淺談如何構(gòu)建新時(shí)期檔案管理新模式

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，但是在每一個(gè)單位的都占據(jù)比較重要的位置，在新的發(fā)展時(shí)期，檔案管理能夠直接體現(xiàn)出一個(gè)單位的實(shí)際管理水平。檔案管理有效性的增強(qiáng)直接與單位的綜合能力相關(guān)。在社會(huì)的發(fā)展變化過(guò)程中更需要探索出如何構(gòu)建新時(shí)期的檔案管理新模式，了解當(dāng)前所面臨的挑戰(zhàn)，也認(rèn)知未來(lái)的機(jī)遇，機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，繼而提出新的方案。

關(guān)鍵詞：構(gòu)建；新時(shí)期；檔案管理；新模式

在信息社會(huì)的不斷發(fā)展變化過(guò)程中，企事業(yè)單位的信息量都在增加，而這些信息需要進(jìn)行管理，這就關(guān)系到企業(yè)的檔案管理。檔案管理收集企事業(yè)單位運(yùn)行過(guò)程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、資料、信息等等，由此幫助企事業(yè)單位在未來(lái)決策上做的更加充分，因此本文對(duì)新時(shí)期檔案管理的新模式做出分析研究，希望可以給相關(guān)工作者帶去一定的積極性參考和建議。

1 新時(shí)期檔案管理面臨的挑戰(zhàn)分析

1.1 檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)不足

檔案管理工作者的個(gè)人職業(yè)能力和素養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理的有效性，檔案管理工作本身是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，要求工作者秉承著負(fù)責(zé)、認(rèn)真的態(tài)度進(jìn)行，很多單位的人員在這方面缺乏正確的觀點(diǎn)與認(rèn)知。管理重視程度的缺乏直接導(dǎo)致實(shí)際操作中責(zé)任感的降低。另外還有一些工作人員將檔案管理工作認(rèn)為是簡(jiǎn)單的片面的資料管理和整理，無(wú)足輕重，繼而極大的忽視了信息本身對(duì)整個(gè)單位運(yùn)行的作用，這些現(xiàn)象的存在嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步。還有一些單位因?yàn)槭艿搅巳藛T編制的限制因此可能一個(gè)人兩個(gè)人就需要負(fù)責(zé)整個(gè)單位的檔案管理工作，還有部分單位出現(xiàn)了兼職的情況，這些人員對(duì)檔案管理缺乏具體的認(rèn)知，也沒有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺少穩(wěn)固性的檔案知識(shí)管理結(jié)構(gòu)，在工作當(dāng)中經(jīng)驗(yàn)不足，缺少現(xiàn)代化管理思維，缺少適應(yīng)需求的相關(guān)人才。檔案管理還處于整個(gè)工作的最后環(huán)節(jié)，重要性沒有凸顯出來(lái)，檔案管理干部隊(duì)伍綜合素養(yǎng)不足。

1.2 檔案的現(xiàn)代化與信息化需求不相適應(yīng)

在當(dāng)前的社會(huì)信息化管理過(guò)程中，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息化程度不斷提升，每一個(gè)行業(yè)地區(qū)的技術(shù)變革程度加大，檔案管理工作必須和新時(shí)期的新情況相互接軌，爭(zhēng)取使用自動(dòng)化的識(shí)別技術(shù)進(jìn)行檔案的借閱分析，也使用縣嗲話檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)之間相連接，實(shí)現(xiàn)電子文件的多方面全過(guò)程化管理。例如，單位建立起數(shù)字檔案室還有行業(yè)性的檔案館，爭(zhēng)取使用智慧的方式進(jìn)行檔案室的建設(shè)工作，這些都是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)也是和社會(huì)接軌的關(guān)鍵點(diǎn)，但是當(dāng)前很多單位并沒有做到這一點(diǎn)。依然使用傳統(tǒng)的手工記錄方式，難以滿足企業(yè)事業(yè)單位對(duì)檔案信息的管理需要，極大的削弱了檔案工作可能發(fā)生的作用和應(yīng)有的價(jià)值，極大的降低了原始價(jià)值[1]。

1.3 檔案管理制度的缺失

檔案管理層面對(duì)檔案管理的認(rèn)知還存在一定的匱乏點(diǎn)，這樣就容易導(dǎo)致在整個(gè)工作管理的過(guò)程中讓檔案管理的制度存在非常大的缺陷。從當(dāng)前工作上去分析，很多檔案管理都沒有制度方面的支撐，這樣就容易導(dǎo)致在檔案管理的實(shí)際工作中出現(xiàn)問題，管理內(nèi)容十分狹窄，管理的質(zhì)量比較低，這些都是檔案價(jià)值的重要缺陷所在。檔案管理還缺少現(xiàn)行制度的約束和管理，在檔案管理中部分環(huán)節(jié)都沒有對(duì)應(yīng)，讓檔案管理存在遺漏點(diǎn)，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案丟失情況的產(chǎn)生[2]。

2 構(gòu)建新時(shí)期檔案管理新模式的對(duì)策

2.1 提升檔案管理人員的職業(yè)能力

首先，強(qiáng)化檔案管理人員的管理意識(shí)，建立起現(xiàn)代化信息管理和檔案管理意識(shí)，采取一部分措施讓了解檔案管理對(duì)檔案管理產(chǎn)生興趣的管理人員加入其中，認(rèn)識(shí)到檔案管理的實(shí)際意義，也充分地意識(shí)到檔案管理的重要性，爭(zhēng)取能夠讓檔案管理的方式有所創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案的高效率管理。

其次，強(qiáng)化工作人員的信息處理能力。管理人員的信息化檔案管理能力是現(xiàn)代化檔案創(chuàng)新的必然趨勢(shì)也是必要點(diǎn)，數(shù)據(jù)信息要走透明化的道路還需要強(qiáng)化用戶和信息之間的傳播與使用效率，實(shí)現(xiàn)用戶的自我認(rèn)知，增強(qiáng)檔案信息的使用效率。建立起檔案管理的信息平臺(tái)，在平臺(tái)上做相互的交流，不斷的反饋，掌握企業(yè)單位的發(fā)展軌跡，針對(duì)信息的推動(dòng)情況掌握檔案管理的前沿信息也掌握企業(yè)發(fā)展的前沿信息。新的管理模式將使用高新技術(shù)和數(shù)碼信息技術(shù)的結(jié)合，收集整理信息，優(yōu)化檔案信息管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化合理配置，積極的建立起檔案共享的策略和環(huán)境由此加速檔案服務(wù)的機(jī)制。在這里檔案管理人員必須要認(rèn)真的學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)信息使用技能，更好的對(duì)檔案信息做處理[3]。

2.2 強(qiáng)化檔案信息管理過(guò)程中的資源建設(shè)

檔案管理過(guò)程中的資源建設(shè)是必不可少的內(nèi)容，為了能夠讓現(xiàn)代化檔案管理走向數(shù)字化和電子化，還需要做好電子文檔歸檔工作的分析，運(yùn)營(yíng)網(wǎng)上的檔案館或者是文檔等等實(shí)現(xiàn)軟件使用的升級(jí)，建立起網(wǎng)絡(luò)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上采集相關(guān)的數(shù)據(jù)和資源，做好網(wǎng)絡(luò)查詢與管理的相關(guān)工作，強(qiáng)化檔案信息的規(guī)劃和管理以及整合，由此讓信息資源更為豐富。檔案信息資源的建設(shè)要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和平臺(tái)，設(shè)置文件分布中心，做好交換以及查詢工作，這樣才可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的數(shù)據(jù)資源無(wú)縫對(duì)接。企事業(yè)單位面對(duì)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)，也需要按照國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好檔案資源的采集線上信息回復(fù)工作，信息的流動(dòng)機(jī)制也要健全由此實(shí)現(xiàn)檔案信息全程直接處理的目標(biāo)[4]。

2.3 建立完善的檔案管理制度

健全完善的管理制度也是現(xiàn)代化檔案管理工作當(dāng)中不可或缺的額一個(gè)重要方面，管理制度更成為檔案管理創(chuàng)新的引導(dǎo)，那么在這個(gè)環(huán)節(jié)，單位的管理制度創(chuàng)建可以參考以下幾個(gè)方面的信息：

首先，檔案管理制度和單位的屬性要符合，若是企業(yè)單位那么檔案管理一定要按照企業(yè)信息運(yùn)用，數(shù)據(jù)運(yùn)用，以盈利為目的進(jìn)行檔案信息的處理，側(cè)重于經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的完成。若是事業(yè)單位就需要以信息的全面真實(shí)為主，終極目標(biāo)在于對(duì)本單位的服務(wù)。

其次，管理制度當(dāng)中需要對(duì)相應(yīng)的管理流程進(jìn)行全面的規(guī)劃，規(guī)劃過(guò)程合理才可以減少檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)人力物力的浪費(fèi)情況也可以減少過(guò)程的冗雜性[5]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)如何構(gòu)建新時(shí)期的檔案管理新模式做出了分析和研究，在新時(shí)期的發(fā)展過(guò)程中檔案管理是每一個(gè)單位不可或缺的重要組成部分。檔案管理還需要樹立起新思想和新意識(shí)，改變傳統(tǒng)的老舊的檔案管理認(rèn)知，強(qiáng)化員工的職業(yè)能力，做好相應(yīng)的培訓(xùn)也能夠改變單位檔案管理的落后面貌。在這里檔案管理將現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)融合在一起是不可改變的事實(shí)，也只有這樣才可以符合企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，也才能夠促進(jìn)建立健全檔案管理相關(guān)制度工作的

落實(shí)。

參考文獻(xiàn)

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[5]劉沫.談新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平的途徑[J].赤子，2014，36（8）：232-232.

作者簡(jiǎn)介

肖燕（1982-），女，漢族，湖南韶山人，專科。