淺析街道辦事處檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：街道辦事處是社區(qū)服務的重要組織單位，其檔案管理工作的重要性逐漸凸顯。街道辦事處檔案管理工作涉及內(nèi)容眾多，內(nèi)容細則較為復雜，在管理過程中難免存在較多問題。本文分析了街道辦事處檔案管理工作中的部分不足，在此分析基礎(chǔ)上，提出了相應的優(yōu)化對策。以期為促進街道辦事處檔案管理工作順利開展，提供一定的參考借鑒。

關(guān)鍵詞：街道辦事處；檔案管理；問題；對策建議

隨著當今社區(qū)活動越來越頻繁，社區(qū)內(nèi)涉及的活動內(nèi)容及范圍逐漸加大。由于管理難度不斷加大，對街道辦事處的管理水平提出了新的要求。街道辦事處進行社區(qū)管理，不僅關(guān)乎日常社區(qū)活動的組織管理，還包括對各人員、事物及活動的檔案記錄。檔案記錄著社區(qū)街道的各項活動內(nèi)容，反映了社區(qū)及街道發(fā)展的真實面貌。街道辦事處不僅需要履行日常社區(qū)管理職責，還要不斷提高自身檔案管理的工作質(zhì)量。良好的檔案管理，能幫助街道辦事處更好地開展社區(qū)管理工作。因此，為提高社區(qū)管理質(zhì)量與效率，必須不斷增強街道辦事處的檔案管理工作效率。

1 街道辦事處檔案管理中存在的問題

1.1 街道辦事處辦公設(shè)備相對落后

當前，部分街道辦事處進行檔案管理時，大多以人工記錄管理方式為主。這樣不僅容易出現(xiàn)紕漏，還非常浪費人力及時間。因此，應順應科技時代的發(fā)展，引進更多能輔助街道辦事處檔案管理工作的先進設(shè)備。但當下很多街道辦事處，單位內(nèi)部分設(shè)備已經(jīng)老舊，有些設(shè)備已是五六年前的，難免經(jīng)常出現(xiàn)故障。如老舊的電腦運行緩慢，將會耽誤檔案管理工作的進程。另外，部分街道辦事處甚至尚未實現(xiàn)信息數(shù)字化，僅僅依靠紙質(zhì)文件及人工記錄，將會給街道辦事處帶來潛在的安全隱患。

1.2 檔案管理人員流動性較大

街道辦事處管理內(nèi)容較繁雜，工作人員的工作量比較大。因此，很多街道辦事處會聘用一些臨時的兼職人員，來填補管理人員數(shù)量不足的空缺。盡管臨時管理人員負責的工作量較少，且難度不大，但在聘用過程中仍存在較多問題。首先，由于未經(jīng)過專業(yè)培訓，在工作中難免因?qū)I(yè)素養(yǎng)不高而出差錯。街道辦事處工作有時效性，長期積累下的小差錯，一定程度上會阻礙檔案管理工作的進程。其次，臨時應聘者的工作只是暫時性的，流動性非常大，而且會對固定人員的工作造成影響，甚至會分散整個檔案管理團隊的凝聚力，導致內(nèi)部工作人員的辦事效率不斷下降。因此，檔案管理人員的流動過大的問題，應當及時解決，長期下去將產(chǎn)生較大的負面影響。

1.3 檔案收集整理工作有所欠缺

街道辦事處的檔案管理內(nèi)容環(huán)環(huán)相扣，在整合信息的過程中，各個部門需要進行交流。然而，在進行檔案管理過程中，尤其是最開始的信息收集環(huán)節(jié)，都是采用部門分開收集的方式，每個部門負責自己部門所需收集的材料。在收集過程中，很多收集者的工作都是重復的，同一種類型的信息和材料反復被收集了很多次。不僅增加了很多不必要的工作量，且相當浪費收集時間。而造成這種重復收集整理、多做無用功的原因，主要在于各部門之間缺乏溝通。溝通交流不足，導致很多檔案信息得不到有效共享，不利于檔案管理工作的順利展開。保護信息固然重要，但對于一些可被共享的公開資料，還是需要進行有效共享。

1.4 檔案管理的理念不夠創(chuàng)新

由于街道管理處有資歷的管理者，大部分年齡階段比較大，容易受傳統(tǒng)管理思想的束縛。例如對于當前的先進技術(shù)及設(shè)備缺乏深入的認識，對于技術(shù)設(shè)備實時革新的接受程度較淺，不太看好技術(shù)革新或設(shè)備的引進等。而這類管理者往往資歷較深，在資金管理上有充分的話語權(quán)，將不利于檔案管理中對先進設(shè)備及新技術(shù)的資金投放。

2 優(yōu)化街道辦事處檔案管理工作的有效對策

2.1 改變傳統(tǒng)管理模式，不斷更新思維管理模式

街道辦事處屬于社區(qū)管理組織單位，以服務廣大人民為主要職責。近年來廣西各個社區(qū)不斷發(fā)展，街道辦事處應摒棄過去傳統(tǒng)的管理方法，根據(jù)檔案管理工作的實際需求，不斷更新自身的管理模式。需要注意的是，在檔案管理過程中，一些年齡較大的管理學者，仍較容易受傳統(tǒng)管理思想的束縛。盡管他們的管理經(jīng)驗比較豐富，但對于新科技技術(shù)的接受能力相對欠缺。因此，還需要經(jīng)常性地對老齡管理者普及新技術(shù)及設(shè)備的相關(guān)知識，從思想層面進行改革，提高他們對先進技術(shù)的認識。只有立足社區(qū)實際需求，不斷創(chuàng)新自身的管理模式與管理思維，才能不斷取得檔案管理上的成就。

2.2 提高資金投入量，引入先進的辦公設(shè)備

先進的管理設(shè)備，能提高街道辦事處的運行效率。廣西街道辦事處檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，普遍比一線城市要落后一些。而電腦設(shè)備進行管理的正確率，遠遠高于人工操作管理的正確率。因此，需要大力引進大數(shù)據(jù)、數(shù)字化等高新設(shè)備，更好地掌握未來檔案工作的發(fā)展趨勢。例如，采用電子化檔案管理系統(tǒng)進行管理，不僅方便管理人員制定更有效的管理措施，還能大幅提高檔案管理的整體效率。目前，我國數(shù)字化檔案資源已達2243萬GB，尤其是黨的十八大以后，各級綜合檔案館館藏增長了84%。廣西區(qū)域街道檔案管理，也不斷往數(shù)字化方向發(fā)展。例如，2015年，廣西河池羅城縣召開了檔案系統(tǒng)檔案數(shù)字化推進會。2017年，廣西貴港市也開展了檔案數(shù)字化工作，均有效推動了街道檔案管理工作。但就目前情況而言，廣西距離全國檔案信息數(shù)字化水平仍有一段距離。除高新技術(shù)及設(shè)備外，街道辦事處還應不斷改善檔案管理室的急救設(shè)施，例如防潮、防火等配置，加大資金投入。對于很多檔案資料都是紙質(zhì)版，尤其一些比較老舊的重要資料，更是應該好好保存。

2.3 提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，建立科學的管理體制

近年來，廣西街道辦事處人才引進量較大。而各地區(qū)街道辦事處事物繁忙，因此檔案管理人員的管理能力也要不斷提上來。對于引進的人才，不僅要求他們能快速適應多量的工作性質(zhì)，同時需要不斷提高自身的工作素養(yǎng)。首先，街道辦事處應建立科學的管理體制，對檔案管理人員實行績效評比與業(yè)務培訓。有針對性加強對檔案管理人員的培訓，對于流動性較大的臨時人員，可以實施基礎(chǔ)業(yè)務培訓。其次，加強檔案管理人員之間的溝通與交流，各個部分之間需要構(gòu)件共享機制。要求管理者們對自身的工作形成正確的認識，而不是長期處在一種封閉、消極的工作狀態(tài)中。

2.4 建立健全信息共享機制，提升檔案信息整合效率

建立健全一個完善的信息共享機制，能大大提高街道辦事處檔案信息整合的效率。檔案信息的安全性固然重要，但對于部分可共享的信息及材料，還需要進行進一步整合。可建立一份完整的檔案信息，錄入信息共享系統(tǒng)中，以供他人查閱。當檔案管理者需要整合或收集材料時，在共享系統(tǒng)中能迅速查詢到。不僅可以縮短管理者的信息收集時間，還能提高街道辦事處整體工作效率。目前，北京、武漢、天津、廣州等城市，均在網(wǎng)站開設(shè)了檔案信息共享平臺，以供群眾查看檔案數(shù)據(jù)資源。

3 結(jié)語

在我國社會和經(jīng)濟高度發(fā)展的今天，完善街道辦事處檔案管理工作，對于社區(qū)管理有著重要意義。針對部分街道辦事處檔案管理存在的問題，如基礎(chǔ)設(shè)備落后、管理人員流動性大，檔案管理部門缺乏凝聚力、管理模式較落后等，可以通過引進高新技術(shù)設(shè)備、建立科學的管理機制與共享機制，以及提高管理者工作素養(yǎng)的方法加以改進。在未來的發(fā)展中，街道辦事處應當立足當前社會發(fā)展局勢，不斷改進自身的管理模式，以便更好地提高社區(qū)管理質(zhì)量。

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作者簡介

鐘海源，男，廣西玉林市人，從事檔案管理工作。