企業檔案知識服務的理論依據與實踐方法

韓香

摘 要：隨著經濟的快速發展，人們的生活質量得到了很大的改善，相應的需求也有所增加，檔案需求就是其中的一種，這就對于檔案服務工作提出了更高的要求。尤其在企業經營管理的過程中，更需要做好企業檔案知識服務，因為這對于企業的發展具有重要的影響，而如何做好企業檔案知識服務就顯得尤為關鍵，這就不得不深入探究其理論依據以及實踐方法。為此，本文特做以下分析。

關鍵詞：企業檔案；知識服務；理論；實踐

企業檔案知識服務的理論依據以及實踐方法是值得人們進行深入探究的，因為這關系著企業檔案知識服務的水平，同時對于企業的發展也具有一定的影響。只有加強對于其理論依據以及實踐方法的研究，才能幫助人們了解其中的知識以及要點，進而提升檔案服務水平。因此，有關人員應該提高這方面的認識以及重視程度，并且能夠結合實際情況加以分析，采取有效的措施，以更好的促進企業的

發展。

1 基于企業檔案知識服務的理論依據分析

1.1 知識管理

實際上，知識管理是企業檔案知識服務的理論依據之一，這里的知識管理主要指的是利用現代信息技術對有關的知識進行積累、組織、評價以及傳遞等等，進而凸顯出知識的價值，進一步促進企業的發展，提高企業的核心競爭力，使得企業的實力有所增加。而知識管理就顯得極為關鍵，它的基本出發點就是企業內部的戰略資源，立足在內部戰略資源上才能進行知識的管理，最終實現知識的價值。而就知識管理本身而言，它往往是具有一定的基本活動的，和活動的過程則是為了完成相關知識的積累、傳遞、應用以及創新等，而不得不說，支撐知識管理的因素就是現代信息技術，因此，在企業進行檔案知識服務的過程中，就要對其詳加考量，能夠運用知識管理的有關知識，不斷的創新新的思路，為有關企業管理者提供新的視角。

1.2 檔案后保管范式

就檔案后保管范式而言，它主要指的是檔案工作面臨急劇變化或者受到極大挑戰而做出的理論回應，因此，對于檔案后保管范式就有必要加以深入的了解。就目前而言，檔案后保管范式提出是具有重要意義，它是基于兩點原因而被提出來的。首先，由于現代信息技術的不斷發展，虛擬的電子文件已經屢見不鮮，不得不說，已經逐漸的取代了實體的紙質文件，這就帶來了很大的便捷性，但是同時也存在弊端，無疑在文件管理的過程中，很容易造成其流逝，一些有價值的信息也會變得難以捕捉，而實體文件中的來源信息以及內在聯系等都難以進行深入的考察，所以，深入的知識還是無法進行挖掘的，并且以實體來源為核心的基本檔案學理論、技術等也難以解決。其次，隨著信息數據的不斷增多，檔案文件的數量也是在不斷增長的，但是文件的質量相對的就會下降，少數比較有價值的文件在一定程度上就會被埋藏，從而大大的降低了對于信息的吸收效率。因此，還是要強化文件鑒定，找尋新的理論依據，而檔案后保管范式能夠體現如今新時期檔案管理中的內在規律，值得被人們參考。

2 基于企業檔案知識服務的實踐方法研究

2.1 服務理念從以檔案機構為中心轉變為以用戶為中心

如何加強實踐是如今有關企業檔案知識服務工作者所思考的問題，這就不得不加強實踐方法的考量，而加強服務理念的轉變就是基本的要求，只有轉變傳統的檔案知識服務理念，才能真正實現服務質量以及能力的提升，這就需要有關人員能夠加強這方面的重視，并且能夠完成從以檔案機構中心到以用戶為中心的思想轉變。

2.2 服務目的從為用戶提供檔案轉變為為用戶提供知識

傳統檔案服務的目的是為用戶提供檔案，提供解決問題所需的信息。而知識服務的目的是為用戶提供知識，提供解決問題的具體方案。它關注的焦點和最終評價是“是否通過我的服務解決了您的問題”。要實現從提供檔案向提供知識的過渡，要求檔案部門加強對檔案的編輯與研究，從中挖掘與提煉知識。例如，國外一家公司檔案館為公司雇員的醫療檔案做完索引之后，發現保險公司多收了保險費，因為他們是按照國家費率而不是較低的地方費率計算的。發現和提供這一知識之后，公司財務部迅速更換了一家保險公司。

2.3 服務方式從被動服務轉變為主動服務

過去，檔案部門習慣于被動服務，較少開展主動服務；而主動服務是知識服務的基本特征。例如，劍南春集團檔案信息中心主動到公司領導和信息需求量大的部門去征求意見，了解他們急需的信息，制成表格，每天按照表格將企業內外電子信息進行收集、篩選，匯編成一份高含金量的信息快訊，即時發送給公司領導和各部門參考，為領導和部門決策做出了重大貢獻。

2.4 服務手段從機械化服務轉變為智能化服務

通過監視用戶的信息查詢過程自動獲取用戶個性化需求。即在用戶的終端上運行具有監視功能的智能代理。智能代理將用戶檢索、瀏覽、下載信息的過程和內容不斷傳送給遠端的服務器，服務器對這些有關用戶信息利用情況的記錄進行分析，就可以從中挖掘出用戶的利用偏好和需求趨勢。

2.5 服務策略從標準化服務轉變為個性化服務

傳統檔案服務是一種標準化服務，對所有的用戶都以同樣的方式提供同樣的檔案，如同西藥商店出售成藥，不同的患者病癥不同，但藥物是標準化生產出來的，針對性弱。知識服務強調個性化服務，針對不同的用戶采用不同的服務方式提供不同的知識，如同中醫大夫對癥下藥，可以根據患者病癥的細微差異開列特別的藥方。

3 結語

隨著時代的不斷向前發展，人們的思想認識水平也有了較大的提高，近年來，針對一些企業領導者以及管理者而言，檔案知識服務意識越來越強，因為做好檔案知識服務有助于提高企業檔案管理水平，進而為相關決策提供有效的依據。所以，這就要求有關管理人員能夠嚴格要求自己，按照有關的理論依據以及有效的方法開展企業檔案知識服務，以更好的促進現代企業的健康發展。

參考文獻

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