淺談招投標業務電子檔案的管理

摘 要：就招投標的業務檔案而言，就是對招標采購的活動所進行的客觀記錄，在招標采購的交易活動中是重要的組成部分，也是招標活動依法開展的主要依據。在招標采購電子化的快速推廣下，也產生了電子檔案的管理模式，這種方式會逐漸地取代傳統紙質檔案的方式。在對電子檔案進行管理的工作中，怎樣更規范地工作，會對招投標活動的開展和行政監督的管理，尤其是交易的監管工作具有十分重要的作用。但是，在電子檔案的管理工作，難免會出現一些突出問題，本文就對招投標中電子檔案的管理進行探討，分析其管理工作的意義和現狀，并針對一些突出問題，提出一些解決辦法，以供參考。

關鍵詞：招投標業務；電子檔案；管理問題；解決措施

作為對招標采購的活動所做的真實記錄，招投標業務的檔案是具有重要作用的檔案資料，相關部門必須要對檔案妥善地保存。在對招標采購的電子化進行大力推廣下，將會對以往的紙質檔案逐步減少，而對電子檔案的管理工作進行完善，也對提升電子化的招投標水平有著重要的促進作用。

1 招投標的業務檔案具有的重要意義

對于招標采購的流程所記錄的文件，就是其環節的辦理結果，也是下一個環節的依據，存檔的檔案內容應該是客觀記錄交易活動的內容。招投標的業務檔案應該對這些內容進行記錄：招標采購的活動主體、參與方式能否具備條件要求；文件內容能否能否滿足招投標的要求和規定；審批備案能否遵守程序；評價結果能否做到公正、公平。對于招投標的業務檔案，其管理工作是要服務于交易主體的，以幫助監管部門進行監督管理，也對維護相關者以及公共利益，尤其是為政府對招標采購的管理、監督提供依據十分的重要。

2 其管理工作的現狀

在相關規定中明確到，采購人和采購機構要對政府采購中每項活動的相關采購文件進行妥善保存，不能對其變更、偽造、或者銷毀。而保存采購文件的期限是從采購結束開始，至少要保存十五年。而對于招投標業務的傳統檔案，主要是紙質的，這樣就導致保存、管理、借閱都不方便，而且因為單位不夠重視檔案的管理工作，對檔案管理的專業人員配備也不重視，就導致檔案的存儲環境較差，檔案會經常發生霉變、蟲蛀、甚至是丟失。

3 其管理工作中的主要問題

1、管理較落后，水平比較低。對于招投標的業務檔案來講，其管理模式比較落后，基本都是手工整理，并且隨意堆放，導致查找時就很麻煩；而手工檢索的效率不高；對檔案編排檔號沒有做到規范，就造成了組卷混亂、缺少目錄的現象；檔案的管理制度還不夠健全，并沒有專業人員進行嚴格管理，基本都是靠管理員的個性、經驗來管理，都是流于形式，來應對檢查。

2、檔案管理量較大，難度較高。在招標采購的快速發展下，一些單位或者是代理機構，它們業務檔案的資料是非常的龐雜，就為檔案的管理工作增加了工作負擔。而且因為保存期的規定，就給代理機構在檔案管理上增加了壓力，也沒有足夠的財力、人力對管理進行規范，就導致檔案的雜亂堆放，發生霉變、蟲蛀，甚至丟失的現象出現。

3、不夠完整、缺漏較多。對于招投標業務的歸檔檔案，應是對招標采購的活動進行完整的記錄，要包括項目的立項、審批、開標、中標、合同簽訂這些環節的文件材料。但在實際保存中，很難達到一應俱全，尤其是投標文件，在主要使用傳統的招標采購方式的情況下，是不可能將所有紙質的投標文件保存入庫，特別是對于投標量大、人多的項目，就更加的困難了。

4 招投標業務電子檔案的具體管理措施

1、要對電子檔案的保存年限以及歸檔范圍進行規范。招標活動中會有不同的投標人、招標人、代理機構、監督機構等單位，而形成所需存檔的資料和文件也都不一樣，若有“有問必檔”的要求就會給檔案管理帶來更大的壓力。尤其是有保存期“十五年”的規定，這對具有大量業務的招標機構和交易的服務單位是一個非常大的考驗。所以，一定要先對歸檔范圍以及保存年限進行確定，以進行全程的管理控制，保證業務檔案能夠完整。

2、對業務活動的關鍵點準確記錄。要對電子招標中業務審批、投標、開標、中標等這些關鍵活動，進行及時地整理，并做好真實記錄。

3、對電子文件進行的貯存保護。因為電子信息和載體能夠分離，導致文件信息存在被刪改、盜竊、銷毀、病毒感染這些可能，而當前階段的主要保護措施有數據加密、防火墻、數字印章、存取權限的控制等，電子文件的解密技術以及加密技術都會繼續發展，對電子文件的信息進行保護，使其不受到損害，就是電子技術的重要發展課題。對于已經歸檔的電子文件，他們的載體介質是有使用壽命的，所以，要將介質保質期已到，而保存期未滿的電子文件進行備份。

4、計算機技術的發展和文件識別。在經過不斷地發展，硬件技術、電腦軟件，及其應用技術都在不斷地創新和提升，而電子檔案作為歷史的見證，怎樣使檔案在被調查時可以被識別，就成為了不可忽略的問題。一些應用軟件能夠兼容版本過低的文件，但有一些軟件不能，甚至一些軟件已經被淘汰不再出現了；在硬件上，當前計算機基本都沒有配置軟驅，而對許多年前的軟件可能就已無法對電子文件進行識別。因此，要對考慮到一定時期所產生的電子檔案和應用軟件、系統軟件之間兼容性的問題，以保證電子文件的客觀性、可讀性。

5 結束語

總而言之，其行業當下的趨勢就是電子化的招投標，而且是勢在必行的。而電子化的檔案管理就是其中十分重要的部分，也是對檔案的管理學所進行的拓展。所以，對電子檔案的管理制度進行完善，保證電子檔案的安全性、完整性，并可以有效地檢索和識別，做到招投標的檔案管理的信息化、網絡化、數字化，以滿足信息技術發展的要求，對電子檔案的管理工作起到足夠的重視并做好，是可以促進提高電子招投標的業務發展水平的。而本文主要是闡述了招投標的業務檔案所具有的重要意義；并分析了檔案管理工作的現狀；找出了其中的一些突出問題，這些問題主要包括了檔案管理工作較落后，水平比較低，檔案的管理量較大，難度較高，歸檔檔案不夠完整，缺漏較多這些問題；又對此推出一些建議，說明了電子檔案管理中的具體實施方法。這就是本文對招投標業務中電子檔案管理工作所進行的全部研究，以期為相關工作者提供幫助和參考依據，以促進招投標業務中檔案管理工作的有效提升和快速發展。

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作者簡介

章寧康（1985-），女，漢，江蘇丹陽，本科，江蘇省丹陽市公共資源交易中心，研究方向：檔案管理。endprint