辦公自動化系統(tǒng)的實際應用

于建委

摘要：在新時代的到來背景下，知識的掌握越來越成為社會經(jīng)濟增長和企業(yè)發(fā)展所重點關(guān)注的問題，進而導致辦公自動化系統(tǒng)面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)和壓力，相關(guān)企業(yè)不但明確規(guī)定工作人員需要對其具體實施目標進行充分了解，更要求企業(yè)管理者不斷提高其自身的綜合水平。在這種情況下，辦公自動化系統(tǒng)的改革完善就勢在必行。本文主要對辦公自動化系統(tǒng)的具體應用展開研究分析。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化系統(tǒng) 實際應用 研究

隨著企業(yè)信息化的不斷深入化發(fā)展，相應的對信息管理的實際需要也朝向多元化方向發(fā)展，而相關(guān)應用軟件的設計開發(fā)也快速向系統(tǒng)化、一體化趨勢過渡，對信息資源共享提出了更為嚴格的標準要求，因而如何提高綜合管理水平，使復雜過程變得簡單化就成為目前亟待解決的首要問題。而辦公自動化系統(tǒng)作為信息化建設的重要環(huán)節(jié)之一，對于企業(yè)實現(xiàn)信息資源共享、展開更加完善的信息化建設有著至關(guān)重要的作用。

1 關(guān)于辦公自動化系統(tǒng)的主要功能分析

1.1 主界面

所謂主界面就是指辦公自動化系統(tǒng)中的入口位置，只有利用主界面才能進入到各個子系統(tǒng)內(nèi)部，并且其具有以下功能；針對用戶身份進行驗證、用戶完全可以按照自身所實際愛好來進行頁面的選擇、瀏覽各項需要完成的工作任務、修改相關(guān)資料和密碼及退出系統(tǒng)等。

1.2 公文處理子系統(tǒng)

一般來說，在辦公自動化系統(tǒng)的具體實施過程中，文件審批及流轉(zhuǎn)可以說是整個系統(tǒng)的基礎(chǔ)所在，而用戶流程是自下而上還是自上而下則可以任意調(diào)整，并且若想充分保證辦公文件的一致性，就需要保證各個文件在系統(tǒng)內(nèi)部僅有一份副本。同時為了準確發(fā)現(xiàn)文件的最終流向，相關(guān)工作人員需要對文件的每一次流動變化都認真觀察記錄，進而便于辦公自動化系統(tǒng)能準確查詢，促使辦公自動化系統(tǒng)能夠順利進行。

1.3 基本辦公子系統(tǒng)

基本辦公子系統(tǒng)一般適用于企業(yè)內(nèi)部的日常事務，具體包括以下幾方面內(nèi)容：

1.3.1 企業(yè)領(lǐng)導的日常工作安排

通過辦公自動化系統(tǒng)將領(lǐng)導未來一周內(nèi)的工作安排詳細記錄，并于每周五由領(lǐng)導秘書將其整理成詳細的工作日程安排表公布出來。

1.3.2 企業(yè)會議的日常管理

辦公自動化系統(tǒng)在會議期間可以做以下工作：在會議召開之前進行相關(guān)會議文件的發(fā)放、明確會議參與人員和會議具體時間及會議后整理相關(guān)會議記錄等內(nèi)容，從而為后期工作安排提供切實可行的參考依據(jù)。

1.3.3 委托辦理

該階段工作往往是一個非常實用的環(huán)節(jié)，一旦用戶因為自身休假和出差等原因無法及時有效處理辦公文件，這時用戶就可以將其委托給他人，因而在具體代理期間，委托人可以將即將處理的公文交由代理人處理，直到委托人回歸之后對其處理公文內(nèi)容進行查看。

2 針對辦公自動化系統(tǒng)的實際應用展開研究分析

2.1 實現(xiàn)資源信息的有效共享

在信息化建設的不斷深入發(fā)展背景下，網(wǎng)絡現(xiàn)代技術(shù)也逐漸在我國的各行各業(yè)得到應用重視，并且致使企業(yè)內(nèi)部各部門之間的溝通交流更加方便快捷，進而極大的提高了各個企業(yè)之間的良好溝通交流，通常信息部門分為以下幾方面內(nèi)容：

（1）為企業(yè)內(nèi)部工作人員所建立的論壇，主要存在目的就是加強企業(yè)各員工之間的互動交流，增進彼此的情感了解，為日后更默契的工作提供便利性；

（2）企業(yè)工作中所需要的相關(guān)報表和其他所需信息資料的下載；

（3）根據(jù)企業(yè)高層管理人員設置相應的查詢功能。

2.2 SSL安全協(xié)議的應用研究

所謂SSL就是“安全套接層協(xié)議層”的簡要概述，其最早是由Netscape公司提出的基于Web安全協(xié)議模型，逐漸被www所接受并設置成了計算機加密標準，SSL安全協(xié)議主要強調(diào)的是將公共密匙和對稱密鑰有效結(jié)合，進而為客戶提供安全可靠的保密性及完整性服務。同時SSL又屬于一種分層形式的協(xié)議，主要存在于應用層和傳輸層二者之間，主要是由記錄層協(xié)議和安全密鑰協(xié)議及應用數(shù)據(jù)協(xié)議等組合而成，其中記錄層協(xié)議主要工作任務就是為高層提供相應數(shù)據(jù)資料及為數(shù)據(jù)安全鏈接提供良好的保密性和完整性服務；而安全密鑰協(xié)議主要是在辦公自動化系統(tǒng)中的密匙更改后上報到有效記錄層，進而制定全新的密鑰規(guī)范標準；最后應用數(shù)據(jù)協(xié)議則是將即將使用到的數(shù)據(jù)信息直接上傳到記錄層協(xié)議之中，

2.3 PGP技術(shù)的應用研究

所謂PGP就是指一種非常流行的辦公自動化數(shù)據(jù)加密技術(shù)，用戶合理利用該項技術(shù)能為信息傳輸大大增加安全性，如網(wǎng)絡新聞和電子郵件等，并且PGP還包含許多不同形式的加密手段，主要是由一種較為簡單化的組合模式形成借此來提供更加高效安全的管理機制，促使信息資料能在互聯(lián)網(wǎng)或是其他網(wǎng)絡形式上得到安全可靠的傳遞輸送。同時PGP在技術(shù)專業(yè)方面之所以被廣泛應用的主要因素在于其與一般的加密標準相比要更加嚴格化，完全滿足官方需求的標準規(guī)范。由此可知，PGP不是展開全局的推廣，而是要幫助用戶建立屬于其自身的信任網(wǎng)，無論是雙方互相信任還是通過間接的方式信任，其對應關(guān)系都是平等的，這樣一來不但有利于實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的有效擴展，還對其他系統(tǒng)安全模式的兼容存在有著一定的積極作用，尤其是PGP -般選擇的算法都是MD5、RSA等，非常容易得到各個版本算法的程序源，為后期開發(fā)創(chuàng)造了良好條件。

3 結(jié)束語

總之，辦公自動化系統(tǒng)作為一門綜合性較強的技術(shù)在社會發(fā)展中起到了至關(guān)重要的影響作用，并且受到了廣大技術(shù)性人員的高度重視，逐漸在各行各業(yè)中得到了普遍性應用，但仍需對其展開更加深入化的研究分析，對其進行不斷的創(chuàng)新完善，促使工作效率和質(zhì)量能飛速提高。

參考文獻

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