關于大數據環境中企業文書檔案的信息化探討

陳玉飛

摘 要：在當今社會中，互聯網的應用愈加廣泛，同時企業需要管理的文書檔案數量逐漸增加，因此大數據技術營運而生，為企業檔案管理工作提供全新的方式。基于此，本文將闡述大數據背景下企業文書檔案管理的內涵，以網絡化管理、熟悉化管理、安全化管理分析在大數據環境中企業文書檔案信息化管理的具體方式，同時深入探究利用大數據技術加強企業文書檔案管理的途徑，旨在能夠發揮大數據的優勢，提高企業文書檔案管理的科技水平。

關鍵詞：大數據；文書檔案；信息化管理

大數據是互聯網發展的必然產物，能夠記錄企業在生產、經營過程中的重要數據，以便企業的管理者能夠發現更多商機。在網絡應用范圍不斷提高的前提下，企業就會產生更多的數據信息，加大了文書檔案管理的難度，所以將大數據技術應用在數據地管理中，為企業文書檔案管理工作提供更加便捷的方式，從而提高文書檔案管理工作的質量與效率，甚至能夠提高文書檔案的利用率。

1 大數據環境中企業文書檔案的管理內涵

在企業文化檔案地管理中，其內容主要包括動畫、錄像、圖案、圖片、文字等內容，并記錄了企業所有的發展經歷，如管理方式、優化策略、經濟活動、財務管理、人力資源管理等。同時，很多更具有價值與意義的文書信息都是在整理完成以后，由原本的信息與數據轉化而來，所以形成了最終的文書檔案。企業文書檔案的信息化管理工作實際上就是通過現代化的技術，對企業的所有信息進行收集、整理、儲存、傳送或者開發等，進而為企業的發展提供有價值的數據支持。在大數據的背景下，企業能夠利用電子信息技術，對文書檔案進行更加快捷化、便捷化地管理，提高管理工作的現代化水平[1]。

2 大數據環境中企業文書檔案信息化管理的方式

2.1 網絡化管理

在網絡高速發展的背景下，企業的文書檔案管理在信息化方面，已經初步實現了網絡化管理。具體而言，企業對文書檔案進行管理的過程中，采用計算機聯網的方式對其進行處理，進而形成了文書檔案的網絡化管理模式。基于數字化技術的基礎，企業能夠對不同類型、不同地區的大量信息、數據進行網絡管理，同時工作人員能夠以最快的速度查詢文書檔案信息，進一步實現企業信息的共享。例如：企業的母公司在上海，而分公司位于甘肅、福建，但是企業采用大數據技術對文書檔案進行了網絡化管理。所以，當母公司需要查詢子公司的檔案時，便能夠打破空間的限制，通過互聯網實時查詢相關信息，進而加強對子公司的管理。基于網絡管理，工作人員能夠通過網絡對文書檔案進行分類、查詢、儲存或者復制，從而能夠提高文書檔案管理質量與效率。

2.2 數字化管理

在傳統的文書檔案管理中，基本上以紙質材料為媒介，通過對企業中相關信息的地理、記錄以及歸檔，實現文書檔案管理的目的。但是，由于企業在發展的過程中會產生多種類型的文書檔案，并且其內容較為復雜，所以工作人員管理檔案的工作中需要承擔較大的壓力，因此很容易發生操作失誤，影響工作的質量。在大數據的背景下，企業以信息化的方式管理文書檔案，能夠從根本上避免上述工作中的問題。在信息化的管理工作中，工作人員以計算機為主要的管理工具，并以數字化的方式處理紙質文書檔案中的信息，最后以電子檔案的方式儲存在計算機中。通過這樣的管理方式，不僅降低了工作人員的工作量，還提高了文書檔案管理工作的精準性，為提高工作效率與質量奠定基礎[2]。

2.3 安全化管理

在網絡時代中，企業文書檔案管理的信息化程度不斷提高，而網絡化管理是主要的管理方式之一，正是由于這一原因，企業文書檔案的管理帶來了安全隱患。對此，在大數據背景下，企業應該加大對文書檔案安全化管理的重視程度，具體的操作為：

（1）加強安全管理。在文書檔案的安全管理中，應該從根本上避免工作人員在操作方面發生失誤，以便更好地保護企業文書檔案的完整性與精準性，從而提高信息化管理的安全性。同時，在管理工作中，管理人員應該采用恰當的方式避免黑客或者病毒的入侵網絡系統，以此來避免企業文書信息受損或者丟失；

（2）重視保密工作。對于企業而言，其發展的過程中會生成很多重要的數據信息，甚至直接關系企業的命運，因此應該對其進行保密管理。對此，在信息化的管理中，可以根據檔案自身的重要程度，對其進行保密、半公開或者完全公開的管理方式，從而提高檔案的安全性。

3 大數據環境中企業文書檔案信息化利用的途徑

3.1 對企業文書檔案進行加工處理

在大數據的背景下，應該對文書檔案進行初步地加工、處理，主要指的就是設計檔案的檢索方式，提高檔案的精準性，便于工作人員地查詢與處理。具體的處理方式如下：

（1）選擇恰當的檢索方式。由于企業中文書檔案的級別、類型以及內容較為繁雜，所以工作人員應該根據實際情況，選擇具有針對性的檢索方式，為日后地查詢、修改提供便利條件；

（2）對文書檔案進行分類。具體而言，企業的文書檔案包括、涉及的內容較多，并且類型較為豐富，所以在管理工作中應該根據文檔類型進行分類，如業務文檔、活動文檔、會議文檔等。完成文書檔案的歸檔工作以后，能夠在企業中形成完整的數據庫，便于日后的檔案查詢；

（3）實現數據的網絡連接。以企業中專用網、互聯網或者局域網等形式為基礎，對文檔進行連接，進而實現文檔信息地共享。

3.2 提供更多有價值的企業文書檔案

基于大數據的背景，企業能夠實現對文書檔案的信息化管理，即對所有重要、有價值的數據信息進行全面收集、整理、錄入以及儲存，而最終形成精確、完整的文書檔案，為企業未來的發展奠定基礎。在應用大數據技術的基礎上，計算機能夠對所有的信息進行高速處理，并能夠在根本上保證所有信息、數據的完整性、質量。通過這樣的管理方式，企業能夠在未來的一段時間內，對不同價值、多種類型的檔案信息進行恰當地處理，從而增加企業的信息的價值，并保證檔案內容的質量。總體而言，只有企業提供更多有價值的企業文書檔案，能夠增強檔案信息管理的機制，進而在企業內部構建高質量、更完整的數據庫，為企業的發展提供信息支撐[3]。

3.3 為文書檔案管理提供更便捷的方式

實際上，企業的文書檔案為企業發展服務，所以在大數據的背景下，企業實現了文書檔案的信息化管理，提高了檔案管理的科技化水平，滿足了企業的發展需求。另外，通過信息化的管理方式，能夠彰顯出文書檔案自身的特性，并通過視頻、網絡視頻或者電子郵件等方式，可以實現信息地傳輸，提高了文書檔案的利用率。同時，企業在為文書檔案管理提供更便捷方式的過程中，在一定程度上是實現了文書檔案開放式管理，為企業地發展提供更全面的信息，從而提高檔案管理的便捷性。

4 結語

綜上所述，將大數據技術應用在企業的文書檔案管理工作中，能夠適應并滿足企業的發展需求，促進企業穩定發展。以此為基礎，在文書檔案的管理工作中，實現了網絡化管理、熟悉化管理以及安全化管理，極大地提高了管理工作的信息化水平，同時企業在文書檔案的管理中對信息進行了初步處理，為管理工作提供了更多有價值的檔案與便捷的方式，為提高文書檔案管理的水平奠定基礎。所以，企業可以將大數據的管理方式應用在日常工作中。

參考文獻

[1]董志敏.基于大數據背景中企業文書檔案的信息化管理及利用分析[J].綠色環保建材，2017（02）：13.

[2]王耀波.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].辦公室業務，2016（20）：82.

[3]劉洋.大數據環境中科研院所文書檔案的信息化管理及利用[J].辦公室業務，2016（12）：178.endprint