電子商務(wù)檔案管理的實踐探討

部傲春

摘 要：電子商務(wù)是一種現(xiàn)代化的商業(yè)運營模式，借助電子手段來完成商業(yè)貿(mào)易活動，極大程度上提高了商貿(mào)活動的信息化和智能化水平，同時也為電子商務(wù)檔案管理工作提出了更高的要求。電子商務(wù)檔案信息形成與電子商務(wù)實踐活動當(dāng)中，記錄了經(jīng)濟(jì)主體活動當(dāng)中的原始數(shù)據(jù)信息，已經(jīng)突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，借助電子檔案這一現(xiàn)代化媒介進(jìn)行檔案管理，極大程度上提高了檔案管理的難度。本文將就電子商務(wù)檔案管理特征和管理實踐方法進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：電子商務(wù)；檔案管理；實踐方法

在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的社會背景下，我們已經(jīng)進(jìn)入到了信息時代，在這樣的時代背景下電子商務(wù)成為商貿(mào)活動的重要手段，在商業(yè)貿(mào)易活動當(dāng)中也在進(jìn)一步拓展和廣泛應(yīng)用。在電子商務(wù)發(fā)展過程當(dāng)中產(chǎn)生了大量的經(jīng)濟(jì)主體活動信息，也進(jìn)一步促進(jìn)了電子商務(wù)檔案的形成，為檔案管理提出了更高要求與標(biāo)準(zhǔn)，有效推進(jìn)電子商務(wù)檔案的智能化管理成為必然發(fā)展趨勢。企業(yè)要加強對電子商務(wù)檔案管理特征的分析，并立足檔案管理實際提出優(yōu)化電子商務(wù)檔案管理的方法。

1 電子商務(wù)檔案特征

1.1 信息自動生成

電子商務(wù)檔案當(dāng)中記錄的是借助電子商務(wù)平臺產(chǎn)生交易雙方在互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中開展經(jīng)濟(jì)活動的信息與數(shù)據(jù)記錄，這些檔案信息資料都是在互聯(lián)網(wǎng)支持之下自動形成的，不具備人工識別和記錄的特征也不涉及人工操作。從電子商務(wù)交易活動的開始一直到結(jié)束，都是在虛擬網(wǎng)絡(luò)條件之下完成的，各個過程都被記錄在互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，最終形成電子商務(wù)檔案，并提出檔案管理的要求，所以信息自動生成是電子商務(wù)檔案突出的特征，使得電子商務(wù)檔案管理具備了特殊性。

1.2 信息存儲龐大

電子商務(wù)檔案的存儲方式是以電子檔案的形式存在，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方法千差萬別，不再單一的記錄交易活動的文字信息，也不是單一的用文字方式記錄下來，而是運用多樣化的信息呈現(xiàn)方式，如文字、視頻、圖片等將全部媒介信息記錄在案，信息的完整度很高，信息內(nèi)容更是十分豐富。而且全部電子商務(wù)檔案信息資料會伴隨企業(yè)壯大和發(fā)展實現(xiàn)種類以及數(shù)量上的增長，受此影響電子商務(wù)檔案的信息存儲具有龐大性的顯著特征。

1.3 信息載體相關(guān)

在存儲電子商務(wù)檔案時，必須要借助一定的存儲介質(zhì)，這一介質(zhì)已經(jīng)和紙質(zhì)存儲產(chǎn)生了明顯的差別，突出的差異是無法直觀識別，同時也不可以人為的對其進(jìn)行操作和修改。它是網(wǎng)絡(luò)化信息具有虛擬性的特征，只可以借助計算機系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)采集到分析的一系列操作，由此可見，電子商務(wù)檔案的一個重要特征就是信息及其載體存在明顯相關(guān)性。

1.4 檔案內(nèi)容復(fù)雜

電子商務(wù)構(gòu)成本質(zhì)實際上是系列性的字符串，電子商務(wù)當(dāng)中涉及到的商貿(mào)往來信息是十分重要的，同時也存在著巨大的安全風(fēng)險，這就需要對電子商務(wù)檔案進(jìn)行加密管理，恰當(dāng)運用加密技術(shù)保障檔案管理的安全性。尤其是機密性高的檔案，更是要提高加密程度，做到電子商務(wù)檔案信息的絕對保密，所以檔案的復(fù)雜性特征明顯。伴隨著信息時代的發(fā)展，企業(yè)對于電子商務(wù)檔案的重視程度逐步增加，也在檔案管理方面進(jìn)一步加強保密力度，進(jìn)一步增大了電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性特征。

2 電子商務(wù)檔案管理的實踐方法

2.1 提高電子商務(wù)檔案管理意識

電子商務(wù)檔案涉及到的是企業(yè)與消費者在電子商務(wù)平臺當(dāng)中進(jìn)行商貿(mào)往來的重要數(shù)據(jù)與信息，這些信息對于企業(yè)的發(fā)展來說都是極其重要和寶貴的財富，所以必須要做好電子商務(wù)檔案的科學(xué)管理工作，提高檔案管理的有效性。增強電子商務(wù)檔案管理意識是優(yōu)化檔案管理的基礎(chǔ)和前提條件，所以檔案管理優(yōu)化的開始是管理意識的提升。第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要深化對電子商務(wù)檔案管理的認(rèn)識，意識到電子商務(wù)檔案管理以及檔案利用的價值，真正將檔案作為企業(yè)資產(chǎn)以及財富，將其作為企業(yè)戰(zhàn)略化發(fā)展和可持續(xù)進(jìn)步的支持力量，并將思想認(rèn)識和檔案管理的重視轉(zhuǎn)化成為實際行動，在電子商務(wù)檔案管理方面加大支持和管理力度，及時發(fā)現(xiàn)以及解決檔案管理當(dāng)中的突出問題，奠定檔案創(chuàng)新管理的堅實基礎(chǔ)。第二，引導(dǎo)企業(yè)員工樹立良好的檔案管理意識，并號召廣大員工在日常工作實踐當(dāng)中做好檔案的保護(hù)和管理，保護(hù)好企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)，避免侵害客戶以及企業(yè)的切實利益，做好電子商務(wù)檔案的主動管理。

2.2 完善電子商務(wù)檔案管理制度

電子商務(wù)檔案管理是企業(yè)管理環(huán)節(jié)的重要組成部分，是企業(yè)管理體系完善健全的重要出發(fā)點和突破口，而且在企業(yè)的各項管理工作當(dāng)中，電子商務(wù)檔案管理是關(guān)系企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵性因素。電子商務(wù)檔案是否完整會直接影響到檔案能否得到有效保護(hù)。企業(yè)必須要做好全方位的電子商務(wù)檔案管理工作，設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)，并配備專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)對電子商務(wù)檔案信息進(jìn)行收集、歸納整理和分析，并根據(jù)企業(yè)檔案管理的實際要求構(gòu)建與企業(yè)發(fā)展實際將符合的檔案管理制度，推動電子商務(wù)檔案管理的制度化和規(guī)范化發(fā)展。在健全檔案管理制度的過程中，需要具體化的對電子商務(wù)檔案的各個工作流程給出明確要求以及規(guī)定，并且明確相關(guān)部門的權(quán)限與職責(zé)，將責(zé)任落實到人，規(guī)范有關(guān)人員的檔案管理行為，使得檔案管理實踐活動有法可依，有案可查，向科學(xué)化的檔案管理邁進(jìn)。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

電子商務(wù)檔案管理人員承擔(dān)著電子商務(wù)檔案管理的主要責(zé)任，而這些檔案信息關(guān)系到企業(yè)的生存發(fā)展，是企業(yè)重要機密與財富，這就要求檔案管理人員具備良好的管理素質(zhì)，擁有極高的科學(xué)文化水平和組織協(xié)調(diào)素質(zhì)，同時還需要對檔案管理、企業(yè)經(jīng)營、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等有深刻的研究和極高的造詣，用極高的綜合素質(zhì)服務(wù)與電子商務(wù)檔案的科學(xué)管理。為了滿足企業(yè)檔案管理的需求，企業(yè)要加強對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，有效適應(yīng)新形勢下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的現(xiàn)實要求。在教育培訓(xùn)當(dāng)中要將專業(yè)素質(zhì)教育和職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)結(jié)合起來，提高檔案管理人員的責(zé)任意識和愛崗敬業(yè)觀念，同時要為檔案管理人員提供對外交流學(xué)習(xí)的機會與平臺，打造一支綜合素質(zhì)過硬的電子商務(wù)檔案管理人才隊伍，更好的服務(wù)企業(yè)檔案管理，保障檔案的合理管理與利用。需要注意的是，在人才選拔和任用當(dāng)中要用開放性的理念拓寬人才培養(yǎng)與引進(jìn)的渠道，保障檔案管理工作具備良好的人力資源優(yōu)勢。

2.4 健全電子商務(wù)檔案監(jiān)管體系

電子商務(wù)存在著極大的時空距離，而且電子商務(wù)檔案信息具備復(fù)雜性、虛擬性和龐大性等突出特征，使得電子商務(wù)的檔案管理的特殊性更加的明顯，容易出現(xiàn)不同形式的檔案管理風(fēng)險，從而對企業(yè)的穩(wěn)定運營帶來不利影響。因此，企業(yè)必須要做好電子商務(wù)檔案的科學(xué)管理工作，特別是要注意檔案管理當(dāng)中的監(jiān)督，使得各項檔案管理工作可以在規(guī)范化程序之下運行。一方面，企業(yè)要根據(jù)電子商務(wù)檔案管理以及監(jiān)督的現(xiàn)實需要構(gòu)建完善的監(jiān)管制度，確保監(jiān)管制度的貫徹落實，推動企業(yè)電子商務(wù)創(chuàng)新發(fā)展。另一方面，企業(yè)要積極構(gòu)建檔案監(jiān)管機構(gòu)，并設(shè)置專門的監(jiān)管人員負(fù)責(zé)對電子商務(wù)檔案管理的全過程進(jìn)行監(jiān)督把控，將事前監(jiān)督、事中監(jiān)督和事后監(jiān)督整合起來，最大化的發(fā)揮電子商務(wù)檔案監(jiān)管體系的運行價值，徹底改變檔案管理的被動局面。

3 結(jié)語

隨著電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，電子商務(wù)檔案管理的重要性逐步凸顯，以便能夠充分發(fā)揮檔案的利用價值，推動檔案管理的智能化和現(xiàn)代化發(fā)展。對此，企業(yè)要深化對電子商務(wù)檔案管理的認(rèn)知，從根本上提高檔案管理意識，積極完善電子商務(wù)檔案管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，不斷健全電子商務(wù)檔案監(jiān)管體系，提高檔案管理效果，充分發(fā)揮與挖掘電子商務(wù)檔案價值。

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