淺析ERP環(huán)境下企業(yè)的內(nèi)部控制

許煜

摘要：信息化是企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的必然選擇，ERP系統(tǒng)正是在信息化的浪潮中得到了快速推廣和應(yīng)用。與此同時，貫穿于企業(yè)管理整個過程的內(nèi)部控制越來越成為企業(yè)提高經(jīng)營管理質(zhì)量的重要一環(huán)，而ERP系統(tǒng)的實(shí)施正好為企業(yè)實(shí)現(xiàn)全面內(nèi)控和實(shí)時內(nèi)控提供了必要的條件。但隨著ERP系統(tǒng)的進(jìn)入，企業(yè)的傳統(tǒng)穩(wěn)態(tài)被打破，從而給企業(yè)的內(nèi)部控制體系帶來諸多風(fēng)險(xiǎn)及問題。國內(nèi)外學(xué)者圍繞這一主題的研究成果甚豐，但學(xué)者們所關(guān)注的更多是ERP系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)營的影響以及傳統(tǒng)內(nèi)部控制的優(yōu)化，而對ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制及其優(yōu)化的研究相對較少。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；ERP；效益

1 相關(guān)理論基礎(chǔ)

相關(guān)理論概述

ERP的概念

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業(yè)資源計(jì)劃 ，是在1990年由美國一家名為Gartner Group的公司第一次提出的。ERP是在MRPII（企業(yè)制造資源計(jì)劃）的基礎(chǔ)上開發(fā)的下一代的資源計(jì)劃管理類軟件。它是指建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，集合了信息技術(shù)與現(xiàn)代管理思想，以系統(tǒng)化為核心的管理思想，為企業(yè)治理層和管理層提供決策的手段并最終用來改善公司業(yè)務(wù)流程從而提高企業(yè)核心競爭力的管理平臺，ERP系統(tǒng)的核心思想是供應(yīng)鏈管理。這沖出了傳統(tǒng)企業(yè)的邊界，由供應(yīng)鏈視角去管理和優(yōu)化企業(yè)的各種資源，改進(jìn)了現(xiàn)代組織的運(yùn)行模式，及時反映了市場對組織合理分配資源的要求。當(dāng)前，ERP系統(tǒng)所代表的含義已經(jīng)被拓展。服務(wù)于企業(yè)管理的各類軟件，已經(jīng)統(tǒng)統(tǒng)被納入ERP系統(tǒng)的內(nèi)含之中，成為互聯(lián)網(wǎng)+時代下的新一代信息系統(tǒng)。

1.1內(nèi)部控制相關(guān)理論概述

內(nèi)部控制的概念

（1）內(nèi)部控制是指單位的全體成員，為了保護(hù)其經(jīng)濟(jì)資源的完整、安全，確保經(jīng)濟(jì)信息的可靠，協(xié)調(diào)各種行為，控制業(yè)務(wù)活動，利用內(nèi)部分工協(xié)作而產(chǎn)生的相互聯(lián)系、相互制約的關(guān)系，從而形成的一系列具有控制職能的程序、方法、措施等，最終在此基礎(chǔ)上形成的系統(tǒng)全面、嚴(yán)密規(guī)范的體系。

內(nèi)部控制的基本要素

為了實(shí)現(xiàn)單位的內(nèi)部控制目標(biāo)進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其戰(zhàn)略目標(biāo)，單位實(shí)施的內(nèi)部控制通常包括以下五個基本要素：

（1）內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境是一種氛圍，直接影響其它內(nèi)部控制的基本要素，一般是指企業(yè)文化、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人力資源管理、治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)部審計(jì)等等。

（2）風(fēng)險(xiǎn)評估。風(fēng)險(xiǎn)評估是一系列判斷，具體指對單位內(nèi)外各種風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)確及時的識別，并確定單位相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)承受度。

（3）控制活動。控制活動是一整套政策措施，主要包括有：會計(jì)系統(tǒng)控制、預(yù)算控制、不相容職務(wù)分離控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、授權(quán)審批控制等等。控制活動的實(shí)施有助于單位的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

2 ERP環(huán)境下內(nèi)部控制要素分析

ERP環(huán)境下，企業(yè)的內(nèi)部控制依然是由內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息和溝通、內(nèi)部監(jiān)督等五個基本內(nèi)控要素組成，因此，內(nèi)部控制體系并沒有發(fā)生質(zhì)的改變。但是，由于ERP的存在，使得每項(xiàng)基本要素的內(nèi)涵和外延有了新的拓展、新的特征、新的內(nèi)容。以下從內(nèi)控五要素的角度來具體闡釋。

2.1 內(nèi)部環(huán)境

根據(jù)前述的內(nèi)部環(huán)境的概念，可以知道組織的層級與機(jī)構(gòu)的設(shè)置是其重要的內(nèi)容。ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的運(yùn)用，大大改變了原先的傳統(tǒng)的狀態(tài)，即“錐形”層級結(jié)構(gòu)。ERP系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)流程化和鏈條化，并且使得信息在各個子系統(tǒng)間高效傳播，最終使得企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)趨向于流程化和扁平化。

綜合起來看，ERP在企業(yè)中的應(yīng)用，增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部控制的適應(yīng)性和靈活性，為組織創(chuàng)造了一個良好的內(nèi)控環(huán)境并改變了內(nèi)控的理念和方式。

風(fēng)險(xiǎn)評估

根據(jù)前述的風(fēng)險(xiǎn)評估的概念，可以知道風(fēng)險(xiǎn)評估的目的是要最大程度地識別和減少經(jīng)營過程中企業(yè)組織面臨的內(nèi)外各種風(fēng)險(xiǎn)，具體包括了風(fēng)險(xiǎn)的識別、分析以及管理等三個方面。ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的實(shí)施給組織的風(fēng)險(xiǎn)評估帶來了新的思想理念和方法措施。

綜合起來看，ERP系統(tǒng)與企業(yè)具體業(yè)務(wù)活動的有機(jī)結(jié)合，使管理的層級和流程等被標(biāo)準(zhǔn)化和文檔化，在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)中，企業(yè)人員都有各自的授權(quán)范圍，篡改和違背都變得相對困難，與此同時也可以使企業(yè)可以及時準(zhǔn)確地識別和分析組織在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)與計(jì)劃的過程中可能遇到的內(nèi)外風(fēng)險(xiǎn)并及時地去處理。由此，ERP系統(tǒng)大大助力了風(fēng)險(xiǎn)評估，且能有效避免錯弊的產(chǎn)生，保證企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動正常高效地進(jìn)行。

3 ERP環(huán)境下內(nèi)部控制中存在的風(fēng)險(xiǎn)及問題

ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用深刻地改變了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程，這種對組織新的優(yōu)化和設(shè)計(jì)打破了企業(yè)過去的內(nèi)部控制生態(tài)平衡。由此，在內(nèi)部控制生態(tài)的再平衡過程中，也不可避免地會帶來一些風(fēng)險(xiǎn)及問題。所以說，ERP系統(tǒng)對于企業(yè)內(nèi)部控制體系來講是一把“雙刃劍”，它給組織創(chuàng)造一個強(qiáng)化內(nèi)控的平臺的同時也對內(nèi)部控制體系產(chǎn)生副作用。以下將從不同的視角來審視由ERP系統(tǒng)給內(nèi)部控制體系帶來一些風(fēng)險(xiǎn)及問題。

3.1從內(nèi)部控制要素的視角看風(fēng)險(xiǎn)及問題

內(nèi)部控制的基本要素始終是分析和研究內(nèi)部控制的重要切入點(diǎn)，ERP系統(tǒng)的推廣必然對內(nèi)部控制基本要素原有的性狀產(chǎn)生沖擊。

從ERP系統(tǒng)的視角看風(fēng)險(xiǎn)及問題

ERP系統(tǒng)的維護(hù)

ERP系統(tǒng)只有保持定期的管理和維護(hù)才可以正常發(fā)揮其功能。但由于ERP系統(tǒng)自身所具有的特點(diǎn)，在其管理和維護(hù)過程中也會給組織的內(nèi)部控制帶來一些風(fēng)險(xiǎn)及問題。ERP系統(tǒng)建立在現(xiàn)代信息技術(shù)之上，因而需要一定的軟件和硬件作為其支撐。這些內(nèi)容相較于傳統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制來說是額外的部分，所以這也必然會產(chǎn)生額外的風(fēng)險(xiǎn)及問題。

4 ERP環(huán)境下內(nèi)部控制優(yōu)化策略

為了提高ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的效果和效率，針對上述分析的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)及問題，必須對此進(jìn)行優(yōu)化。由前文分析可知，企業(yè)在ERP的環(huán)境下，其內(nèi)部控制的好壞是由三個部分有機(jī)組成的，即內(nèi)部控制體系、ERP系統(tǒng)和組織全體人員。這三部分相互聯(lián)系相互影響，共同服務(wù)于ERP環(huán)境下企業(yè)的內(nèi)部控制質(zhì)量。所以以下將從這三方面入手提出內(nèi)部控制優(yōu)化策略。

4.1 內(nèi)控體系的優(yōu)化

為了適應(yīng)企業(yè)在ERP環(huán)境下的新狀態(tài)，需要對內(nèi)部控制體系進(jìn)行相應(yīng)的變化。具體來說，內(nèi)部控制的范圍和評價是最應(yīng)當(dāng)由企業(yè)管理層所關(guān)注的。

內(nèi)部控制范圍

內(nèi)部控制的范圍就是指內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)的方面，具體主要涉及企業(yè)的營運(yùn)層次。當(dāng)ERP系統(tǒng)在企業(yè)中廣泛應(yīng)用時，內(nèi)部控制除涉及傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、人員等之外，還應(yīng)包括有ERP系統(tǒng)各功能模塊的開發(fā)設(shè)計(jì)、ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保管和備份、相關(guān)人員的操作規(guī)程和ERP系統(tǒng)相關(guān)設(shè)備的管理維護(hù)等方面。

開發(fā)設(shè)計(jì)階段

ERP系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)階段既是ERP在企業(yè)應(yīng)用的開始階段也是整個ERP系統(tǒng)關(guān)乎內(nèi)部控制質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán)。在初始環(huán)節(jié)要加強(qiáng)相關(guān)的控制和評價，具體要做到：

（1）企業(yè)要明確開發(fā)的目標(biāo)，根據(jù)具體情況制定開發(fā)設(shè)計(jì)的進(jìn)度表，成立企業(yè)和開發(fā)方的聯(lián)合小組，全面負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)工作。企業(yè)需要全程配合專業(yè)人員深入企業(yè)各個部門及崗位，并熟悉企業(yè)全部業(yè)務(wù)及流程，做好前期的調(diào)查工作，使開發(fā)方清楚企業(yè)實(shí)際需求以便分析提煉出具有與企業(yè)相適應(yīng)的ERP系統(tǒng)；

（2）企業(yè)要監(jiān)督ERP系統(tǒng)的開發(fā)質(zhì)量，建立關(guān)于ERP系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)的評價和變更的監(jiān)督控制，使得設(shè)計(jì)開發(fā)的每項(xiàng)工作都可以在可行性評估的基礎(chǔ)上，除確保ERP系統(tǒng)的高質(zhì)量外，還需要確保企業(yè)的初始數(shù)據(jù)全部安全導(dǎo)入ERP系統(tǒng)；

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