醫院醫療設備檔案的管理與歸檔

吳法長

摘 要：醫療設備檔案管理是反映醫療設備管理水平的一種重要因素，也是醫院檔案管理的一項重要內容。醫院醫療設備檔案管理水平的高低會對醫院的醫療質量、經濟效益、決策發展以及社會影響產生直接性的影響。

關鍵詞：管理；醫院；歸檔；醫療設備檔案

1 醫療設備檔案的作用

醫療設備檔案的作用主要體現在以下三方面：

其一，便于對醫院設備進行維修和保養。依托醫療設備檔案瀏覽設備的完好率、維修率、技術情況、報廢率以及利用率，以事先報告并敦促相關維修科室維修醫療設備。同時，要將設備運行情況歸入到設備檔案管理范疇；盡管存在一定難度，但如果能將其做到位即可實現醫療設備檔案管理服務范疇的延伸與拓展。比如部分科室為得到更多的短期效益，長期使用使用率較高的醫療設備，一旦其出現故障，其維修難度相當高。部分設備由于維修費用高被提前歸入到報廢范疇，導致醫院經濟受損嚴重，病人診斷治療也會由此受到影響。

其二，通過建立醫療設備檔案，有助于做好醫療設備購置工作。依據功能，醫療設備可分成治療設備、診斷設備以及輔助設備。醫療服務的需求首先體現在設備檔案上，它是反映醫療需求的重要因素，可以為臨床科室是否需要進行設備更新提供借鑒。通過瀏覽設備檔案，可清晰的看到哪些可以設備暫時不購、哪些急需采購、哪些要停購等這些信息。設備檔案需充分發揮出自身具備的有效效用，借助現有的醫療設備檔案體系明確設備是否已購置，防止出現重復采購的情況，從而減少成本，推動醫院的發展。

其三，有助于增加醫院技術人員對設備檔案知識的了解。通過擴大對檔案知識宣傳的方式，醫療技術人員可進一步了解檔案相關知識、設備檔案的種類、范疇以及為社會提供服務的渠道。在使用設備時，要重視檔案資源潛在的知識價值，不斷積累并儲存原始資料，從而有助于儀器設備的正常運作，充分發揮出其效用。

2 醫療設備檔案的歸檔內容

醫療設備檔案的歸檔內容大致涵蓋了設備申購過程中產生的管理性文件、設備的隨機文件以及設備運行過程中累積的文件。一個完整的醫療設備檔案主要有以下內容：投標邀請書、開箱、維修記錄、招標公告、論證報告、隨機文件、設備轉讓、移交、報廢、中標公示、調試、合同、中標通知書、設備購置申請、招標報告表等這些資料。而那些享受國家免稅政策的進口設備既包含前文提及的資料，還涵蓋了海關免稅證明、質量保證書、報關單、商檢報告、機電設備進口證明以及外貿合同等。

3 醫院醫療設備檔案的管理與歸檔的措施

3.1 強化歸檔意識，構建并完善設備檔案管理制度

其一，要實施標準化管理。目前，設備檔案管理正被逐步納入到醫療質量目標管理制度中，自檔案的整理、收集至最后的歸檔、傳至計算機，這整個流程都有嚴格的規定，卷內目錄、案卷目錄的書寫、檔案的編號、內容分類均滿足設備檔案的相關標準與規定。其二，制度化管理。檔案工作能否做到位，在很大程度上取決于制度建設。因此，要制定完善的設備檔案收集制度，從而保障檔案的完整性。同時，要構建完整設備檔案的借閱和使用權限制度，對設備檔案的查閱實施嚴格管控，堅決杜絕非技術人員在沒有通過批準的情況下瀏覽設備檔案信息，提高設備檔案的保密性與安全性。其三，科學化管理。檔案管理者需要具備現代化計算機的實際操作能力，并采取多元化的培訓方式優化知識結構，來提升專業素質水平與技能水平；同時采取科學化管理的方式，來實現醫療設備檔案的資源共享與優化整合。

3.2 強化力度進行收集人員隊伍建設，將檔案收集工作做到位

擁有一支業務水平過硬、政治覺悟高的收集人員隊伍是做好收集工作的首要條件。所以，要提高收集人員的責任感與事業心，醫院應注重收集人員的業務學習與理論教育，使其牢記收集工作的基礎知識，提高工作能動性，從而做好對信息進行收集、開發、研究工作。此外，檔案部門要積極主動的進行檢查與督促，以有效保障收集工作達到要求。

3.3 確定醫療設備檔案的歸檔范圍

依照醫院當前的實際情況以及醫療設備檔案的相關管理規定，醫療設備檔案的歸檔工作主要包含以下兩方面內容，即：設備運行時累積的文件以及設備申購時產生的管理性文件，此類資料通常都是依據年度歸入到設備檔案中的。在設備申購至安裝使用這一整個流程中所產生的材料，設備管理人員均應積極的做好收集歸整工作，然后再送至醫院檔案室留存。與此同時，對相關材料進行復印，派發到使用科室手中，使設備操作者都知悉設備檔案的歸檔要求與內容，自覺的與檔案部門協調配合開展工作，從而將資料歸檔工作做到位。

3.4 制定法規，為收集工作的正常開展提供保障

要確保檔案事業實現穩健發展，必須依賴于法制與科學，二者缺一不可。對醫院檔案事業的發展而言，法制的基礎并不牢靠，法制建設面臨著較大的阻礙，我國迫切需要進行法制建設，不斷完善法制。由于封建社會的影響，人治思想在我國深入人心，人們早已習慣依據文件辦事、領導拍板、權大于法、政策變化迅速，有法不依、無法可依的問題經常出現。尤須指出的是，目前很多基層醫院檔案管理工作依舊無法妥善的處理好的一些經費問題以及一些業務問題等，這些均可從法律方面挖掘到根源。要想有效促進檔案事業的發展，一定要積極的走法制化道路，提高醫護人員的法制意識與法制觀念，引導并監督醫護人員了解、運用和掌握法律。而在開展檔案工作過程中，要嚴格依照《檔案管理規范》與《檔案法》出臺與醫院實際相符的、可行性高的歸檔制度，為開展歸檔工作提供法律依據。通過制定歸檔制度，一方面能在制度層面確保檔案室能夠定期獲取到許多歸檔資料，進一步明確歸檔時間、范疇、材料的質量規定。另一方面，可以對醫護人員起到制約效果，為開展檔案收集工作提供保障。

3.5 加強信息化網絡建設

在開展醫院信息化建設工作過程中，重點強化設備檔案網絡管理，實現動態電子檔案，把所有科室的網絡連接起來，實現對科室醫療設備使用信息的全天候在線瀏覽。同時，各個科室要及時補充缺失的信息和沒有及時存檔的資料。借助固定資產電子臺賬，設備采購人員在采購新設備時能有章可循，從而能有效降低盲目采購問題的出現概率；設備維修人員可以此獲取到設備技術狀態等信息。通過信息化網絡，能大大提高相關人員的辦事效率及工作成效，減少資源的消耗量。此外，還可以實現資源的共享與共用，從而提升醫療設備檔案歸檔的效率。

3.6 醫院管理部門與檔案管理人員要做好立卷歸檔工作

目前，部分基層醫院依舊存在醫院管理部門和檔案管理人員溝通不到位、工作拖延嚴重的問題。經過長時間的積累，一定會影響到醫院工作的正常開展。因此，一方面要重點抓好各項檔案管理制度建設工作；另一方面要出臺崗位責任制，責任到個人，確定檔案管理人員的工作職責，防止出現責任推諉的問題。此外，檔案管理人員需要及時與管理部門進行溝通，管理部門應針對立卷歸檔工作予以檢查與指導，綜合運用集中培訓和個別指導的手段，定期針對檔案管理人員進行培訓輔導，從而提升其檔案業務水平，確保立卷工作得以在規定時間內完成。

4 結語

檔案管理是信息管理的關鍵一環，在醫院管理、醫療等領域醫療設備發揮著十分重要的影響。隨著法制建設的日趨完善以及社會的高速發展，社會對醫療設備檔案管理提出的要求越來越高。領先的醫療設備是確保醫院臨床以及科研等工作得以正常有序發展的重要基礎，設備是否可以得到高效利用主要取決于醫療設備檔案的管理工作是否做到位。構建完善醫療設備檔案制度，實施高效管理，可以充分發揮醫療設備檔案的服務效用，不僅能為患者提供優質的服務，而且能增加醫療設備創造的效益，改善醫療技術的水平，從而有利于推動醫院業務的發展。endprint