電子商務檔案管理的實踐探討

部傲春

摘 要：電子商務是一種現代化的商業運營模式，借助電子手段來完成商業貿易活動，極大程度上提高了商貿活動的信息化和智能化水平，同時也為電子商務檔案管理工作提出了更高的要求。電子商務檔案信息形成與電子商務實踐活動當中，記錄了經濟主體活動當中的原始數據信息，已經突破了傳統紙質檔案管理的模式，借助電子檔案這一現代化媒介進行檔案管理，極大程度上提高了檔案管理的難度。本文將就電子商務檔案管理特征和管理實踐方法進行研究。

關鍵詞：電子商務；檔案管理；實踐方法

在互聯網迅猛發展的社會背景下，我們已經進入到了信息時代，在這樣的時代背景下電子商務成為商貿活動的重要手段，在商業貿易活動當中也在進一步拓展和廣泛應用。在電子商務發展過程當中產生了大量的經濟主體活動信息，也進一步促進了電子商務檔案的形成，為檔案管理提出了更高要求與標準，有效推進電子商務檔案的智能化管理成為必然發展趨勢。企業要加強對電子商務檔案管理特征的分析，并立足檔案管理實際提出優化電子商務檔案管理的方法。

1 電子商務檔案特征

1.1 信息自動生成

電子商務檔案當中記錄的是借助電子商務平臺產生交易雙方在互聯網當中開展經濟活動的信息與數據記錄，這些檔案信息資料都是在互聯網支持之下自動形成的，不具備人工識別和記錄的特征也不涉及人工操作。從電子商務交易活動的開始一直到結束，都是在虛擬網絡條件之下完成的，各個過程都被記錄在互聯網當中，最終形成電子商務檔案，并提出檔案管理的要求，所以信息自動生成是電子商務檔案突出的特征，使得電子商務檔案管理具備了特殊性。

1.2 信息存儲龐大

電子商務檔案的存儲方式是以電子檔案的形式存在，和傳統的紙質存儲方法千差萬別，不再單一的記錄交易活動的文字信息，也不是單一的用文字方式記錄下來，而是運用多樣化的信息呈現方式，如文字、視頻、圖片等將全部媒介信息記錄在案，信息的完整度很高，信息內容更是十分豐富。而且全部電子商務檔案信息資料會伴隨企業壯大和發展實現種類以及數量上的增長，受此影響電子商務檔案的信息存儲具有龐大性的顯著特征。

1.3 信息載體相關

在存儲電子商務檔案時，必須要借助一定的存儲介質，這一介質已經和紙質存儲產生了明顯的差別，突出的差異是無法直觀識別，同時也不可以人為的對其進行操作和修改。它是網絡化信息具有虛擬性的特征，只可以借助計算機系統完成數據采集到分析的一系列操作，由此可見，電子商務檔案的一個重要特征就是信息及其載體存在明顯相關性。

1.4 檔案內容復雜

電子商務構成本質實際上是系列性的字符串，電子商務當中涉及到的商貿往來信息是十分重要的，同時也存在著巨大的安全風險，這就需要對電子商務檔案進行加密管理，恰當運用加密技術保障檔案管理的安全性。尤其是機密性高的檔案，更是要提高加密程度，做到電子商務檔案信息的絕對保密，所以檔案的復雜性特征明顯。伴隨著信息時代的發展，企業對于電子商務檔案的重視程度逐步增加，也在檔案管理方面進一步加強保密力度，進一步增大了電子商務檔案的復雜性特征。

2 電子商務檔案管理的實踐方法

2.1 提高電子商務檔案管理意識

電子商務檔案涉及到的是企業與消費者在電子商務平臺當中進行商貿往來的重要數據與信息，這些信息對于企業的發展來說都是極其重要和寶貴的財富，所以必須要做好電子商務檔案的科學管理工作，提高檔案管理的有效性。增強電子商務檔案管理意識是優化檔案管理的基礎和前提條件，所以檔案管理優化的開始是管理意識的提升。第一，企業領導要深化對電子商務檔案管理的認識，意識到電子商務檔案管理以及檔案利用的價值，真正將檔案作為企業資產以及財富，將其作為企業戰略化發展和可持續進步的支持力量，并將思想認識和檔案管理的重視轉化成為實際行動，在電子商務檔案管理方面加大支持和管理力度，及時發現以及解決檔案管理當中的突出問題，奠定檔案創新管理的堅實基礎。第二，引導企業員工樹立良好的檔案管理意識，并號召廣大員工在日常工作實踐當中做好檔案的保護和管理，保護好企業知識產權，避免侵害客戶以及企業的切實利益，做好電子商務檔案的主動管理。

2.2 完善電子商務檔案管理制度

電子商務檔案管理是企業管理環節的重要組成部分，是企業管理體系完善健全的重要出發點和突破口，而且在企業的各項管理工作當中，電子商務檔案管理是關系企業穩定持續發展的關鍵性因素。電子商務檔案是否完整會直接影響到檔案能否得到有效保護。企業必須要做好全方位的電子商務檔案管理工作，設置專門的檔案管理機構，并配備專門的檔案管理人員負責對電子商務檔案信息進行收集、歸納整理和分析，并根據企業檔案管理的實際要求構建與企業發展實際將符合的檔案管理制度，推動電子商務檔案管理的制度化和規范化發展。在健全檔案管理制度的過程中，需要具體化的對電子商務檔案的各個工作流程給出明確要求以及規定，并且明確相關部門的權限與職責，將責任落實到人，規范有關人員的檔案管理行為，使得檔案管理實踐活動有法可依，有案可查，向科學化的檔案管理邁進。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質

電子商務檔案管理人員承擔著電子商務檔案管理的主要責任，而這些檔案信息關系到企業的生存發展，是企業重要機密與財富，這就要求檔案管理人員具備良好的管理素質，擁有極高的科學文化水平和組織協調素質，同時還需要對檔案管理、企業經營、網絡信息技術等有深刻的研究和極高的造詣，用極高的綜合素質服務與電子商務檔案的科學管理。為了滿足企業檔案管理的需求，企業要加強對檔案管理人員的教育培訓，有效適應新形勢下檔案管理創新發展的現實要求。在教育培訓當中要將專業素質教育和職業道德素養的培訓結合起來，提高檔案管理人員的責任意識和愛崗敬業觀念，同時要為檔案管理人員提供對外交流學習的機會與平臺，打造一支綜合素質過硬的電子商務檔案管理人才隊伍，更好的服務企業檔案管理，保障檔案的合理管理與利用。需要注意的是，在人才選拔和任用當中要用開放性的理念拓寬人才培養與引進的渠道，保障檔案管理工作具備良好的人力資源優勢。

2.4 健全電子商務檔案監管體系

電子商務存在著極大的時空距離，而且電子商務檔案信息具備復雜性、虛擬性和龐大性等突出特征，使得電子商務的檔案管理的特殊性更加的明顯，容易出現不同形式的檔案管理風險，從而對企業的穩定運營帶來不利影響。因此，企業必須要做好電子商務檔案的科學管理工作，特別是要注意檔案管理當中的監督，使得各項檔案管理工作可以在規范化程序之下運行。一方面，企業要根據電子商務檔案管理以及監督的現實需要構建完善的監管制度，確保監管制度的貫徹落實，推動企業電子商務創新發展。另一方面，企業要積極構建檔案監管機構，并設置專門的監管人員負責對電子商務檔案管理的全過程進行監督把控，將事前監督、事中監督和事后監督整合起來，最大化的發揮電子商務檔案監管體系的運行價值，徹底改變檔案管理的被動局面。

3 結語

隨著電子商務的迅猛發展，電子商務檔案管理的重要性逐步凸顯，以便能夠充分發揮檔案的利用價值，推動檔案管理的智能化和現代化發展。對此，企業要深化對電子商務檔案管理的認知，從根本上提高檔案管理意識，積極完善電子商務檔案管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質水平，不斷健全電子商務檔案監管體系，提高檔案管理效果，充分發揮與挖掘電子商務檔案價值。

參考文獻

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