“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校紙質(zhì)檔案管理研究

摘 要：檔案管理進(jìn)入信息化改變了高校原有的檔案管理模式，人力、物力的投入逐漸傾向于電子檔案，忽視了紙質(zhì)檔案的重要性。本文以“互聯(lián)網(wǎng)+”為時代背景，圍繞高校紙質(zhì)檔案管理工作現(xiàn)狀，根據(jù)工作中存在的問題試圖探索突破困境的有效途徑，以期提高高校紙質(zhì)文件檔案管理工作水平，更好地為學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：大學(xué)；“互聯(lián)網(wǎng)+”；紙質(zhì)檔案管理

根據(jù)國家檔案局第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，紙質(zhì)檔案包含各主體單位及其上級有關(guān)部門所簽署和印發(fā)的各類文件和通知，單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書等，其特點是人工填寫、原始性強(qiáng)。互聯(lián)網(wǎng)既提高了高校檔案管理效率，也讓高校檔案管理更為復(fù)雜，不能完全按照傳統(tǒng)檔案管理方式去管理紙質(zhì)檔案成為時下高校檔案管理的瓶頸，因此尋求“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校紙質(zhì)檔案管理的有效途徑十分必要。

1 互聯(lián)網(wǎng)對高校紙質(zhì)檔案管理的影響

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的普及，檔案管理的信息化、電子化和科學(xué)化已成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢，而這種發(fā)展趨勢對相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較以前大大提高了，管理理念的滯后、專業(yè)素養(yǎng)不高以及從業(yè)人員缺乏從業(yè)技能培訓(xùn)等已成阻礙高校檔案管理工作的固疾。

1.1 對紙質(zhì)檔案思想認(rèn)識不到位

伴隨多媒體技術(shù)的應(yīng)運而生，信息化技術(shù)運用于檔案管理，大量電子文件出現(xiàn)，電子文件檔案在社會生活中發(fā)揮越來越重要的作用，對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生強(qiáng)烈的沖擊。目前很多高校對紙質(zhì)檔案不夠重視，認(rèn)為紙質(zhì)檔案“可有可無”，紙質(zhì)檔案管理工作也僅僅浮于表面。人們逐漸產(chǎn)生在不久的將來，電子檔案將取代紙質(zhì)檔案的想法。高校在檔案方面的人力、財力、物力投入也傾向于電子檔案，導(dǎo)致高校紙質(zhì)檔案管理水平不高，缺乏足夠的動力和執(zhí)行力。

1.2 紙質(zhì)檔案的原始性受到質(zhì)疑

電子檔案雖然易于查找信息，但也易于修改，且改動后可以不留任何痕跡，信息的真實性難以保障。紙質(zhì)檔案以紙張為載體，內(nèi)容依附于形式，紙張的穩(wěn)定性與可控性確保了紙質(zhì)檔案的原始性。但是信息化改變了以往紙質(zhì)文件的操作流程，部分紙質(zhì)檔案在文件階段以電子形式形成和流轉(zhuǎn)，到歸檔時再將電子形式的文件打印成紙質(zhì)并加以拷貝，這種轉(zhuǎn)換過程已經(jīng)無法確保檔案的真實性和完整性。讓人們對紙質(zhì)的原始性產(chǎn)生質(zhì)疑。

1.3 紙質(zhì)檔案管理人員工作技能欠缺

信息化改變了檔案管理的傳統(tǒng)工作方式，對檔案管理工作人員提出了新的要求，尤其是紙質(zhì)檔案的管理，既包含紙質(zhì)檔案的管理，又包含紙質(zhì)檔案的電子版轉(zhuǎn)換管理。紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境有著嚴(yán)格的要求，其內(nèi)容填、分類整理、立卷編號都需要人工填寫，做好紙質(zhì)文檔的管理需要檔案管理人員儲備專業(yè)的文檔管理理論、原則、方法等知識。此外為便于檔案的查閱和長期保存，檔案管理人員會將部分紙質(zhì)檔案影印成電子版，導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，這就要求檔案管理人員精通電子計算機(jī)技術(shù)和電子文檔的管理方式，但目前部分高校還存在檔案信息處理復(fù)合型人才缺失的局面。

1.4 紙質(zhì)文件檔案管理缺乏科學(xué)合理的制度

紙質(zhì)檔案存放時間過長便會字跡模糊，難以辨認(rèn)，不利于檔案的查閱和利用。而且紙質(zhì)檔案存儲量大、占空間，若想查詢信息，往往需要花費大量的人力和時間，因此制定一個包含檔案生成、收集、傳輸、移交、保管和利用等環(huán)節(jié)的連續(xù)、完整的管理制度是有效做好紙質(zhì)檔案管理工作的必要前提。目前大部分高校在檔案信息化管理的初始階段已經(jīng)制定了詳實有效的電子檔案管理辦法，而在紙質(zhì)檔案管理上仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，沒有結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”新時代紙質(zhì)檔案管理出現(xiàn)的新情況制定合乎時宜的新制度。比如紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案的界定劃分，同時具備紙質(zhì)和電子版本檔案的分類管理等方面管理制度，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案管理工作效率低下。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校紙質(zhì)文件檔案管理有效途徑

2.1 增強(qiáng)管理意識，落實管理工作

思想認(rèn)識的誤區(qū)是形成問題的根本原因，高校對紙質(zhì)檔案的輕視導(dǎo)致紙質(zhì)檔案管理缺乏足夠的動力和執(zhí)行力，影響檔案管理的工作效率。高校檔案管理工作人員要加強(qiáng)檔案重要性的宣傳力度，利用工作會議、匯報等機(jī)會增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理部門的重視；利用專題網(wǎng)站、宣傳欄、開展檔案主題活動等形式提高高校其他部門人員對紙質(zhì)檔案管理工作的認(rèn)識，掌握紙質(zhì)檔案的管理方法，做好紙質(zhì)檔案管理工作；時刻提醒檔案管理人員重視文書檔案管理工作，認(rèn)真做好紙質(zhì)檔案資料審核、分門別類和保存利用。

2.2 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高工作技能

目前部分高校檔案管理人員存在兩種問題現(xiàn)象：一是工作人員沒有學(xué)習(xí)新的信息化技術(shù)，并把這些技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中；二是工作人員依然采用傳統(tǒng)的工作方式，工作效率和工作質(zhì)量低下。為了滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對高校紙質(zhì)檔案人員專業(yè)水平和技能的新要求，高校要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)：1）定期進(jìn)行崗位的職業(yè)培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)國內(nèi)外的文檔最新專業(yè)知識和管理經(jīng)驗，為文檔管理注入新的血液與活力；2）開展檔案信息培訓(xùn)，掌握運用計算機(jī)技術(shù)、檔案管理技術(shù)以及設(shè)備操作能力，以勝任新形勢下的檔案管理工作；3）注重檔案管理人員的思想道德修養(yǎng)，能夠客觀、全面、真實地記錄高校檔案信息，注意對學(xué)校內(nèi)部信息的保密。

2.3 完善管理制度，實施規(guī)范管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的紙質(zhì)檔案管理相較于傳統(tǒng)的文書檔案管理更為復(fù)雜，需要依托于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度。高校要做好紙質(zhì)檔案管理制度的細(xì)化：1）高質(zhì)量、規(guī)具有范化的文件處理是高水平檔案管理的前提，明確紙質(zhì)檔案的形成標(biāo)準(zhǔn)、紙質(zhì)檔案是否需要以電子形式存儲及界定的標(biāo)準(zhǔn)；2）具有兩個版本的紙質(zhì)版檔案，其電子版是單獨整理分類、立卷編號，還是與高校的電子檔案融合在一起管理等等，完善細(xì)致的管理制度方能確保檔案資料的完整，滿足社會各界對檔案利用的需求。

高校紙質(zhì)檔案管理工作任重道遠(yuǎn)，面臨復(fù)雜多變的嚴(yán)峻形勢，還有諸多艱苦細(xì)致的工作需要開展。針對高校紙質(zhì)檔案管理工作中存在的現(xiàn)實問題，我們要勇于開拓創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，積極采取各項措施，讓檔案工作積極服務(wù)于高校的發(fā)展

作者簡介

李海燕，女，漢族，宿州學(xué)院黨政辦公室秘書，碩士，政工師，研究方向：行政管理研究、大學(xué)生思想政治教育。