VED分類法和Excel工作表制訂藥品采購計劃應用探討

尹 希，張仕利，于秋影

（四川省眉山市人民醫院，四川 眉山 620020）

藥品供應是醫院醫療活動的重要環節，做好藥品采購工作是保障臨床用藥的基礎[1－2]。在醫院施行信息化管理后，現有醫院信息管理系統（HIS）中有一些計劃管理模塊，但參考數據一般僅以庫房存量和庫房領用量為標準，不能真實反映藥品院內存量和使用情況[3－4]；或者藥庫管理人員在日常工作中僅憑經驗或印象制訂采購計劃，缺乏科學的數據支持和計算方法，容易造成藥品積壓或短缺。目前，醫院藥學從藥房調劑向臨床藥學發展，加上“藥品零加成”等政策的影響，藥品計劃管理必須利用科學手段變得更加準確和高效。鑒于Excel軟件安裝方便、使用普遍，且在藥品經濟學、不良反應統計等藥學相關領域已被廣泛應用[5－8]，筆者結合多年工作經驗并不斷創新和改進，制訂出以我院HIS系統為基礎，利用VED分類法和Excel工作表制訂藥品采購計劃，實現藥品計劃與統計管理相結合的方法，現報道如下。

1 器材與數據來源

1.1 器材

計算機：安裝 Window 2000／XP／7或以上系統，以及Microsoft Office 2000及以上版本軟件；HIS（重慶中聯公司研發）。數據來源于本院2015年4月至2017年7月的藥品銷售及庫存統計。

1.2 數據處理方法

1.2.1 建立藥品采購計劃基礎表格

根據VED分類法將藥品分類并確定基礎庫存天數：VED（vital essential desirable）分類原則[9－10]利用藥品藥理作用、醫保類型、藥物經濟學等因素將急（搶）救藥品、毒麻藥品等不可短缺的歸為極其重要的V類（vital），確保其存量，降低成本因素考慮；治療效果明顯，各科室常用的藥品歸為必要的E類（essential），縮短其儲存周期，控制庫存總量；其余自費藥品、輔助用藥、有同類藥品且價格較貴，短暫缺藥不影響效果的歸為一般可取的D類（desirable），藥品以銷代采，維持“零庫存”。通過VED分類法將本院藥品目錄分類；再根據本院地理位置、供應商備貨時間等因素，確認每種分類藥品在庫房存量預計使用天數(即基礎庫存天數)。詳見表1。

創建藥品基礎數據表：從HIS中導出藥品基礎數據表格，項目包括藥品編碼、名稱、規格、生產廠家、庫存單位、成本價格、供應商等信息。再添加每種藥品的VED分類和基礎庫存天數，完成后命名為“基礎數據表格”，以下簡稱“基礎表”。

表1 VED分類及基礎庫存天數表

1.2.2 原始數據來源及處理

從HIS導出當前藥品庫存數量表：包括藥品編碼、庫存數量等信息。將庫存數量表復制粘貼到基礎表的Sheet2，并將 Sheet2更名為“庫存數量”，然后利用VLOOKUP功能，在基礎表庫存數量格中輸入公式VLOOKUP（A3，庫存數量！A：I，6，FALSE）按回車，元格右下角出現“＋”狀，雙擊“＋”狀或向下拖至所有的藥品才完畢。

從HIS導出上月藥品使用數量：包括藥品編碼、使用數量等信息（注意使用單位必須與庫存單位一致），計算出每種藥品日平均使用量，日平均使用量＝使用數量／使用天數。將使用數量表復制粘貼到基礎表的Sheet3，并將 Sheet3更名為“使用數量”，然后利用VLOOKUP功能，在基礎表日平均使用數量格中輸入公式 VLOOKUP（A3，使用數量！A：G，7，FALSE） 按回車，該單元格右下角出現“＋”狀，雙擊“＋”狀或向下拖至所有的藥品才完畢。表格中出現“＃N／A”，意思是未查到內容，代表該品種上月未使用，用“0”將“＃N ／A”全部替換。

1.2.3 制訂當月采購計劃

在完成原始數據采集的基礎表中，本月采購計劃格編寫公式為“計劃數量＝日使用量＊（當月天數＋基礎庫存天數）／庫存數量”，最后形成的表格即為藥品采購計劃表。以2017年7月為例，如圖1。計劃結果中小于“0”的數值全部用“0”替換，即得出本月采購計劃表，計劃數量可根據藥品實際包裝調節。發送計劃前可隱藏庫存數量、使用量等，再利用Excel篩選功能篩選出供應商，再分別發送，即完成當月藥品計劃的制訂和發送。

1.2.4 計劃完成情況

圖1 2017年7月藥品采購計劃表

圖2 2017年7月10日藥品計劃完成情況

從HIS導出執行計劃起至今的藥品入庫數量，包括藥品編碼、入庫數量等信息。將入庫數量表復制粘貼到基礎表的Sheet4，并將Sheet4更名為“入庫數量表”，再用VLOOKUP功能查找藥品入庫量，公式 VLOOKUP（A3，入庫數量表！A：G，4，FALSE）。以 2017年 7月 10日入庫量為例（圖2），將計劃數量與入庫量進行對比，對未完成計劃藥品及時催促、調貨，超計劃配送藥品及時退貨，從而保障按時按量采購藥品。

表2 藥品周轉率數據對比

1.2.5 注意事項

使用VLOOKUP功能時，要保證每種藥品每個品規的唯一編碼，且每次從HIS中導出的數據均包含此編碼。如無編碼，可用藥品名稱作為參照，但要保證不同規格、不同廠家的藥品名稱有所不同。

2 效果檢驗與功能拓展

醫院從2016年5月開始使用VED分類和Excel電子表格制訂藥品采購計劃，該方法實施前后的藥品周轉率對比結果見表2。可見，實施該方法后藥品周轉率明顯提高，可有效地減少部分藥品存量過大占據醫院流動資金，甚至過期失效的浪費；也可解決部分藥品漏報少報計劃，短期內頻繁購買導致的臨時缺藥、反復入庫耗占人力成本等問題。

3 討論

傳統方法建立的藥品計劃存在一些問題，如同一藥品月計劃不足，1個計劃周期內需要多次購買、增加工作量，未及時發現計劃中未送到藥品，缺藥時才通知供應商，價格低廉的基礎藥品、搶救藥品等容易斷貨缺藥等問題[11－12]。利用庫存量和上月使用量相結合的方式生成采購月計劃并執行，可讓采購計劃更準確，除特殊疫情或季節性變化情況外，月計劃幾乎無增補；可以及時查看藥品計劃和到貨情況，保障臨床急救、搶救用藥和基礎用藥的供應，從而節約人力成本，提高藥品周轉率。

隨著國家對藥品采購和使用中廉政防控的深入[13]，藥品采購計劃的制訂是重要的風險防控點，利用本方法還可及時發現當月銷量急驟上升或下降的藥品，分析原因調整計劃或上報上級。用Excel工作表制作計劃，可讓所有數據有據可查，避免制作藥品計劃的人員人為積壓庫存或抵制競爭品種，讓醫院藥品采購更透明公開、廉政、和諧[14]。

此方法也存在一些局限性，如國家出臺了《在公立醫療機構藥品采購中推行“兩票制”的實施意見（試行）》，多省份開始試點或執行[15]。實行“兩票制”后，醫院藥品構架會發生一些變化，部分藥品供應周期也會變化[16]，因此需要調整藥品分類、基礎庫存天數等適應“兩票制”政策，故該方法還需要考慮醫院發展、患者數量變化，以及節假日備貨等情況。

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