基于企業(yè)微信的高校招標(biāo)采購管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與研究

董啟標(biāo)　楊葉

摘要：根據(jù)《教育信息化“十三五”規(guī)劃》的要求，各級教育行政部門要充分利用互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)，積極進(jìn)行信息化管理平臺的建設(shè)和應(yīng)用。本文基于企業(yè)微信進(jìn)行高校招標(biāo)采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研究，并就系統(tǒng)運(yùn)行的機(jī)制提出幾點(diǎn)建議，旨在為高校招標(biāo)采購提供更高效更便捷的管理方式。

關(guān)鍵詞：企業(yè)微信；招標(biāo)采購；高校管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；信息化

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）021-0063-02

隨著《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)的頒布實(shí)施，各高校在招標(biāo)采購管理制度建設(shè)方面投入了大量的時(shí)間和精力，取得了令人滿意的效果。高校招標(biāo)采購管理工作正逐步邁入制度化和規(guī)范化的軌道。然而，就管理手段來說，大部分高校還依然停留在“手工時(shí)代”和“紙質(zhì)時(shí)代”，仍然存在采購流程繁瑣、效率低下、資源浪費(fèi)等問題。

根據(jù)教育部印發(fā)的《教育信息化“十三五”規(guī)劃》的要求，國家要逐步實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)平臺協(xié)同發(fā)展，大幅提升信息化服務(wù)教育教學(xué)與管理的能力，各級教育行政部門要充分利用互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)，積極進(jìn)行信息化管理平臺的建設(shè)和應(yīng)用。本文正是在這樣的背景下將企業(yè)微信與高校招標(biāo)采購管理相結(jié)合，根據(jù)項(xiàng)目招標(biāo)采購實(shí)施流程設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能模塊，并對系統(tǒng)運(yùn)行的機(jī)制進(jìn)行研究，旨在為高校招標(biāo)采購提供更高效更環(huán)保更人性化的管理方式。

一、基于企業(yè)微信的高校招標(biāo)采購管理系統(tǒng)可行性分析

1.企業(yè)微信概述

微信是2011年初騰訊公司面向個(gè)人推出的一款支持文字、圖片、語音和視頻等多種媒體形式的即時(shí)通訊軟件，具有用戶廣泛、交互性強(qiáng)、跨平臺等優(yōu)點(diǎn)。企業(yè)微信則是一款專門為單位組織內(nèi)部打造的協(xié)同和管理平臺，與個(gè)人微信相比企業(yè)微信更加注重于各類辦公場景，它提供了通訊錄、公費(fèi)電話、企業(yè)郵箱、視頻會(huì)議、在線審批以及組織機(jī)構(gòu)管理等功能模塊，并支持接入學(xué)校原有應(yīng)用系統(tǒng)。

2.可行性分析

在技術(shù)可行性方面，企業(yè)微信內(nèi)置了通訊錄、在線審批、組織機(jī)構(gòu)管理等多種適合招標(biāo)采購管理應(yīng)用場景的功能模塊，后期只要將招標(biāo)采購業(yè)務(wù)流程相關(guān)模塊整合到企業(yè)微信中即可。企業(yè)微信為開發(fā)人員預(yù)留了豐富的應(yīng)用程序編程接口，根據(jù)官方提供的幫助文檔和使用說明很容易進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)。

在經(jīng)濟(jì)可行性方面，基于企業(yè)微信進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)也有著無可比擬的優(yōu)勢。企業(yè)微信本身已具備多個(gè)功能模塊，在其基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)能夠大大節(jié)約開發(fā)成本和縮短開發(fā)周期。通過與學(xué)校原有系統(tǒng)進(jìn)行對接，可最大程度避免學(xué)校資產(chǎn)的浪費(fèi)。通過使用企業(yè)微信的服務(wù)器，學(xué)校在硬件設(shè)備方面也無需較大的投入，學(xué)校原有設(shè)備即可滿足需要。

二、基于企業(yè)微信的高校招標(biāo)采購管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

1.系統(tǒng)功能總體設(shè)計(jì)

基于企業(yè)微信的高校招標(biāo)采購管理系統(tǒng)應(yīng)支持從項(xiàng)目申請到驗(yàn)收付款全流程的信息管理，用戶部門通過系統(tǒng)可以進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目進(jìn)度查詢、申請驗(yàn)收等，歸口職能部門通過系統(tǒng)可以進(jìn)行在線審批、合同送審、驗(yàn)收和付款管理等，招標(biāo)采購部門通過系統(tǒng)可以進(jìn)行政策宣傳、采購公告發(fā)布、開評標(biāo)信息錄入、電子檔案管理、查詢統(tǒng)計(jì)等。按照用戶的不同角色，系統(tǒng)功能總體設(shè)計(jì)見表1。

2.功能模塊詳細(xì)設(shè)計(jì)

（1）用戶部門

用戶部門申購入通過項(xiàng)目申報(bào)模塊可進(jìn)行采購計(jì)劃在線申請，錄入經(jīng)費(fèi)來源、預(yù)算金額、采購清單等信息后，點(diǎn)擊提交給歸口職能部門即可，避免了線下審批蓋章的麻煩，能夠大大提高審批的效率。計(jì)劃提交后，申購入可實(shí)時(shí)查詢項(xiàng)目審批進(jìn)度以及后期招標(biāo)采購執(zhí)行進(jìn)度。在供應(yīng)商供貨后，如已具備驗(yàn)收條件，申購入可發(fā)起驗(yàn)收申請，歸口職能部門收到申請后可及時(shí)組織驗(yàn)收。

（2）歸口職能部門

歸口職能部門通過在線審批模塊可查看各用戶部門申購入提交的采購計(jì)劃，并根據(jù)申請材料進(jìn)行在線審批，審批通過后直接交給招標(biāo)采購部門實(shí)施。在成交結(jié)果公示后，歸口職能部門可通過合同送審模塊將擬好的合同初稿發(fā)送至合同審核部門進(jìn)行審核。通過驗(yàn)收管理模塊可及時(shí)處理申購人的驗(yàn)收申請，在線下開展驗(yàn)收后及時(shí)將驗(yàn)收結(jié)果和相關(guān)資料上傳。付款管理模塊支持項(xiàng)目有關(guān)付款信息的錄入和保存，方便查詢和統(tǒng)計(jì)。

（3）招標(biāo)采購部門

信息推送模塊主要用于招標(biāo)采購部門推送重要公告或通知等，如國家最新政策變化、學(xué)校招標(biāo)采購最新動(dòng)態(tài)等。采購公告發(fā)布模塊支持采購公告的在線發(fā)布，支持一鍵轉(zhuǎn)發(fā)到學(xué)校官網(wǎng)和部門網(wǎng)站。開評標(biāo)管理模塊用于錄入和保存開評標(biāo)過程中的一些關(guān)鍵信息，如開標(biāo)日期、評標(biāo)日期、評標(biāo)記錄等。電子檔案模塊支持項(xiàng)目采購全流程的檔案上傳、查詢和管理。查詢統(tǒng)計(jì)模塊能夠根據(jù)不同字段快速生成所需數(shù)據(jù)，完成階段性數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的功能。

（4）公共模塊

通知公告模塊用于呈現(xiàn)學(xué)校招標(biāo)采購相關(guān)部門發(fā)布的一些會(huì)議通知、重要公告等。規(guī)章制度模塊主要呈現(xiàn)國家、省市以及學(xué)校招標(biāo)采購方面的法律法規(guī)，供各部門采購人員查詢和學(xué)習(xí)。辦事指南模塊以流程圖的形式直觀地呈現(xiàn)出貨物、服務(wù)和工程的招標(biāo)采購實(shí)施流程，方便采購人員對照實(shí)施。

三、基于企業(yè)微信的高校招標(biāo)采購管理系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制

為保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行以及后期的健康平穩(wěn)發(fā)展，為師生提供更高效更人性化的服務(wù)，建立科學(xué)完善的系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制是必不可少的。

1.制度與經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制

基于企業(yè)微信的高校招標(biāo)采購管理系統(tǒng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要組成部分。各級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門要引起足夠的重視，充分認(rèn)識到其在招標(biāo)采購管理工作中的重要性，并在制度保障與經(jīng)費(fèi)保障方面給予強(qiáng)有力的支持。在制度保障方面，要從組織設(shè)置、管理隊(duì)伍建設(shè)、運(yùn)營方案、應(yīng)急處置、信息安全等方面制定一系列的規(guī)章制度，逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行和管理的制度化和規(guī)范化。在經(jīng)費(fèi)保障方面，財(cái)務(wù)部門要根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行的實(shí)際情況給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)費(fèi)支持，以保證在后期系統(tǒng)升級、運(yùn)行和維護(hù)時(shí)能夠順利進(jìn)行。

2.信息推送與更新機(jī)制

本系統(tǒng)是在企業(yè)微信的基礎(chǔ)上進(jìn)行開發(fā)的，優(yōu)勢不僅僅體現(xiàn)在招標(biāo)采購管理方面，還體現(xiàn)在信息推送和互動(dòng)交流方面。傳統(tǒng)的招標(biāo)采購管理系統(tǒng)在即時(shí)互動(dòng)方面存在不足，需要借助OA系統(tǒng)、社交媒體來彌補(bǔ)，而本系統(tǒng)提供了信息推送的方式，可將信息主動(dòng)發(fā)送至所有用戶。管理部門通過信息推送功能除了發(fā)送通知外，還可以進(jìn)行招標(biāo)采購政策的宣傳。招標(biāo)采購涉及到國家、省市、學(xué)校各個(gè)層面制定的法律、規(guī)章和制度，管理部門不能完全的照搬復(fù)制，應(yīng)挑選與用戶單位聯(lián)系緊密的內(nèi)容進(jìn)行二次加工后再推送，如市場調(diào)研、需求擬定等內(nèi)容。在呈現(xiàn)形式上應(yīng)盡可能簡短，并配以形象地圖片說明；在內(nèi)容更新頻率上，每周保持2-3次是比較合適的頻率。

3.系統(tǒng)支持與維護(hù)機(jī)制

為了保障管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，在用戶需要技術(shù)支持時(shí)能夠及時(shí)響應(yīng)，系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)能夠及時(shí)處理，打造一支專業(yè)的素質(zhì)過硬的技術(shù)支持和維護(hù)隊(duì)伍是非常必要的。技術(shù)支持可由管理部門的辦公室人員負(fù)責(zé)，系統(tǒng)維護(hù)可由開發(fā)人員和網(wǎng)絡(luò)中心的技術(shù)人員負(fù)責(zé)。對于人員數(shù)量不足的問題，可以通過招聘計(jì)算機(jī)、教育技術(shù)等專業(yè)的學(xué)生來解決，為他們創(chuàng)造一個(gè)動(dòng)手實(shí)踐的舞臺。在響應(yīng)方式方面要接受電話、QQ、微信、郵件、OA系統(tǒng)等多種反饋形式，并提供電話、遠(yuǎn)程協(xié)助、到達(dá)現(xiàn)場等方式幫助用戶解決問題。后期要根據(jù)系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行情況.適時(shí)動(dòng)態(tài)調(diào)整技術(shù)支持和維護(hù)方案。

4.數(shù)據(jù)安全保障機(jī)制

在高校信息化建設(shè)的過程中，保障師生的信息安全是重中之重。系統(tǒng)中不僅存儲(chǔ)著教職工大量的私人信息，如工號、密碼、部門、手機(jī)號碼、郵箱、身份證號碼等，還存儲(chǔ)著招標(biāo)采購項(xiàng)目實(shí)施過程中的一些敏感性數(shù)據(jù)，如評標(biāo)記錄、投標(biāo)人信息等。為了保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，除了依靠企業(yè)微信提供的數(shù)據(jù)加密、關(guān)鍵信息安全存儲(chǔ)、防篡改技術(shù)外，還要做好三方面的工作：一是做好安全檢查和病毒防范工作，定期檢查系統(tǒng)及防火墻運(yùn)行狀況和補(bǔ)丁安裝情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能存在的安全隱患；二是及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止系統(tǒng)崩潰后數(shù)據(jù)丟失；三是做好突發(fā)事件應(yīng)急準(zhǔn)備工作，系統(tǒng)支持與維護(hù)人員應(yīng)制定詳實(shí)的響應(yīng)方案，以便在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)從容應(yīng)對。

四、結(jié)語

企業(yè)微信內(nèi)置多個(gè)辦公場景功能模塊，用戶體驗(yàn)友好、交互性優(yōu)越，非常適合應(yīng)用于招標(biāo)采購管理。各高校招標(biāo)采購管理部門應(yīng)積極進(jìn)行信息化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，結(jié)合自身需求進(jìn)行定制開發(fā)，讓其更好地為招標(biāo)采購管理工作服務(wù)，不斷提升信息化服務(wù)教育教學(xué)與管理的能力。