新時期事業單位檔案信息化建設存在問題及對策研究

黨紅林

摘 要：隨著社會的發展，科技的進步，我國事業單位檔案管理工作也取得了長足進步，然而，隨著時間的推移，事業單位檔案數量越來越大，檔案種類也越來越多，這給事業單位的檔案管理帶來了巨大的挑戰，傳統的檔案管理方式已很難適應當前事業單位檔案管理的需求，這就要求事業單位檔案管理人員不斷探索，勇于創新，堅定思想，大膽改革，進而滿足新時期檔案管理要求。現階段，我國逐漸邁入了信息化時代，許多事業單位在檔案管理中順應時代發展要求，開展了檔案信息化建設，在一定程度上提升了檔案的管理效率，但一些事業單位在檔案信息化建設中還存在許多問題，使得信息化檔案管理系統的作用很難充分發揮。基于此，本文在闡述事業單位檔案信息化建設重要性的基礎上，對當前檔案信息化建設存在的問題進行深入分析，并提出相應的優化對策，以期推動我國事業單位檔案信息化建設的健康發展。

關鍵詞：事業單位；檔案；信息化建設

1 事業單位檔案管理信息化建設重要性

檔案信息工作是聯系過去、現在和將來的重要環節紐帶。事業單位檔案管理是公共事業單位管理的重要組成部分，是提高事業單位工作質量和效率的必要條件。在現代事業單位的發展中，檔案信息化建設對于事業單位檔案管理具有重要意義。

1.1 有利于檔案查閱效率的明顯提升

事業單位檔案信息化管理與過去傳統的紙質檔案管理模式相比具有明顯的優勢，傳統的紙質檔案查詢需要經過許多復雜的步驟和程序，這給檔案管理人員和檔案使用者都來了諸多不便，而將計算機信息化技術應用于事業單位檔案管理中，一方面能夠避免檔案排列錯誤帶來不必要的工作量，有效提升檔案的查閱效率；同時電子化的檔案資料，信息儲存量更大，傳輸也更方便，使得不同部門、不同區域之間的檔案共享得以實現，這也在一定程度上使得事業單位檔案的作用得到有效發揮，使得檔案利用效率得到明顯提升。

1.2 有利于檔案資料的保存

過去事業單位在日常的檔案管理時，主要是以紙質為信息載體，即使用紙質材料來進行檔案信息資料的存儲，這種存儲方式會隨著時間的推移出現不同程度的損壞和老問題化，進而給檔案資料的采集、存儲、管理等環節帶來了困難。而檔案信息化建設就很好的避免了檔案老化的問題，可以有效延長檔案的保存期限，它主要是應用計算機網絡技術將檔案電子化，進行進行信息化管理，電子化檔案在重復使用時也不會出現老化和損害等問題，從而節省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，同時需要注意的是，在檔案信息化管理時，要確保信息化平臺的穩定與安全。

2 新時期事業單位檔案信息化建設存在的問題

新的時代背景下，我國越來越多的事業單位將計算機信息技術應用到了檔案管理工作中，使得事業單位檔案管理水平與管理效率得到明顯提升，但是，由于我國事業單位檔案信息化建設起步較晚，在發展過程中仍存在許多問題，這給事業單位檔案管理工作轉型帶來了巨大影響。

2.1 思想觀念落后，管理方式陳舊

受傳統觀念的影響，一些事業單位對檔案管理工作重視程度不高，認為只要把單位的“主業”干好就可以了，認為檔案管理部門就是事業單位的“文件保險箱”，檔案管理就是簡單的看門守攤，未能將檔案管理與業務工作放到同等的位置，在這種思想的影響下，使得事業單位檔案管理的觀念與方式已經很難適應當前信息社會發展要求，這種重業務、輕檔案的思想意識嚴重影響了事業單位信息化建設進程。另外，雖然當前許多事業單位配備了計算機，也購買了相關的檔案信息化管理軟件，認為這就是檔案管理信息化，但是在實際的應用中也只是簡單的打字、記錄、入庫，其效果好比高射炮打蚊子，得不償失，沒有使計算機信息化管理系統的作用得到真正發揮。

2.2 信息化管理下的檔案資源相對孤立

事業單位管理檔案的首要目的是應用過去的信息、數據指導單位今后的工作，通過調閱一些檔案，吸收過去的經驗，對其進行有效的歸納與總結，來解決單位當前的問題。然而當前的實際現狀是一些事業單位為了管理檔案而管理檔案，沒有明確的目的性與實用性，這也造成事業單位在檔案信息化建設中，信息資源沒有進行相關的聯系，檔案信息之間相對孤立，在實際的調閱中，可能需要進行多次調閱，這就給檔案的調閱帶來了較大的難度，而這種多次調閱不同種類的檔案主要就是由于當前事業單位不同種類的檔案之間信息資源沒有實現互通，大數據的理念應用到不到位所造成的。

2.3 管理人員的職業素養問題

當前很多事業單位從事檔案管理工作的人員信息化技術應用不到位，運用信息化手段進行檔案管理的能力不足。具體來說，一些檔案管理人員不能掌握現代化信息技術。他們對計算機、系統操作、網絡管理等存在一定知識盲區，這樣大大降低了他們運用信息技術實現檔案管理的水平，同時給檔案安全管理帶來了潛在威脅，例如使用連接互聯網的計算進行涉密檔案的整理工作；沒有注意移動儲存設備的保管，將其進行保密、非保密計算機的互用等。最后，一些檔案管理人員轉化應用水平不強。對所學習的信息化技術在檔案管理中的應用，他們不能實現有效轉化，這樣對大大減緩了檔案管理信息化進程。

3 新時期事業單位檔案信息化建設優化對策

3.1 加強檔案法規的宣傳力度的認識

提高人們對檔案工作信息化。信息技術及信息產業的高速發展，給檔案工作帶來了挑戰和壓力，同時也為我們檔案工作者得帶來了新的機遇。只要我們抓住這一機遇，努力學習和運用當代先進的科學知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐，充分的認識到檔案信息化建設的重要性和必要性，就可以將所有遇到的新問題、新困難一一解決。

3.2 梳理檔案資源

檔案作為指導人們今后工作的寶貴資料，給我們的工作提供更為有利的條件。因此需要拓展事業單位不同種類檔案之間的協調性，實現數據、信息的統一化。我們需要運用大數據的理念，整合事業單位各類不同的檔案資源，構建現代化的電子數據庫，當需要一系列的信息時，我們可以一次性的調閱所需要的所有檔案資料。

3.3 管理人員運用信息化技術的能力提升

首先，建立長效培訓機制，加強培訓，提高檔案人員的計算機操作技能和業務素質，以適應檔案工作信息化、現代化的需要。其次，隨著數字化網絡化的發展，電子檔案信息的保管和維護與傳統的方式截然不同，它的數字化特性決定了其保管的復雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體向保護其內容，保證內容的真實、可靠、可存取性和可理解性。為此，應建立文件內容、背景信息的組織保管規模。因此在信息安全防護，除了對已有的防護措施如殺毒軟件系統、網絡安全檢測等進行綜合運用之外，還要不斷研究和探索新的安全防護技術。

4 總結

綜上所述，新的時代背景下，隨著計算機網絡技術的發展，我國也進入了信息化社會，事業單位作為我國行政服務體系的重要構成，其檔案管理對于事業單位的高效、有序運行具有重要意義，一些事業單位也開始轉變觀念，加強檔案管理，逐漸將計算機信息技術應用到日常的檔案管理工作中，這不僅是對傳統檔案管理模式的補充，有效提高了檔案管理效率，而且這在一定程度上節約了人工成本，是新時期事業單位順應市場經濟的重要保障。要成為一個合格現代化信息檔案管理工作者，就需要檔案管理人員不斷探索，勇于創新，加強新理論、新知識的學習，并把其運用到自己的實際工作中去，只有這樣才能真正適應這個科學技術高速發展的新時代。

參考文獻

[1]周毅.全面準確地認識檔案信息化建設[J].檔案學通訊，2002（4）：8-10.

[2]唐寶蓮.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案，2006（3）：32-35.