論現代秘書的時間管理

李中華

摘要：時間管理對秘書而言具有特別重要的意義。時間管理的質量直接影響秘書工作效率的高低。因此，秘書必須努力掌握時間管理的藝術，切實提高工作效率和工作質量。秘書時間管理中通常存在著目標不明確、計劃性不強、任務延期等問題，因此秘書要做好自身的時間管理，掌握有效的時間管理方法。

關鍵詞：秘書工作；時間管理；原則；問題；解決方法

一、引言

時間，自古以來便是人們熱衷于思考和探討的一個問題。在我國古代就有“時者，金也”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”這樣的名言佳句，很多哲人也不斷提醒人們重視時間的價值，而時間的價值也折射出了時間管理的意義所在。秘書工作在各級黨政機關領導體系和企事業單位中占有十分重要的地位，秘書工作又是一項綜合性的工作，文件擬寫、文書處理、調查研究、來信來訪、會議組織、領導日程安排、檔案管理、機要保密等等各類事務參雜其中，時間管理對他們而言顯得尤為重要。這就要求秘書工作人員必須具備科學的時間管理能力，學習科學的時間管理方法。

“時間管理”是指對時間進行科學合理的計劃和控制，以切實提高有限時間內的工作效率和工作質量。“時間管理”并不僅僅指要在最短的時間里，完成更多的認為，而且要分清事情的輕重緩急，有條理、有系統地工作，避免“本末倒置”。秘書工作事務繁雜，有些人能應對自如，而有的人卻是疲于應付，不得要領。許多秘書成天忙忙碌碌，搞接待、寫材料、組織會議、發工資、洽談業務，若沒有對時間做出科學的管理就會在工作中理不清頭緒，分不清輕重緩急，不是顧此失彼，就是丟三落四、手忙腳亂，工作效率低下?！皶r間管理”將指引我們在繁瑣的工作事務中，找到提高效率的切入點。

二、秘書應該幫助領導進行時間管理

作為領導者的參謀和助手的秘書，對時間的管理有兩方面的含義：一是自我時間的管理；二是對領導者時間的管理。這里主要是談秘書對領導者時間的管理和安排。

時間哲學觀念影響，忽視時間價值的觀念。具有這種觀念的人，凡是沒有慣例的就采取擱置、拖延的辦法，不懂得時間就是財富，不把時間當作可以利用的資源，采取緩慢式的態度。而現代時間觀念，必須是與時俱進，爭分奪秒。在現代快節奏中，處處是戰場。每一件工作，誰能搶先一分鐘，誰就能取得主動權。二是客觀原因。如組織原因、上級領導原因、環境原因等。組織原因包括：組織機構不健全，分工不明確，上下溝通不靈敏，內外信息傳遞不準確，以致造成工作拖拉、互相扯皮，工作無規劃、無計劃、無預見、缺乏制度、責任不清等等。領導原因包括：上級領導者時間意識不強，任意侵占下屬的時間，造成會議多、報表多、指令多，要求千篇一律，講排場、做虛功、圖形式、做表面文章等等。環境因素包括：沒有集中一段時間干一兩件重要的事情，突發性、沖擊性的事情太多，以致件件事受阻，終于一事無成。三是秘書部門自身原因。秘書部門不是主動地對領導進行時間安排，而是等待領導人下命令、作指示，致使領導人將大量的時間消耗在“消防隊式的救火之中”。

秘書對領導人時間的科學管理不僅關系到領導者的工作時效，同時也直接影響到整個機關、單位人員的時間和效率。時間管理，是秘書的重要職責，也是改變領導者時間管理落后現狀的迫切任務。

三、秘書時間管理的原則

秘書如何進行時間管理，科學地安排領導人的時間，沒有也不可能有一個固定的模式，更沒有什么金科玉律。但是，時間管理作為一門學問，也有其自身的一些規律，也即有一些基本原則。秘書遵循這些基本原則對管理時間有著普遍的指導意義。

（一）減少不必要的時間浪費

首先，要改變無意義的思考及行動的習慣。曾經引起“水平思考”風潮的思考心理學者狄伯諾，最近提出了“五分鐘思考法”：最初一分鐘——決定目標及課題，次兩分鐘——思考的擴張及探求，最后兩分鐘——應整理思緒，定出結論。如此嚴格地限制時間，反而能使精神集中，更有助于解決問題。另外，秘書還應消除工作中浪費時間的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黃金時間等等。

（二）掌握時間的有序性

所謂有序性就是先做什么后做什么，要有條理，不能窮于應付。這種有序性要體現在時間的計劃安排之中。工作時間的順序確定一般說來要注重將來而不是注重過去，要著重于機會而非著重于困難，要選擇認定的方向而不輕易地受環境影響，要以創造性為先，而不僅僅追求穩當和易辦。

（三）注意事情的輕重緩急

秘書在擬定時間計劃表的時候，必須區分重要事情和一般事情。首先應把要做的事依據重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住關鍵性的工作，同時還要注意用最佳的時間安排最重要的工作。根據自己的“生物鐘”，用精力最旺盛的時間處理最重要的工作。

四、秘書時間管理中存在的問題

（一）工作目標不明確，缺少計劃性

如果不清楚自己的行為目標，那么，要想有效地管理時間是十分困難的。除了一些日常工作，秘書還有很多臨時性的事務要處理，如果沒有明確的工作目標，就好比無頭蒼蠅，整天忙得團團轉，還不知道自己在干些什么，到頭來一些重要的工作或是應該在某個時段完成的工作沒有完成，影響了下一步工作的開展。

有些秘書的工作計劃性不強，或者說沒有計劃，整天忙于應付，工作起來手忙腳亂，經常被日常工作搞得暈頭轉向，工作效率大打折扣，自己覺得很忙很累，其實不然。

（二）工作任務的延期

現代社會是一個高速發展的社會，辦公室秘書工作不再是以前人們說的那樣：一杯茶，一張報紙打發時間，而應該高速有效地運轉，注重效能。由于秘書工作任務繁重，有些秘書做事總是拖拖拉拉，把應該馬上做的事情一貫地往后拖，而每天又會有新的工作任務，新舊任務交織在一起，就可能導致工作雜亂無章，丟三落四。

（三）不會拒絕別人的請求

在工作中，經常會遇到這種情況，這個部門的領導要求你做這事，那個領導要你做那事。作為公司新人，不好拒絕他們的請求，只有全部攬下來。有時，甚至連自己的本職工作都沒有做好。所以在工作中應學會適當的進行篩選，做到高質量高效率。

五、秘書時間管理的方法

秘書要明確工作職責和工作目標，要區分工作任務的輕重緩急，將工作按輕重緩急分為：A（緊急、重要）、B（次要）、C（一般）三類，以便于安排各項工作的優先順序，要將工作內容交錯安排，高效地利用時間，切實提高工作效率，秘書應盡量堅持回顧總結，認真分析自己利用時間的有效程度，哪些工作時間安排太過緊張，哪些工作浪費了時間，在經驗的總結中不斷調整與改進。

秘書還應該提高說話效率，言簡意賅的表達自己，避免任何場合的羅嗦、離題和無休止的爭執。在下班前10分鐘，整理好自己的辦公桌，每天只要用下班前時間進行簡單整理，往往能取得事半功倍的效果。秘書要為處理突發事務預留時間，因為這工作中會出現意外的不確定性事件。秘書要確保工作的松弛有序。“時間管理”并不意味著所有的時間都安排得滿滿的，辛苦工作與享受生活并不對立。

時間管理是一項要求高的工作，而要做好時間管理工作，更是秘書工作的重中之重。因此秘書在工作過程中，一定要靈活掌握時間管理的藝術，這樣才能在工作取得事半功倍的效果。

（作者單位：河南工程學院人文社會科學學院， 河南 鄭州 450007）endprint