人力資源管理視角下的高校人事檔案管理工作

高霞

【摘 要】高校在對人事檔案進行管理時，需要結合現代人資管理相關理論。以人力資源相關理論為基礎，對檔案管理的模式、方法、人員等進行優化。論文主要就人資管理這一背景下高校對其人事檔案的管理進行探討分析，并對改善檔案管理相關對策進行總結，希望為改善該項工作作出貢獻。

【Abstract】In the management of personnel files， colleges and universities need to combine the related theories of modern human resource management. Based on the theory of human resource related， the model， method and personnel of archives management are optimized. The paper mainly discusses and analyzes the management of the personnel files in the university under the background of human resource management， summarizes the countermeasures to improve the management of archives， and hoping to contribute to the improvement of the work.

【關鍵詞】人力資源管理；高校；人事檔案管理

【Keywords】 human resource management； colleges and universities； personnel file management

【中圖分類號】G647 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）12-0036-02

1 引言

高校中的人事檔案主要是對職工經歷及其各項表現進行反映，并利用文字等形式進行記錄的資料。而人資管理可以將個人當成資源，并對其進行相應的開發與維護等，確保組織、個人協同地發展。人資管理將人才視作高價值資源，而檔案管理若引入該項理論，可以強化高校在人資方面的規劃水平，確保高校實現順利轉型。

2人力資源管理相關特點概述

現代化的人資管理通過各項科學方式來合理地對人力進行培訓與調配，從而使人、物能夠實現最佳配比，將人才價值充分發揮出來。其特點如下：

2.1 動態特征

首先，人資管理將人當作工作的本位，利用動態化的調節與相應的資源開發相匹配，對管理體系進行實時地優化，從而確保管理可以緊跟時代，推動企業經濟、社會效益等的獲得。

2.2 戰略特征

人資管理重視對“人力”的開發與產出。現階段，人力資源業已成為市場競爭中的關鍵資源。企業若想進一步尋求發展，必須將該資源作為其前途投資進行重視。而人力資源也在管理中逐步成為核心資源。

2.3 前瞻性較強

對企業而言，進行投資決策或者是預算時，并不能將短期的節省作為其制定的目的，必須在相應計劃期段內尋找最佳產出的方式。人資管理很多時候必須站在投資角度考慮，要更多對吸引、培養人才等方面進行投入，并實時關注其預期的價值。

3 高校中人事檔案相關特點及其人資價值

3.1 人事檔案管理基本特征

首先，共享、公開是檔案管理最突出的特點。在人資管理環境下，檔案管理必須確保高校內部單位間或者是本人能夠對相應人事檔案進行查閱，使部門或者是本人對諸如獎懲、受教等情況進行系統了解，從而將檔案在輔助人資管理方面的職能進行有效發揮。

其次，該項管理內容兼具全面性以及個性。以往人事檔案主要根據相關人事標準對檔案進行分類，而這已無法滿足人資管理對檔案管理提出的新需求。檔案部門需要重視對諸如業績、貢獻等可有效反映能力、素質水平的資料進行收集，從而確保人事檔案可以為人資管理提供有效支持。

再次，檔案內容十分真實，并進行著動態更新。人事檔案可以很好地對當事人諸如思想與學習等方面進行真實反映，同時其生命力也較強。一般來說檔案內容在每年或學期內進行充實，確保內容可以得到動態更新。

3.2 檔案管理所含有的人資價值

3.2.1 人事檔案記錄著干部成長

檔案可以對教師、干部等各方面進行真實記錄，借助人事檔案能夠幫助干部對其人生軌跡進行客觀評價，并可以對其潛力進行深入預期，從而為發揮人才價值打下基礎。此外，高校內部人員應對檔案進行充分利用，要捕捉到教師等人才的優勢，對其內在潛能進行深入挖掘，這對于高校進一步進行人資開發與選拔人才等方面有著重要意義。

3.2.2 可作為對干部進行認識與評價的依據

人事檔案記錄著當事人各項實踐活動，它是對不同時期的積累，可以對其成長過程進行客觀記錄。因此，高校在選拔人才時，可以把檔案的查閱和實際進行有效結合，確保二者實現協同作用，從而能夠對人才素質等進行全面評價。同時，檔案管理還可以為其他單位對人才信息的了解提供方便，可以使其深入了解人員以往經歷，從而使人事部門可以對人才進行最優化地調配。高校內部人事檔案諸如真實性等特征，使其在人資管理中發揮著關鍵作用。而對檔案管理不斷進行健全與完善，可以有效地加入人資的開發程度。

4 人資管理背景下改善檔案管理的有效對策

4.1 對管理模式不斷規范與優化

檔案管理必須以社會需要為基礎，不斷規范、科學地優化管理工作。高校中的管理部門、人員需要轉變以往對檔案的管理模式，要強化開發人事檔案價值的力度。檔案部門必須以學校目標、人事工作等實際需求為基礎，使檔案管理主動地對高校發展需求進行適應。在做好基本情況收集工作的同時，定期對檔案進行補充，要與各學院保持聯系，要求其做好檔案資料的遞交工作，確保新資料可以及時追補與充實。此外，對檔案相關內容、結構等進行豐富，及時補充諸如選拔、聘任、考核等方面的材料。第三，要從檔案管理規律出發，對諸如管理手段較為落后等問題進行處理，避免檔案記錄產生不必要的重復交叉，并對部分檔案信息進行充分融合，確保檔案信息可以得到優化，提升檔案管理的效率。

4.2 管理方式上需要更為系統

高校對于人事檔案的管理需要更為全面、動態化，檔案內容要對其各階段真實經歷進行表現，要在體現諸如品行等個人特點的同時，對其專業技術進行真實反映。此外，檔案管理要對時代內容進行相應補充，多納入可以對個人特色進行反映的內容，這些可以是與誠信度有關的材料，例如個人信用等，還可以為各項考核材料，要對這些材料進行及時地歸檔操作，從而真正實現檔案管理的全面、動態化。使人事檔案可以對所有信息進行準確反映，并可查找到其各階段真實狀況。

4.3 管理方法改善要基于信息化

該措施主要是將諸如信息技術等現代科技運用在對檔案進行處置、管理等工作上，從而提升檔案的有效性。因此，高校要強化對相應數據庫的建設，使檔案管理逐步邁向數字化，并將軟件查詢等功能進行發揮，使檔案內涵可以不斷擴大，保證高校可以更為公正、合理地進行諸如職稱晉升、聘用職工等工作。高校可以建立個人的電子檔案和網絡管理體系。通過該檔案系統可以將單位與社會進行緊密結合，建立起較為完善的整體信息機構，從而逐級地對檔案進行管理、維護。

5 總結

現階段，高校對人事檔案進行管理，必須要站在人資管理角度，將以往檔案管理的重心由“事”轉到“人”上面，要將檔案在人資開發中的價值進行挖掘，結合檔案和人力資源的特點，規劃檔案管理模式，對檔案信息進行及時豐富，使該管理實現分層級的更新、維護，在提升人事檔案查詢效率以及推動高校轉型等方面發揮積極作用。

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