大學教務檔案的功能及規范化管理

摘 要：教務檔案是大學教學管理的一部分，是大學教學管理工作開展的基礎，是建立大學正常教學機制運轉的保障和重要理論依據。本文從大學教務檔案管理工作的實際出發，分析在現有基礎上大學教務檔案管理的功能及存在問題，并提出解決辦法。

關鍵詞：大學；教務檔案；規范化管理

大學教務檔案肩負著記錄整個教學過程的所有具體過程，是大學教學過程的真實痕跡留存，反映了學校的辦學過程、辦學水平、辦學層級和辦學質量。隨著大學教學改革的不斷深入，特別是近年本科教學水平評估不斷的提出新的要求，對大學的教務檔案管理的要求也不斷提高。教務檔案管理工作是否高效直接影響到教務處作為職能部門作用的發揮和教學管理目標的完成，所以做好大學的教學檔案管理工作對大學教學的運行有著至關重要的意義。

一、 大學教務檔案工作的功能

大學教務檔案是在學校管理、教學和實踐活動中形成的，具有一定的保存價值，按照相應的檔案歸類制度集中保存的各種文件、聲像、圖片、圖表等材料的總稱。與其他檔案管理相比，教務檔案有著自己的規律和功能。

1. 查詢核對功能

教學檔案作為大學管理檔案的子系統，是大學教學管理和教學運行的痕跡留存。它具有查證的憑證作用。主要因為教務檔案的原始性特點，具有其他材料無法替代的作用。教務管理人員、相關教師、學生都可以通過教學檔案查看教學原始記錄，與現有的教學情況對比探索規律。

2. 支持決策功能

教務檔案可以為大學的教學管理人員、教師和學生提供指導性、持續性、政策性的指導，作為真實可靠的原始材料。為大學開展教學活動和管理工作提供可查詢的歷史依據。為做出正確的教學活動決策做出指導和查詢憑證。

3. 學習利用功能

在實際教務管理工作中，如何制定教學計劃和教學安排除了根據實際問題改動，還要參考已有的教務檔案，教務檔案的存在有利于教師和教學管理者學習和利用材料進行下一步工作安排。

4. 支撐評估功能

本科教學評估是大學教學工作的重要環節，而教務檔案真實記錄的教學過程、教務方法和教學成果，為教學評估提供了資料基礎，是評估專家對大學進行考核的重要依據。

二、 大學教務檔案管理工作的困難

大學教務檔案工作面臨的困難主要表現在教務檔案既具有一般檔案管理工作的普遍存在問題，又存在自己的特殊性。主要表現在以下幾個方面：首先部分教學管理工作人員責任感不強導致教學檔案的缺失。由于很多大學都沒有專門的教學管理檔案人員管理檔案，教務檔案由各科室負責收集，專業性不強，缺乏專業的檔案整理知識，往往會出現遺漏、缺失的現象。再加上材料整理不夠規范，造成了原始檔案的缺乏。另外，紙質版的檔案和電子版的檔案難以統一。很多資料都是教師一手材料，不太注重電子記錄，所以想達到電子檔案留檔比較困難。最后，使用率低也是大學教學檔案管理的另一個問題。教學材料存檔后很少再翻閱和查看，利用率不高，使用范圍比較小。

三、 大學教務檔案規范管理的改革方向

做好大學教務檔案工作，除了提高大學校領導和教學管理人員的重視程度外，要按照相關的制度管理辦法進行制度梳理和人員配給，加強教務檔案的管理工作、落實管理責任，應該做到以下幾點：

1. 增加培訓機會，提高教務檔案管理人員的自身素質

教務檔案工作人員作為大學教學檔案管理的重要執行者，其素質和業務能力直接決定了檔案管理工作是否能有效進行，所以他們是否能適應新形式下的檔案管理對檔案工作的有效性起了決定性的作用。大學應該多增加各方面的培訓機會，給予教學檔案相關的各類人員進行培訓，以提高各類人員自身的工作素質。

2. 提高科學性，加強教務檔案管理工作的規范性和科學性

當前大學教務檔案整理在檔案收集、整理和歸檔等不同環節都存在問題，這些問題已經嚴重影響了大學教學檔案的時效性和有效性。各大學的當務之急是制定相應的政策對現有的陳舊的制度進行改革和梳理，包括檔案收集、整理、分類、歸檔的制度等具體要求。除此外對檔案室工作環境和設備的提升、檔案管理的信息化建設都要進行規范和完善，進一步達到檔案管理的規范性和科學性。

3. 構建檔案利用平臺，提升檔案管理在科研和教學中的作用

隨著現代信息技術的發展，大學檔案管理工作也應該走在科學的前沿，充分利用檔案管理的特點，結合計算機信息管理的優勢，把傳統的檔案管理轉變為信息化檔案管理，按照新的檔案整理制度進行網絡存檔，保證紙質版和電子版材料的一致性。網絡信息化檔案管理是未來發展的必然趨勢。建立完善的大學電子信息化教學檔案管理體系是非常有必要的，整個電子信息化教學檔案體系相比傳統紙質檔案能更便捷快速的幫助教師和教學工作人員查找、翻閱檔案，更有利于提高工作效率。

另外，必須利用一切可能的方式進行宣傳和引導幫助學校老師和工作人員提高對檔案工作的認識程度，是不同專業的教師和學生了解已有的檔案知識及現有檔案知識的價值，及時為他們的教學科研活動提供查詢幫助，使現有的檔案資料能夠發揮更大的價值，進一步提高大學教學檔案的利用程度。

總之，大學教學檔案是大學在開展各種教學活動中具有保存價值的各類具體活動的記載材料，是全體教育工作者的智慧結晶，如何更有效的保存和利用是我們檔案工作者應該不斷的努力創新的。

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作者簡介：

呼俊迪，陜西省西安市西安醫學院。endprint