磁盤、光盤等類型。

1.嚴格電子文件形成過程控制。在電子文件的形成、處理、收集、積累、歸檔、保管和利用等各個關(guān)節(jié)，建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴密的管理制度，從每個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患。電子文件的管理不僅注重每個階段的結(jié)果，也要重視流傳過程，并把這些過程一一記錄下來。

2.涉密電子文件信息的存儲。涉密電子文件處理應(yīng)在經(jīng)物理隔離的單獨計算機上完成，涉密電子文件必須加密保存在脫機載體上，標明密級和編號，單獨保管。

3.為保證電子文件的真實性，文件形成單位應(yīng)在計算機系統(tǒng)中設(shè)置安全防護技術(shù)措施。建立對電子文件操作者的身份識別與權(quán)限控制，防止非法侵入。設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等。對電子文件采用可靠的防錯漏和訪調(diào)換的標記。

4.為保證電子文件的有效性，文件形成單位應(yīng)建立電子文件有效性管理制度，并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。根據(jù)電子文件的類型和特點注明文件格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)等。對于加密電子文件，應(yīng)解密后再收集歸檔，確實需要以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時歸檔。

4 電子檔案的管理

電子檔案的管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對性的汲取文件中心等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級管理。

1.為保證各單位產(chǎn)生的歸檔電子文件真實、完整、有效，必須加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、管理。從電子文件的形成到歸檔，跨越了多個科室，必須加強電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確責任范圍。需要時可以允許用只讀形式調(diào)閱，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變。

2.電子文件形成后應(yīng)及時進行歸檔，形成的電子文件不得進行任何修改，收集積累過程中的一切變更都應(yīng)記錄在案。在收集積累起來的電子文件要做好備份。

3.建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度。歸檔時應(yīng)對電子文件內(nèi)容是否齊全完整進行全面認真的檢查，電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容及相關(guān)說明是否一致；歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準確性等。

4.建立歸檔電子文件的保管制度。應(yīng)歸檔電子文本要及時存儲到檔案信息數(shù)據(jù)庫，在對電子檔案進行整理和因軟硬件平臺發(fā)生改變而對電子文件實行格式轉(zhuǎn)換時，要特別注意防止轉(zhuǎn)換過程中的信息失真。對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查。

5.加強對歸檔電子文件利用活動的管理。電子文件入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。對電子文件的利用實行利用權(quán)限控制，防止無關(guān)人員對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的非法訪問，防止利用過程中的泄密和信息損傷；對因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而引起的任何改變，要建立相關(guān)信息記錄，來證實歸檔電子文件內(nèi)容的真實性。

5 電子文件的利用

1.電子文件的利用實行利用權(quán)限控制，查閱或復(fù)制應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍之內(nèi)，未經(jīng)批準任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件。

2.對因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而引起的任何改變，要建立相關(guān)信息記錄，來證實歸檔電子文件內(nèi)容的真實性。

3.應(yīng)嚴格遵守保密制度，對利用具有保密要求的電子檔案時，必須符合國家或有關(guān)部門的保密規(guī)定，防止無關(guān)人員對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的非法訪問，防止利用過程中的泄密和信息損傷。

6 完善電子文件歸檔制度

1.電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

2.“兩套制”歸檔的必要性。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般為采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

電子文件規(guī)范化管理對檔案部門、電子文件形成都具有現(xiàn)實意義。檔案部門在積極參與電子文件答案化管理的同時，應(yīng)和技術(shù)部門、文件形成部門等各行各業(yè)密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子文件的社會化、標準化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件規(guī)范化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻。

作者簡介

李春（1975-），女，山東省青島市人，青島市城陽區(qū)教育體育局，助理館員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理。endprint