基于新形勢下醫院檔案管理現代化的問題及相應對策

吳楊

摘 要：檔案管理在醫院管理中占有重要地位，在經濟與科技發展的新形勢下，必須加快醫院檔案管理現代化進程，提高檔案管理成效。本文首先對醫院檔案管理現代化進程中存在的主要問題進行分析，包括資金供應問題、軟硬件設施的落后問題、以及管理效率低下問題等。在此基礎上，對醫院檔案管理現代化提出幾點建議對策。

關鍵字：新形勢背景；醫院檔案管理；現代化發展

醫院檔案管理是醫院管理的薄弱環節，與其重要性嚴重不符，由此導致檔案信息利用率低下，對醫院正常的運轉效率產生了嚴重影響。在我國經濟體制的轉型發展和信息技術快速發展背景下，醫院檔案管理現代化是其必然發展趨勢，積極運用先進的管理思想和管理技術，可以提高醫院檔案管理水平，從而為患者提供更加優質、高效的服務。因此，有必要對檔案管理現代化進程中存在的問題進行分析，從而找到有效的解決對策。

1 醫院檔案管理現代化進程中存在的主要問題

1.1 檔案管理缺乏重視，資金投入嚴重不足

長期以來，醫院檔案管理缺乏重視，特別是在地方中小型醫院中，醫院領導對檔案管理工作的認識不足，存在重業務、輕檔案管理的現象。在此影響下，檔案管理人員配置不足，資金投入緊缺，影響了醫院檔案管理的現代化進程。在部分醫院中，檔案管理工作流于形式，僅在上級檢查時做做表面文章。醫院領導人員在資金投入規劃中，認為檔案管理浪費資源，盡可能的壓縮檔案管理投入資金，資源分配嚴重缺乏合理性。檔案管理人員也缺乏現代化管理意識，仍采用傳統方式開展檔案管理工作，自身缺乏職業認同感。從上至下都存在醫療水平才是醫院工作成績代表的認識偏差，檔案管理僅作為一項輔助性工作開展[1]。

1.2 軟硬件設施落后，人員專業素質偏低

在檔案管理意識缺失和資金投入缺乏的影響下，檔案管理工作的軟硬件基礎設施更新緩慢，無法為現代化管理模式的實施提供保障。從設備配置情況來看，許多醫院未配置足夠的信息化管理工具，傳統的紙質檔案管理也缺乏硬件條件，一些重要的檔案資料整理和存放不規范，容易出現丟失或損壞的現象。過于陳舊的信息化管理設備已經無法滿足新形勢下醫院檔案管理工作的需要。此外，還缺乏對檔案管理軟硬件設備的維護管理。由于管理隊伍的整體素質偏低，缺乏具備信息化技能的復合型人才，醫院檔案管理信息化發展舉步維艱[2]。

1.3 檔案管理效率低下，現代化水平亟待提升

檔案管理工作是一項復雜的系統性工作，對檔案資料的完整性和安全性有嚴格要求，需要建立規范化的管理流程，確保檔案管理效率。從醫院檔案分類來看，包括行政文書類檔案、會計檔案、病例檔案、聲像檔案和實物檔案等。由于檔案管理制度的缺失、缺乏有效的管理方法，檔案管理工作人員面對復雜的檔案管理工作常感到束手無策，在檔案資料整理、分類和保管過程中，都容易出現問題。醫院檔案管理現代化進程緩慢，檔案管理效率低下，必須盡快采取有效的解決措施，提高醫院檔案管理水平。

2 新形勢下醫院檔案管理現代化發展對策

2.1 明確醫院檔案管理現代化的內涵

醫院檔案管理現代化是在檔案管理過程中，充分利用科學的管理方法和現代化技術手段，提升檔案管理工作效率與成效。檔案管理現代化發展具有四層含義：（1）在檔案收集階段，確保數據資料采集的及時性，運用現代化技術對原始資料進行采集、整理和歸檔，確保檔案建設質量；（2）在檔案的保管和調用階段，確保檔案管理的標準化和制度化，通過建立統一的管理標準，確保管理制度上傳下達和有效執行，為檔案使用安全提供保障；（3）實現檔案數字化存儲，借助計算機軟硬件工具，構建數字資源信息庫，更新檔案載體，提高檔案管理效率；（4）實現檔案網絡化利用，發揮網絡的信息傳遞優勢，支持遠程管理和快速查詢，提高醫院業務辦理效率。在現階段的醫院檔案管理現代化發展過程中，首先要明確檔案管理現代化的內涵，把握好改革發展的總體方向。

2.2 健全管理體系，加強隊伍建設

與傳統檔案管理相同，現代化檔案管理的實施也需要一套健全的制度體系提供保障，成為開展各項檔案管理工作的指導依據。應針對醫院檔案管理現代化的要求和特點，對原有制度加以完善，健全有關信息化管理和網絡化管理的流程規定。做到檔案管理有章可循，確保各項工作的有序開展。

在此方面，安寧市人民醫院對檔案管理職責和檔案管理內容進行了明確劃分。由院辦負責院級檔案的信息化建設工作，并總領醫院檔案現代化發展進程。在各科室內指定專門的檔案信息化建設負責人員，對部門文件材料、人員檔案和病例檔案進行統一管理。嚴格控制檔案調用權限，利用信息化管理的身份識別功能，將管理責任落實到個人，出現紕漏時，按照相關規定具體操作人員進行嚴肅處理。通過信息化檔案管理制度和監管制度的配套實時，共同確保檔案管理工作的有序進行。

此外，為提高醫院檔案管理人員的專業素質，醫院積極為員工提供外出學習和調研機會，幫助檔案管理人員提高專業技能，掌握必備的信息化應用技能，從而充分發揮現代化技術設備的作用，促進檔案管理效率的提高。

2.3 加大資金投入力度，引進先進技術手段

積極引進現代化管理技術是醫院檔案管理現代化的重要前提，醫院檔案管理應在明確改革目標、健全相關制度的基礎上，加大資金投入，盡快更新落后的軟硬件設備，確保設備的功能和性能符合現代化管理技術的應用要求。現代化管理技術以計算機及配套設備為基礎，以計算機軟件和網絡通信工具為依托，通過信息化管理系統的高效運行，實現檔案管理自動化，提高檔案信息的交互性。針對醫院檔案管理復雜性的特點，應積極引進大數據技術，實現信息數據的海量存儲與處理，利用虛擬現實技術構建立體化檔案管理模型，幫助檔案管理人員快速掌握檔案管理的關鍵信息，提高檔案利用效率。此外，應將檔案管理系統納入醫院信息化平臺，實現檔案信息一體化管理，提高檔案信息的共享性，充分發揮檔案資源價值。

2.4 實現檔案網絡化管理

醫院檔案網絡化管理主要應從以下幾個方面著手：（1）文書檔案管理網絡化，將接收到的文件進行計算機登記，按批辦次序在網絡上傳閱，設定傳閱時間，若超過時間仍未返回，則自動發出提示信息，加快文件處理速度；（2）人事檔案管理網絡化，根據當下人事管理特點，建立網絡化管理流程，實施動態管理，及時處理檔案變更事物，便于部門負責人了解人事變動；（3）病歷檔案管理網絡化，運用計算機的綜合查詢分析功能，對醫療信息進行分類匯總，便于各科室人員查詢，為患者提供更加快速的醫療咨詢服務。

3 結束語

綜上所述，醫院檔案管理現代化是其必然發展趨勢，加大資金投入，積極引進現代化技術，可以促進醫院檔案管理效率的提升。針對醫院檔案信息化管理的特點，完善相關制度，落實管理責任，可以確保檔案現代化管理的有序進行，為檔案管理效率及檔案資料安全提供保障。

參考文獻

[1]柳慧超.新型勢下檔案管理的發展趨勢[J].才智，2016，（16）：278.

[2]朱進.高校檔案管理工作存在的問題及對策探析[J].河北工程大學學報（社會科學版），2015，32（04）：49-50.endprint