“互聯網+”時代下檔案管理存在的問題與對策

摘 要：有賴于信息技術與創新2.0的迅猛發展，“互聯網+”計劃逐漸應用到各個傳統行業中。檔案管理工作也由此變得更為高效和便捷，除了能完成傳統的檔案存儲的功能以外，還能對檔案數據進行深度挖掘，找出數據間存在的聯系進一步為管理者提供決策依據。

關鍵詞：互聯網+；檔案管理；解決對策

隨著信息通信技術的不斷進步，網絡在信息的傳播、存儲以及分析處理過程中都扮演著愈加重要的角色，只有借助信息技術和互聯網平臺，各個傳統行業才能完成變革性地發展與創新。就如在檔案的管理工作中，檔案數量的數不勝數再加上管理內容的紛繁復雜使得這項工作離不開互聯網平臺，所以為了使檔案管理工作很好的服務于用戶，對“互聯網+”的引進已勢在必行。但就目前來說，引入“互聯網+”后的檔案管理工作還存在一些不成熟的地方。

1 “互聯網+”時代下的檔案管理概述

“互聯網+”是網絡技術不斷進步的成果，是在創新2.0推動下發展起來的知識社會新形態，“互聯網+”同時也是我國文化科技未來發展的風向標。社會的發展和技術的進步催生了創新2.0，而同時創新2.0則又加快了信息技術的演變與新技術的形成，推動大數據、云計算等信息技術與各個領域緊密結合，使信息技術更好的服務于人們的生產和生活。簡而言之，“互聯網+”是在依托于創新2.0并在先進的信息技術推動下發展而來的。“互聯網+”模式中的符號“+”其實是指傳統的各個行業和領域，但在檔案管理中引入“互聯網+”并不只是將互聯網和檔案管理簡單的結合在一起，而是通過利用網絡信息技術來完成檔案管理工作的互聯網化進而形成一個全新的發展狀態。

2 “互聯網+”時代下檔案管理存在的問題

（一）管理理念亟待轉變

近年來，我國的檔案管理模式產生一定轉變，已經從單純的檔案存儲向對檔案數據的挖掘轉變，建立了信息化的檔案管理系統。但一直受制于傳統觀念，管理理念還并沒有發生質的變化，依舊缺乏先進性和創新性。長期固化的思想阻礙了新型管理方式的普及，因此并沒有充分發揮其在檔案管理方面顯著的優勢，在提高檔案管理效率方面也是收效甚微。傳統的思想觀念中缺乏服務意識，使得即使在“互聯網+”日漸成熟的今天，檔案管理的信息化仍然沒有取得實質性的進展。

（二）網絡安全問題威脅檔案管理的安全性

現代信息技術的飛速發展，使得在檔案管理工作中更多得引入了先進的信息技術和計算機網絡，檔案數據的收集、儲存和處理也都變得更為便捷。當然網絡總是具有兩面性，它帶來便捷的同時也為檔案信息安全帶來威脅。在“互聯網+”時代，檔案管理工作對網絡的依賴越來越強，如果網絡安全無法保障則檔案將隨時面臨泄露的危險。近年來，網絡安全防范工作也在日漸完善，如漏洞攻擊、木馬攻擊等。在我國，由于很多企業認為檔案保存工作不產生經濟效益就不加以重視，導致大部分單位的檔案都存放在嚴重不符合存儲條件的環境中，對檔案的安全完整的保存也產生了嚴重的威脅。

（三）檔案數據的標準化有待統一

信息化是高效的檔案管理的平臺、標準化又是信息化建設的基礎。因此在“互聯網+”時代，如若不能通過與自身實際情況相結合對日常的檔案管理工作加以規范化，則可能無法達成時下對檔案管理工作的要求，使檔案數據無法通暢傳輸、資源也不能最大程度的共享。即使在信息化相對成熟的今天，都還沒有建立一個完善的檔案管理自動化標準。另外，標準的建立還并不等同于標準的實施，如果這個統一的標準只是被建立了起來，并沒有滲透到檔案管理工作者的意識與行為中去，那么原有的問題還是不能得到解決，自動化標準的建立也是毫無意義。因此，我國在檔案管理標準化方面還有很長的路要走。

3 “互聯網+”時代下檔案管理問題的措施

（一）轉變管理理念

很多單位認為檔案管理工作不能為他們帶來經濟效益，因此大多企業對檔案管理不夠重視，檔案儲存環境也就很少能達到儲存要求。即使儲存環境達到了這個標準，但長時間的儲存仍然避免不了檔案紙張的發黃、變脆、字跡模糊等問題。所以，要讓檔案管理工作者充分認識信息化給檔案管理帶來的高效與便捷，它不僅能夠將檔案信息沒有損耗的永久儲存，還能節約由于營造檔案保存環境所造成的花費，另外還可以提高管理效率減少人力投入。因此，“互聯網+”時代下，檔案管理者的管理方式與理念的轉變是必要的，要知道只有實施信息化的管理才是全面提升檔案管理水平的必經之路。

（二）加強檔案管理工作的安全性

必須建立一個針對檔案保密性管理的制度，各單位還應根據自身具體情況制定一套更實用、更有的放矢的規章制度。然后再通過宣傳、培訓等方式來讓員工更深入地認識這些制度并且增強他們的法治意識。制度建立之后就要進行有效落實同時對實施過程進行有力的監督，應注意責任的層層下放，做到責任到人，以便更好的實施管理和監督。鑒于現階段我們國家的檔案管理水平較低，檔案保密工作還不夠成熟，雖然引進了許多先進技術但這些技術并沒有得到很好的運用。檔案是一個單位所有歷史數據的承載，在組織單位的經營運轉中起到非常重要的作用。一旦檔案遭到泄露或毀壞，可能會危害到一個企業甚至國家的利益。因此，為了營造一個安全可靠的檔案存儲環境，必須加強網絡安全防護，引進世界先進的保密技術并定期對檔案管理系統進行病毒檢測，對于外來文件一定要提高警惕做到嚴格排查。

（三）建設高質量的檔案數據庫

在“互聯網+”時代下，檔案信息多以數字形式存儲下來，網絡成了檔案數據存儲和傳輸的平臺，而檔案數據庫就是把這些檔案數據以一定的數據結構在網絡上存儲起來。所以，檔案數據庫的可靠與否直接關系到檔案管理工作是否可以有序進行。設計或選擇檔案數據庫時不僅要考慮其能否支持現有的系統運營，還要具有一定的前瞻性，考慮到不斷發展的檔案管理可能對數據庫提出的一些新的要求。

為適應“互聯網+”時代，檔案管理工作者必須轉變以往的管理理念，加強網絡安全防范從而提高檔案信息的安全性，建立高質量面向社會需求的檔案數據庫，不斷發展和完善檔案管理體系。

參考文獻

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作者簡介

管海濤（1982-），女，漢族，天津市寶坻區，科員，助理館員，本科，天津市寶坻區方家莊鎮人民政府，研究方向：本科。endprint