淺談高職院校財務檔案信息化管理

浦冬青

摘要：財務檔案管理是財務工作的重點，因為它真實記錄并反映了高職院校經濟業務情況。在實際工作中其很容易被人們忽視，從而就大大地影響了財務管理的質量。因此，認識到財務檔案管理工作的重要性，并且加強財務檔案管理是很有必要的。下文針對財務檔案信息化管理中存在的問題進行分析，并提出相關解決措施，以供業內人士參考。

關鍵詞：高職院校；財務檔案；信息化管理；問題；措施

引言

為適應時代發展的要求，高職院校財務檔案從原來的傳統管理模式逐漸向信息化進行轉變，把先進的信息化技術應用到對檔案資源的管理上，這對高職院校教育事業的發展發揮著重要的作用。為促進信息環境下高職院校財務檔案管理更好地發展，財務管理人員應深入分析財務檔案信息化管理中存在的問題，并不斷提高自身業務水平，進而確保高職院校財務管理工作的有效進行。

1財務檔案管理基本內容

為了確保財務檔案管理工作的順利開展，應了解其基本內容。具體包括：第一，在資金利用過程中包含了多種憑證，確保了資金的正常流通；第二，由會計報表、季度財務報告等組成的財務報告；第三，包含資金流通情況、資產賬目等組成的會計賬目，促使各種資金實踐過程的利用效率得以提高；第四，存款對賬單、電算化檔案等，管理過程中的財務數據備份；第五，有關財務數據庫運行中的維護信息記錄；財務管理系統、網絡等共同組成的財務管理設備；第六，豐富的會計資料、財務管理資料等。這些不同的內容，客觀地說明了財務檔案管理基本內容的豐富性。因此，實踐過程中應提高對財務檔案管理內容的正確認識，確保財務狀況良好性，為不同生產計劃的順利實施打下堅實的基礎。

2高職院校財務檔案信息化管理中存在的問題

2.1財務檔案數據信息處理工作不到位

現階段，高職院校在財務檔案信息化管理工作上還存在很多問題，對財務檔案系統維護工作不到位就是其中之一。一些高職院校沒有針對財務檔案系統以及財務檔案數據進行系統化管理，導致檔案信息出現一定程度的混亂。在工作中，一些財務檔案管理人員對軟件操作要點不熟悉，在整理好財務檔案時沒有進行及時存盤，導致軟件升級后財務檔案數據出現問題，使財務信息化檔案資料出現不完整的問題，這會對財務檔案工作造成不小的影響。

2.2資金投入力度不足

目前，一些高職院校對財務管理部門的經費投入力度不夠，使得財務部門使用經費受限，導致一些硬件設施很長一段時間得不到更新，造成財務檔案管理信息化程度偏低。除此之外，一些高職院校也沒有加強對網絡安全建設方面的資金投入，許多學校對網絡安全系統的維護只依靠防火墻保護，缺乏信息安全維護的關鍵設置，保護財務檔案信息的安全性能較差。財務檔案記錄是高職院校財務信息的重要來源。因此，高職院校有必要加強對財務檔案信息化建設的資金投入。

2.3財務工作人員素質水平參差不齊。

由于財務管理工作門檻比其他工作門檻低，再加上受到傳統聘用模式的影響，導致一些高職院校財務管理人員綜合素質水平偏低，這就使高職院校財務管理信息化建設水平得不到有效提高。財務檔案信息化管理工作要求工作人員將財務工作內容進行有機糅合，并熟練運用有關財務軟件，這對一些工作人員造成了不小的負擔，很多老員工對信息技術的接受能力有限，不能快速掌握計算機的基本使用知識，這就使得財務檔案信息化管理建設滯后。

3加強高職院校財務檔案信息化管理的有效措施

3.1強化信息化系統建設

合理有效的財務檔案信息化管理能夠為高職院校各項決策提供數據支持。當工作人員遇到不能通過工作經驗來解決的難題時，先進的技術程序就能夠對財務問題進行分析與處理，這對財務檔案數據的分析與查閱能夠起到關鍵作用。科學技術的發展是非常快的，軟件系統總是面臨升級，因此強化財務檔案信息系統建設非常重要。第一，掌握財務信息化檔案恢復數據的歸檔功能；第二，熟練掌握軟件系統的安裝及更新。

3.2加大對財務檔案管理信息化設備資金投入力度

信息化設備是開展財務檔案管理信息化建設的重要基礎，如果設備的信息化水平達不到一定標準，那么將嚴重影響財務檔案管理信息化建設進度。因此，高職院校應在這方面增加資金投入力度，全面更新財務檔案管理信息化設備，例如電腦、存儲器、操作系統、路由器、交換機、服務器、數據庫管理系統、安全系統等。與此同時，網絡建設也是基礎設施之一，高職院校也應增加網絡建設的經費投入。硬件設施、軟件設施二者兼顧，任何其一都不得忽略。只有做好這兩方面工作，才能推進財務檔案管理信息化建設的進程。

3.3提高檔案管理人員素質

高職院校應給財務管理人員創造和提供更多的教育培訓機會，提升工作人員的整體素質能力，尤其是信息化管理能力。在相關培訓過程中，要做到內部培養與外部培養結合，并分階段、有規劃的統一進行。高職院校要組織專業人員，創設科學的培訓課程，圍繞財務管理工作者的信息技術能力展開培訓，著重提升財務檔案管理工作者的檔案管理專業能力和信息素養，提升他們的信息分析能力、網站建設維護與使用能力、數據庫維護能力以及檔案的數字化處理能力。在培訓和學習之后，使財務管理隊伍不僅具備財務檔案管理，而且還具備一定的網絡信息技術和計算機技術能力。此外，在高效財務檔案信息化管理過程中，要不斷強化工作人員的信息化意識，加強電算化財務信息的形成與積累，并提升財務電子檔案、數字檔案、網絡檔案的安全意識，要對電子檔案進行雙重備份，并及時檢查和更新介質文件，防止檔案丟失。

總結語

總而言之，在互聯網環境下，為了滿足高職院校不斷發展的需求，加大財務檔案信息化管理力度，不斷加強對財務檔案信息化設備以及財務數據的管理，是最終實現財務檔案管理信息化建設的最佳途徑。因此，財務檔案管理人員以及高職院校應共同努力，不斷提高信息化管理意識，進而促進高職院校財務檔案管理工作的有效開展。

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