“互聯網+”背景下高校紙質檔案管理研究

摘 要：檔案管理進入信息化改變了高校原有的檔案管理模式，人力、物力的投入逐漸傾向于電子檔案，忽視了紙質檔案的重要性。本文以“互聯網+”為時代背景，圍繞高校紙質檔案管理工作現狀，根據工作中存在的問題試圖探索突破困境的有效途徑，以期提高高校紙質文件檔案管理工作水平，更好地為學校的發展和建設服務。

關鍵詞：大學；“互聯網+”；紙質檔案管理

根據國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，紙質檔案包含各主體單位及其上級有關部門所簽署和印發的各類文件和通知，單位簽訂的各種合同、協議、責任書等，其特點是人工填寫、原始性強。互聯網既提高了高校檔案管理效率，也讓高校檔案管理更為復雜，不能完全按照傳統檔案管理方式去管理紙質檔案成為時下高校檔案管理的瓶頸，因此尋求“互聯網+”背景下高校紙質檔案管理的有效途徑十分必要。

1 互聯網對高校紙質檔案管理的影響

隨著“互聯網+”的普及，檔案管理的信息化、電子化和科學化已成為不可逆轉的發展趨勢，而這種發展趨勢對相關從業人員的專業素養要求較以前大大提高了，管理理念的滯后、專業素養不高以及從業人員缺乏從業技能培訓等已成阻礙高校檔案管理工作的固疾。

1.1 對紙質檔案思想認識不到位

伴隨多媒體技術的應運而生，信息化技術運用于檔案管理，大量電子文件出現，電子文件檔案在社會生活中發揮越來越重要的作用，對紙質檔案產生強烈的沖擊。目前很多高校對紙質檔案不夠重視，認為紙質檔案“可有可無”，紙質檔案管理工作也僅僅浮于表面。人們逐漸產生在不久的將來，電子檔案將取代紙質檔案的想法。高校在檔案方面的人力、財力、物力投入也傾向于電子檔案，導致高校紙質檔案管理水平不高，缺乏足夠的動力和執行力。

1.2 紙質檔案的原始性受到質疑

電子檔案雖然易于查找信息，但也易于修改，且改動后可以不留任何痕跡，信息的真實性難以保障。紙質檔案以紙張為載體，內容依附于形式，紙張的穩定性與可控性確保了紙質檔案的原始性。但是信息化改變了以往紙質文件的操作流程，部分紙質檔案在文件階段以電子形式形成和流轉，到歸檔時再將電子形式的文件打印成紙質并加以拷貝，這種轉換過程已經無法確保檔案的真實性和完整性。讓人們對紙質的原始性產生質疑。

1.3 紙質檔案管理人員工作技能欠缺

信息化改變了檔案管理的傳統工作方式，對檔案管理工作人員提出了新的要求，尤其是紙質檔案的管理，既包含紙質檔案的管理，又包含紙質檔案的電子版轉換管理。紙質檔案對保存環境有著嚴格的要求，其內容填、分類整理、立卷編號都需要人工填寫，做好紙質文檔的管理需要檔案管理人員儲備專業的文檔管理理論、原則、方法等知識。此外為便于檔案的查閱和長期保存，檔案管理人員會將部分紙質檔案影印成電子版，導入檔案管理系統，這就要求檔案管理人員精通電子計算機技術和電子文檔的管理方式，但目前部分高校還存在檔案信息處理復合型人才缺失的局面。

1.4 紙質文件檔案管理缺乏科學合理的制度

紙質檔案存放時間過長便會字跡模糊，難以辨認，不利于檔案的查閱和利用。而且紙質檔案存儲量大、占空間，若想查詢信息，往往需要花費大量的人力和時間，因此制定一個包含檔案生成、收集、傳輸、移交、保管和利用等環節的連續、完整的管理制度是有效做好紙質檔案管理工作的必要前提。目前大部分高校在檔案信息化管理的初始階段已經制定了詳實有效的電子檔案管理辦法，而在紙質檔案管理上仍然沿用傳統的檔案管理方式，沒有結合“互聯網+”新時代紙質檔案管理出現的新情況制定合乎時宜的新制度。比如紙質檔案轉換為電子檔案的界定劃分，同時具備紙質和電子版本檔案的分類管理等方面管理制度，導致紙質檔案管理工作效率低下。

2 “互聯網+”背景下高校紙質文件檔案管理有效途徑

2.1 增強管理意識，落實管理工作

思想認識的誤區是形成問題的根本原因，高校對紙質檔案的輕視導致紙質檔案管理缺乏足夠的動力和執行力，影響檔案管理的工作效率。高校檔案管理工作人員要加強檔案重要性的宣傳力度，利用工作會議、匯報等機會增強高校領導對檔案管理部門的重視；利用專題網站、宣傳欄、開展檔案主題活動等形式提高高校其他部門人員對紙質檔案管理工作的認識，掌握紙質檔案的管理方法，做好紙質檔案管理工作；時刻提醒檔案管理人員重視文書檔案管理工作，認真做好紙質檔案資料審核、分門別類和保存利用。

2.2 加強教育培訓，提高工作技能

目前部分高校檔案管理人員存在兩種問題現象：一是工作人員沒有學習新的信息化技術，并把這些技術應用到檔案管理工作中；二是工作人員依然采用傳統的工作方式，工作效率和工作質量低下。為了滿足“互聯網+”時代對高校紙質檔案人員專業水平和技能的新要求，高校要加強對檔案管理人員的專業培訓：1）定期進行崗位的職業培訓，深入學習國內外的文檔最新專業知識和管理經驗，為文檔管理注入新的血液與活力；2）開展檔案信息培訓，掌握運用計算機技術、檔案管理技術以及設備操作能力，以勝任新形勢下的檔案管理工作；3）注重檔案管理人員的思想道德修養，能夠客觀、全面、真實地記錄高校檔案信息，注意對學校內部信息的保密。

2.3 完善管理制度，實施規范管理

“互聯網+”背景下的紙質檔案管理相較于傳統的文書檔案管理更為復雜，需要依托于規范化、標準化的管理制度。高校要做好紙質檔案管理制度的細化：1）高質量、規具有范化的文件處理是高水平檔案管理的前提，明確紙質檔案的形成標準、紙質檔案是否需要以電子形式存儲及界定的標準；2）具有兩個版本的紙質版檔案，其電子版是單獨整理分類、立卷編號，還是與高校的電子檔案融合在一起管理等等，完善細致的管理制度方能確保檔案資料的完整，滿足社會各界對檔案利用的需求。

高校紙質檔案管理工作任重道遠，面臨復雜多變的嚴峻形勢，還有諸多艱苦細致的工作需要開展。針對高校紙質檔案管理工作中存在的現實問題，我們要勇于開拓創新，與時俱進，積極采取各項措施，讓檔案工作積極服務于高校的發展

作者簡介

李海燕，女，漢族，宿州學院黨政辦公室秘書，碩士，政工師，研究方向：行政管理研究、大學生思想政治教育。