新時代下城鄉居民基本養老保險檔案管理存在問題及其對策研究

摘 要：城鄉居民基本養老保險是涉及到廣大城鄉居民的切身利益的一項民生工程，其業務檔案是對參保對象個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受待遇的重要依據。近年來，城鄉居保業務檔案管理工作取得積極進展，為城鄉居保業務經辦工作健康發展奠定了堅實的基礎，但實際管理過程中存在諸多困難和問題。本文針對城鄉居民基本養老保險業務檔案管理中存在問題進行探討，并提出了有針對性的對策。

關鍵詞：城鄉居民；養老保險；檔案管理；對策

前言

城鄉居民基本養老保險檔案管理是經辦工作基礎環節，更是檢驗經辦工作質量的證明書，推進檔案、業務融合協調發展是提升經辦管理水平的必由之路。目前城鄉居民社會養老保險檔案建設還不完善，隨著工作實踐的開展，發現了一些業務檔案管理工作方面有待解決的困難和問題。

1 當前在城鄉居民基本養老保險業務檔案管理工作遇到問題

1.1 業務檔案規范化程度不高

業務經辦人員收集、整理業務檔案較隨意，制度、辦法、規程形同虛設，存在業務檔案的材料不齊，簽章不全，書寫不規范；全宗卷內容不完整；業務經辦過程中檔案材料移交手續不全等。

1.2 檔案管理人員專業性有待加強

目前很多城鄉居民基本養老保險檔案管理人員都是業務經辦人員兼職，專業性不強，面對繁瑣、復雜、零散的立卷歸檔工作很難勝任。檔案管理工作看似很簡單，但事實上，檔案管理是一項專業性很強的工作，需要既懂得檔案管理又掌握信息技術的復合型管理人員。

1.3 檔案服務利用成效低

城鄉居保業務檔案屬于一次性組卷、組盒、入柜，保管期限內幾乎原封不動入庫保存，未足夠重視檔案服務利用。參保人員通過信息系統查詢到權益記錄所在案卷號、盒號、柜號，再到檔案室實地翻閱紙質檔案，才能知曉自己權益記錄，查詢只涉及簡單查詢，不能做到原文檢索，存在服務利用成效低、服務利用登記流于形式等現象。

1.4 檔案管理信息化建設有待加強

目前檔案管理軟件未完整實現立卷、錄入、組卷、卷內目錄、檔號一步完工，存在信息化程度不高、容錯性差、管理流程復雜、數據安全性低等現象，不能滿足城鄉居民基本養老保險檔案海量的建庫和信息化工作需求。

2 優化城鄉居民基本養老保險業務檔案管理工作的對策建議

2.1 增強業務檔案規范化建設

檔案建設專業化、規范化是提升檔案管理水平的重要前提。具體工作如下：1）實行經辦人員全員檔案管理培訓，提高檔案管理意識和技能；2）遵循“誰經辦誰整理，邊經辦邊整理”的工作原則，實現檔案工作日常化；3）規范執行檔案管理辦法，制定并落實城鄉居保業務歸檔、移交制度、保管、借閱利用制度、鑒定、銷毀制度、庫房管理與設備維護使用制度等一系列管理制度；4）采用“年度—業務環節”的方法對業務檔案進行分類、整理、組卷，歸檔；5）做好檔案統計分析工作。

2.2 增強對檔案管理人員的培養

不管以何種方法進行檔案管理，人始終是檔案管理中最終執行者和責任者。因此，要加強對檔案管理人員的培養，定期安排檔案管理人員參加檔案培訓會，組織參加國家級檔案專業技術資格考試，取得中級專業技術資格證書，強化檔案管理相關繼續教育，加強新老檔案管理員之間、兄弟單位檔案管理員之間的經驗和技能學習交流，同時強化檔案信息化技術的學習與應用，利用互聯網思維進行檔案信息化建設，充分利用所學所見提高檔案管理效能。

2.3 加強檔案服務利用

搞好檔案服務利用，是做好檔案工作的根本目的和任務，是檔案工作持續發展的基礎。可以采取如下對策：一是強化檔案服務利用宣傳，通過政策下鄉、集中宣傳月、日常業務經辦等渠道向參保對象灌輸檔案實現“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”意識，讓參保群體知曉通過查詢檔案維護個人權益，比如，當系統內身份證、姓名、地址錄入系統錯誤，查閱檔案可修改錯誤信息；其次是特殊人員身份查證，如有的參保人在參保時提供了殘疾證明，殘疾等級與殘聯提供不一致的，需查閱原始資料；二是規范檔案服務利用管理，建立規范的全宗卷，編制全引目錄、案卷目錄。建立并落實內外移交、借閱登記手續和利用反饋制度，檔案利用者，需要復印檔案資料，須由檔案管理人員辦理，檔案查閱完畢要及時填寫《業務檔案利用登記單》。

2.4 強化檔案管理信息化建設

依據檔案管理辦法進行系統檔案流程重構與改進，實現檔案流程管理自動化與信息化，滿足業務檔案海量的建庫和信息化工作需求，著力實現立卷，錄入、組卷、卷內目錄、檔號編排一步完工，應建、已建、未建檔人員一目了然，大大提高了工作效能。檔案管理信息化建設應采用先進的數字化技術與流程及存儲技術： 1）采用流水線作業方式。按照工作流程將各個工序細化與規范化，做到分工明確，各個工序相互銜接，環環相扣，工作中互相配合與支持，提高工作效率；

2）運用數字化編碼技術管理檔案。在檔案管理系統中采用數字化編碼技術，組卷完成，自動生成檔案號、卷號、盒號，系統打印卷內目錄、案卷封面、卷內備考表，自主導出案卷目錄電子檔案；3）紙質檔案數字化管理。利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等，將紙質業務檔案進行數字化掃描，以檔案號為索引號，以PDF或DOC格式存入數據庫；4）采用先進存儲設備。利用磁盤陣列技術，建立專業數據服務器，實現數據定期備份維護。

3 結語

城鄉居民基本養老保險發展直接關系到全社會的和諧穩定，做好檔案管理對于城鄉居民基本養老保險制度持續發展具有重要作用，因此，本文針對城鄉居民基本養老保險業務檔案管理中存在問題進行分析，提出促進城鄉居民基本養老保險檔案管理發展的具體對策，包括檔案管理相關人才培養、檔案服務利用和檔案管理信息化建設等，為我國城鄉居民基本養老保險檔案的科學有效管理提供參考。

參考文獻

[1]省人社廳關于印發《安徽省城鄉居民社會養老保險業務檔案管理辦法（試行）》的通知[Z].皖人社發﹝2013﹞36號.

[2]童正花城鄉居民社會養老保險檔案信息化管理存在問題及建議[J].卷宗，2017（16期）.

[3]孫偉棟加強城鄉居民社會養老保險檔案管理信息化建設之我見[J].當代青年（社科論壇），2015.08.

作者簡介

范世貴（1982-），男，漢，安徽省滁州市全椒縣，助理工程師，研究方向：城鄉居民基本養老保險檔案管理。endprint