淺析街道辦事處檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：街道辦事處是社區服務的重要組織單位，其檔案管理工作的重要性逐漸凸顯。街道辦事處檔案管理工作涉及內容眾多，內容細則較為復雜，在管理過程中難免存在較多問題。本文分析了街道辦事處檔案管理工作中的部分不足，在此分析基礎上，提出了相應的優化對策。以期為促進街道辦事處檔案管理工作順利開展，提供一定的參考借鑒。

關鍵詞：街道辦事處；檔案管理；問題；對策建議

隨著當今社區活動越來越頻繁，社區內涉及的活動內容及范圍逐漸加大。由于管理難度不斷加大，對街道辦事處的管理水平提出了新的要求。街道辦事處進行社區管理，不僅關乎日常社區活動的組織管理，還包括對各人員、事物及活動的檔案記錄。檔案記錄著社區街道的各項活動內容，反映了社區及街道發展的真實面貌。街道辦事處不僅需要履行日常社區管理職責，還要不斷提高自身檔案管理的工作質量。良好的檔案管理，能幫助街道辦事處更好地開展社區管理工作。因此，為提高社區管理質量與效率，必須不斷增強街道辦事處的檔案管理工作效率。

1 街道辦事處檔案管理中存在的問題

1.1 街道辦事處辦公設備相對落后

當前，部分街道辦事處進行檔案管理時，大多以人工記錄管理方式為主。這樣不僅容易出現紕漏，還非常浪費人力及時間。因此，應順應科技時代的發展，引進更多能輔助街道辦事處檔案管理工作的先進設備。但當下很多街道辦事處，單位內部分設備已經老舊，有些設備已是五六年前的，難免經常出現故障。如老舊的電腦運行緩慢，將會耽誤檔案管理工作的進程。另外，部分街道辦事處甚至尚未實現信息數字化，僅僅依靠紙質文件及人工記錄，將會給街道辦事處帶來潛在的安全隱患。

1.2 檔案管理人員流動性較大

街道辦事處管理內容較繁雜，工作人員的工作量比較大。因此，很多街道辦事處會聘用一些臨時的兼職人員，來填補管理人員數量不足的空缺。盡管臨時管理人員負責的工作量較少，且難度不大，但在聘用過程中仍存在較多問題。首先，由于未經過專業培訓，在工作中難免因專業素養不高而出差錯。街道辦事處工作有時效性，長期積累下的小差錯，一定程度上會阻礙檔案管理工作的進程。其次，臨時應聘者的工作只是暫時性的，流動性非常大，而且會對固定人員的工作造成影響，甚至會分散整個檔案管理團隊的凝聚力，導致內部工作人員的辦事效率不斷下降。因此，檔案管理人員的流動過大的問題，應當及時解決，長期下去將產生較大的負面影響。

1.3 檔案收集整理工作有所欠缺

街道辦事處的檔案管理內容環環相扣，在整合信息的過程中，各個部門需要進行交流。然而，在進行檔案管理過程中，尤其是最開始的信息收集環節，都是采用部門分開收集的方式，每個部門負責自己部門所需收集的材料。在收集過程中，很多收集者的工作都是重復的，同一種類型的信息和材料反復被收集了很多次。不僅增加了很多不必要的工作量，且相當浪費收集時間。而造成這種重復收集整理、多做無用功的原因，主要在于各部門之間缺乏溝通。溝通交流不足，導致很多檔案信息得不到有效共享，不利于檔案管理工作的順利展開。保護信息固然重要，但對于一些可被共享的公開資料，還是需要進行有效共享。

1.4 檔案管理的理念不夠創新

由于街道管理處有資歷的管理者，大部分年齡階段比較大，容易受傳統管理思想的束縛。例如對于當前的先進技術及設備缺乏深入的認識，對于技術設備實時革新的接受程度較淺，不太看好技術革新或設備的引進等。而這類管理者往往資歷較深，在資金管理上有充分的話語權，將不利于檔案管理中對先進設備及新技術的資金投放。

2 優化街道辦事處檔案管理工作的有效對策

2.1 改變傳統管理模式，不斷更新思維管理模式

街道辦事處屬于社區管理組織單位，以服務廣大人民為主要職責。近年來廣西各個社區不斷發展，街道辦事處應摒棄過去傳統的管理方法，根據檔案管理工作的實際需求，不斷更新自身的管理模式。需要注意的是，在檔案管理過程中，一些年齡較大的管理學者，仍較容易受傳統管理思想的束縛。盡管他們的管理經驗比較豐富，但對于新科技技術的接受能力相對欠缺。因此，還需要經常性地對老齡管理者普及新技術及設備的相關知識，從思想層面進行改革，提高他們對先進技術的認識。只有立足社區實際需求，不斷創新自身的管理模式與管理思維，才能不斷取得檔案管理上的成就。

2.2 提高資金投入量，引入先進的辦公設備

先進的管理設備，能提高街道辦事處的運行效率。廣西街道辦事處檔案管理的基礎設備建設，普遍比一線城市要落后一些。而電腦設備進行管理的正確率，遠遠高于人工操作管理的正確率。因此，需要大力引進大數據、數字化等高新設備，更好地掌握未來檔案工作的發展趨勢。例如，采用電子化檔案管理系統進行管理，不僅方便管理人員制定更有效的管理措施，還能大幅提高檔案管理的整體效率。目前，我國數字化檔案資源已達2243萬GB，尤其是黨的十八大以后，各級綜合檔案館館藏增長了84%。廣西區域街道檔案管理，也不斷往數字化方向發展。例如，2015年，廣西河池羅城縣召開了檔案系統檔案數字化推進會。2017年，廣西貴港市也開展了檔案數字化工作，均有效推動了街道檔案管理工作。但就目前情況而言，廣西距離全國檔案信息數字化水平仍有一段距離。除高新技術及設備外，街道辦事處還應不斷改善檔案管理室的急救設施，例如防潮、防火等配置，加大資金投入。對于很多檔案資料都是紙質版，尤其一些比較老舊的重要資料，更是應該好好保存。

2.3 提高檔案管理人員專業素養，建立科學的管理體制

近年來，廣西街道辦事處人才引進量較大。而各地區街道辦事處事物繁忙，因此檔案管理人員的管理能力也要不斷提上來。對于引進的人才，不僅要求他們能快速適應多量的工作性質，同時需要不斷提高自身的工作素養。首先，街道辦事處應建立科學的管理體制，對檔案管理人員實行績效評比與業務培訓。有針對性加強對檔案管理人員的培訓，對于流動性較大的臨時人員，可以實施基礎業務培訓。其次，加強檔案管理人員之間的溝通與交流，各個部分之間需要構件共享機制。要求管理者們對自身的工作形成正確的認識，而不是長期處在一種封閉、消極的工作狀態中。

2.4 建立健全信息共享機制，提升檔案信息整合效率

建立健全一個完善的信息共享機制，能大大提高街道辦事處檔案信息整合的效率。檔案信息的安全性固然重要，但對于部分可共享的信息及材料，還需要進行進一步整合。可建立一份完整的檔案信息，錄入信息共享系統中，以供他人查閱。當檔案管理者需要整合或收集材料時，在共享系統中能迅速查詢到。不僅可以縮短管理者的信息收集時間，還能提高街道辦事處整體工作效率。目前，北京、武漢、天津、廣州等城市，均在網站開設了檔案信息共享平臺，以供群眾查看檔案數據資源。

3 結語

在我國社會和經濟高度發展的今天，完善街道辦事處檔案管理工作，對于社區管理有著重要意義。針對部分街道辦事處檔案管理存在的問題，如基礎設備落后、管理人員流動性大，檔案管理部門缺乏凝聚力、管理模式較落后等，可以通過引進高新技術設備、建立科學的管理機制與共享機制，以及提高管理者工作素養的方法加以改進。在未來的發展中，街道辦事處應當立足當前社會發展局勢，不斷改進自身的管理模式，以便更好地提高社區管理質量。

參考文獻

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作者簡介

鐘海源，男，廣西玉林市人，從事檔案管理工作。