試析檔案管理中的收集與信息化管理

戴春波

摘 要：就實質來說，檔案工作的本質就是針對很多具有價值的歷史性資料來開展收集和整理工作，在有效保管的基礎上也可以進行歷史回顧和統計活動具有很高的參考價值，需要有較為規范的管理基礎。目前來看我國的檔案管理工作現在已經初步實現了信息化，但是總體上來說仍然還具有一定的滯后性，所以需要從多個方面采取措施加以改進。本文結合我國檔案管理事業的實際發展情況，提出了幾條可行的對策，希望可以給檔案工作的開展提供一些有效的參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；建議

檔案工作的服務對象不僅包括個人，更有各個組織和各個單位，其目的是將一些涉及到歷史資料的比較有價值的信息來加以收集，之后通過一系列總結和鑒定工作，來提取出有效的信息。目前來看，信息化技術在我國應用已經越來越廣泛了，其應用對于檔案管理工作起到的意義也是非同一般的，所以我們也需要將這項工作重視起來，才能不斷提高檔案管理工作的效率和水平，進而給檔案的收集工作和管理工作提供新的方法，提高效率，滿足人們的實際使用需要。

1 重視信息化建設

如果想要提高檔案管理工作的信息化水平，首先需要人們提高對信息化技術的人事水平。對于這個問題來說，各級單位和各級部門都應該結合自身的實際需要，選擇一個最為合適的信息化發展方案，并且將其作為檔案管理工作中的一項重要任務。在這個過程中，很多硬件設施都是不可或缺的，例如計算機、相關檔案管理工具和掃描儀、照相機等各種設備。如果單位的管理資金非常有限，就需要結合自身的實際情況來確定一個合理的采購順序，將這些所需要的配件逐步完善起來。

2 更新、改變檔案管理方式

在舊有的檔案管理工作中，其主要形式是紙質材料、照片以及各種光盤。在檔案交接過程中，由于其步驟和工序較多，這種舊有的檔案管理方式需要占用很大的空間，如果其檔案材料出現了變質的問題，會造成信息丟失而無法辨識。目前科學技術的發展給檔案提供了新的儲存方式，電子文檔這種處理方式大大節約了紙張的使用，并且從另一方面來看，其保管是非常便利的，也具有較高的安全性。

3 重視工作人員的專業技能水平

其實從事檔案工作的人也是專業技術的一種，所以在各組織和單位選擇檔案管理人員的時候應該從其學歷水平和實際工作能力等多個方面來進行參考，同時也要重視人才的培養，讓檔案工作者具有更高的技能水平。同時由于信息化技術的發展，計算機技術的應用也成為了一項非常重要的能力。所以這就需要結合實際情況來積極開展培訓工作，提高檔案管理工作者的技術水平，滿足新時代下的人才需求。

4 重視信息的公開和利用

對于相關檔案部門的信息化建設工作來說，網站建設也是一項非常重要的工作。網站建設起到的作用是多種多樣的，通過網站的建設，其最直接的作用就是能夠直接將檔案進行公開利用。現在我國已經有不少單位開始了檔案網站建設的工作，但其仍然處于起步階段，并且網絡往往得不到及時的維護。在這個過程中，信息公開程度較差，很多服務功能應答和回復都不及時，很多欄目都沒有填充一些有效的內容。所以這樣看來，網站建設工作仍然有待于加強，并且提高檔案管理部門的服務職能，和檔案的使用者積極開展互動，這樣才能提高檔案的利用率，讓檔案管理工作發揮應有的作用。

5 注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用

檔案信息化管理建設必然涉及到安全性的問題，要高度認識到網絡安全的重要性，加強網絡安全技術水平提升，設置防火墻和安全掃描監控系統，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網站用戶，要建立實名制準入驗證，拒絕非法訪問和未授權訪問。要根據用戶進行分類，以授權不同的檔案信息查詢權限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯網隔離儲存。

6 規范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確

電子檔案信息在錄入時，容易出現錯誤。因此，要加強對電子檔案信息的內容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內容標準。七、完善數字化檔案館建設，開拓檔案工作的新局面數字化檔案館建設，是檔案信息化管理建設的另一項組成部分。數字檔案館是數字時代或者說大數據時代檔案館的發展方向，是現代的新型檔案館，是對傳統檔案館的升級。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館。數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，其集成的檔案信息數量與內容更加廣泛，更便于檔案信息統計、查詢、保存。數字化檔案館建設不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協調建設的關系，需要根據實際情況做好信息管理的統籌規劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數據庫質量管理系統完善數字化檔案建設。

8 建立規范的管理機制

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。創新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，各成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

結束語

經過前文總結，我們已經知道，隨著社會的進步，檔案工作已經越來越重要了，同時隨著時代的發展，信息技術已經和各項工作開始融合，發揮著不可替代的作用。對于檔案工作來說也是如此，甚至可以說信息化技術利用水平的高低直接決定檔案管理工作發展水平的好壞。本文結合我國檔案管理信息化發展水平提出了一些可行對策，希望可以在實際應用過程中可以不斷采用新的辦法、提高工作能力，這樣才能讓檔案管理工作發揮出應有的作用。

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