檔案管理發展趨勢的幾點思考

徐艷

摘要：我國社會經濟在不斷發展，檔案管理已成為發展過程中不能缺少的重要資源。在社會的生產經營活動中，檔案管理方式已經難以適應社會的需求，本文著重分析檔案管理的發展趨勢中幾點主要的思考，解決對策，從而有效促進檔案管理工作的開展，進一步保持檔案管理工作的可持續發展。

關鍵詞：檔案管理；發展趨勢；思考

一、檔案管理的現狀

（一）檔案管理人員的水平不高

檔案管理工作對檔案管理人員的業務水平要求較高，需要檔案管理人員具備基礎的理論知識，這樣管理人員才能在工作中完全發揮出自己的作用。然而在實際工作中，檔案管理工作人員雖然建立了一支穩定發展的隊伍，但這支隊伍的專業水平與文化知識并沒有達到新時期檔案管理工作的要求，與檔案管理工作的具體目標差距還很遠。因此，就在客觀上導致檔案管理工作長期處于停滯不前的狀況，在某種程度上十分不利于檔案管理工作的開展。

（二）檔案管理工作缺乏規范性

在進行檔案管理工作的過程中，存在著管理不夠規范的情況。這類情況分別體現在幾個方面：檔案編號編排不合理，檔案標題書寫不規范，檔案開頭沒有目錄等。因此，檔案管理存在嚴重混亂的現象。導致管理人員在開展檔案管理工作時，管理不規范，從而無法正常發揮出其應有的作用。

（三）檔案內容的質量低下

在我國現階段的檔案管理中，很多檔案內容質量都不高，檔案的內容缺乏利用價值，檔案的資料趨于形式化，并不能落實從實際出發的原則。呈現出來的檔案的內容，大多反映了個人的學歷狀況、人生經歷、政治面貌和工資水平待遇等，檔案中并不能有效地反映個人能力狀況、道德品質、專業技術水平。此外，大部分檔案內容都很空泛，很多都是生活中的套話，并不能真實反映出個人的具體情況，或是檔案的內容只是說明了優點，并沒有對缺點加以說明。

（四）進行檔案檢索的效率不高

在現階段的檔案檢索中，主要有兩種方式，一種是利用手工檢索，另一種是使用計算機進行檔案檢索。針對目前的發展狀況，手工檢索這種方式應用的范圍更加廣泛，大部分單位使用的都是這種方式。企業在手工檢索方面做出了很多努力，在努力的基礎上不斷進行創新，編制出了很多檢索工具。但是部分單位在實際編制中，普遍存在的問題是，求數量的“多”而不要求“精確度”的提高。并且很多檔案管理工作人員一味地認為，只要增加了檢索工具，與之相關的檔案管理的質量水平也隨之提高，這種思想是不對的，在某種情況下會嚴重阻礙檔案管理工作的進一步發展。

二、檔案管理的解決對策

（一）全面提高檔案管理者的素質

在檔案管理工作開展的時候，檔案管理工作人員作為有效聯系檔案和其他人員之間的紐帶，提高檔案管理人員的素質具有重要作用。因此，首先要注意提高檔案管理人員的素質，這樣不僅可以促進檔案管理工作的順利開展，還能使檔案管理人員通過熟悉檔案管理工作的流程，加強開展檔案管理工作。因此，對檔案管理一定要嚴格把好人才關，加強對應聘人員專業知識水平的考核力度，這樣才能為檔案管理工作的開展打下堅實的基礎。

（二）充分調動檔案管理人員的工作積極性

檔案管理工作的內容較為單一且繁瑣。任何具體的工作，一旦在服務上具有落后性，就會對社會產生一定的影響。面對這種情況，要對檔案管理工作及時進行改革，工作人員更要在原有的基礎之上，加快進行檔案資料的收集，提高檔案管理的工作效率。尤其是在有效開展檔案管理工作的過程中，一定要調動工作人員積極性，在工作人員之間形成公平合理的競爭氛圍，才能不斷地促進企業的進步。但是在一些檔案管理部門，很多管理人員都認為工作是一個固定的“鐵飯碗”，員工們在工作過程中，對待工作的態度都很不認真。因此，檔案管理部門為了提高工作人員的積極性，一定要全面推廣企業員工聘任制度，根據優勝劣汰的原則淘汰工作不合格的員工，全面調動起檔案管理人員的工作積極性，激發員工們的工作熱情。因此，作為檔案管理部門的領導，一定要全面加強檔案的宣傳工作，不定期在檔案管理部門開展教育工作，使每一位員工都能從根本上認識到檔案工作的重要意義，從而不斷提高檔案工作的水平，進一步提高管理人員的工作效率。

三、檔案數字化建設的必要性

由于計算機網絡的發展及廣泛運用，使不同范圍內利用者共享檔案資源成為必然的發展趨勢。利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。憑借網絡互聯技術，建立計算機網絡平臺，以供需要者查詢、搜索，人們將更多地從網絡中獲取檔案信息，同時數字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務于社會各方面需求。一方面，檔案信息數字化將使得許多的利用者不需要直接到檔案館，任何電腦都可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息；另一方面，網上利用檔案的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。

四、展望檔案管理發展

檔案管理體制從建立開始就經歷了一個十分復雜的進程。隨著我國市場經濟的不斷發展，檔案行政管理部門不能只是依靠法律的手段來得以實現，還需要加入一定的執法監督功能，積極利用各種組織，主動提供有效服務，才能全面引導檔案管理工作能夠有效地開展。因此，開展檔案管理工作更需要國家的行政與主管部門密切配合，制定一系列行之有效的立法工作，并且還要充分依靠社會的力量對檔案工作進行全面的引導。endprint