信息化背景下的檔案管理現代化研究

梁薈??

摘 要：信息化的時代，信息的累積、保管以及調取對于今后的管理有著至關重要的影響。檔案資源作為我們獲取信息的一大重要手段，其管理工作的發展對于社會發展、變革和創新有著很強的現實意義。面對現在信息化的沖擊，檔案管理工作也應該順應社會發展方向，實現檔案管理現代化的創新變革，將檔案管理工作與現代化信息技術相結合。本文將圍繞這一話題進行一系列的探討。

關鍵詞：信息化；檔案管理；現代化

前言

互聯網的不斷發展，科學技術的不斷更新，帶動了現代全球信息化發展的不斷加深。面對快速發展的信息化科技，一方面給我國的檔案管理工作帶來了諸多可以創新的機遇，但同時也對我國當前的檔案管理工作提出了更為嚴格的要求，因此，在信息化時代的浪潮下，我國檔案管理工作的創新也勢在必行。

一、 實現檔案管理現代化意義

（一） 檔案管理存儲方式多種多樣

與以往只局限于紙張文字形式的表現模式不同，隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理現代化模式可以通過多種存儲方式進行檔案資料的管理：聲音、影像、圖片、互聯網信息技術都相繼引入現代化信息管理技術當中，一大批新型的存儲載體更加豐富了檔案管理的模式。這些新的存儲載體內容更為豐富，信息可信度也大大增強，同時也更便于查找。

（二） 改善傳統管理模式當中的供需矛盾

社會的發展離不開信息的采集、分析，檔案作為信息的一大重要組成部分，對于社會經濟、技術、文化等多方面、多領域有著至關重要的影響。但由于以往信息技術發展并不健全，往往尋找一份準確信息的時候，需要在龐大的數據庫中將分散在各個不同角落的檔案集中到一起，這個尋找的過程往往浪費了大量的時間、精力、物力以及人力。隨著人們對信息處理速度的不斷提高，對于檔案提取的速度要求也就越來越高，如果還依照以往檔案管理的模式，必然無法滿足高速的信息處理速度。人們日益增長的檔案需求與傳統檔案管理體系之間就出現了不可調和的矛盾。而信息化技術的發展為這個矛盾的處理提出了一個新的機遇，并滿足了社會發展對于檔案的需求，抓住這一機遇，檔案信息管理才能夠實現質的飛躍。

二、 檔案管理在信息化背景下面臨的沖擊

（一） 傳統管理模式無法適應當前形勢

以往的檔案管理模式都是通過工作人員將檔案分類、保管、調取、整合，以此來實現人們對于信息獲取的模式。然而，隨著時間的不斷推移，以及人們對于檔案現實指導意義的重視度不斷提高，檔案數量急劇增加，這對于檔案管理的人員、時間都提出了很大的挑戰。如果僅僅依靠以往人工檔案管理模式，那么，必然會出現對于檔案管理人員需求的大量增加，同時在調取檔案的時間方面也會不斷延長，這無疑將會消耗巨大的人力、物力。

（二） 互聯網技術不穩定性給管理帶來一定安全隱患

雖然現代化信息技術不斷發展，但由于計算機網絡技術發展處于變革時期，在一些方面還會存在不穩定性，這就給檔案管理現代化的發展帶來了一些不確定性及安全隱患方面的問題。尤其是黑客技術的不斷發展，很多重要的國家機密極有可能被他人竊取，從而導致重要文件、機密文件的泄露，這所造成的影響往往是不可預估的。

（三） 檔案管理人員工作技能無法滿足信息化的發展

以往人工性質的檔案管理模式，只需要進行檔案分類、歸檔、調取等一系列繁復、機械式的工作就可以了，這對于檔案管理人員的基礎素質要求并不是很高，只需要掌握基礎管理能力即可。然而隨著現代化信息技術的引入，傳統管理人員的個人能力、素質、理念等，就無法滿足現在的工作需要了，能夠滿足當前需求的綜合素質高的管理人員往往是少之又少。如果還依賴以往管理人員的工作模式，那么，檔案管理將會無法滿足現在人們對于信息處理的速度。

三、 落實檔案管理現代化的措施

（一） 宣傳檔案管理的創新思維

理論指導實踐。想要實現檔案管理的現代化發展，擁有現代信息化創新理念是必然基礎。在當前時代背景下，傳統的檔案管理理念已經無法滿足現在的管理需求，現代化信息技術對于信息的高速處理特點，正可以有效避免傳統檔案管理在當前背景下面對的危機與挑戰。只有不斷更新思想，充分認識到信息化管理理念對于檔案管理發展的必要性，才能夠更好的實現檔案管理向現代化的轉變，不斷滿足人們對于信息獲取的需求。

（二） 注重檔案管理模式的安全性

檔案資源的安全性，是檔案資源共享的保證。檔案管理的重中之重就是檔案的安全性，重要文件的泄露對于個人、企業甚至于國家的威脅都是極為嚴重的，因此，對于檔案的安全管理就是工作人員需要關注的第一問題。這就要求現代化檔案管理人員對于檔案資料的信息化處理必須注重安全性，避免因為個人操作失誤而帶來的信息泄露，制定一系列的檔案管理規章，檔案管理流程嚴格審批，同時也要提高檔案管理軟件開發的安全性能，從源頭上杜絕檔案信息安全問題的出現。

（三） 提升管理人員整體技能水準

檔案管理想要全面實現現代化發展，培養一批高精尖的信息化管理人才是最為主要的關鍵部分。如果檔案管理人員的綜合素質無法達到信息化要求的標準，無論引進多么先進的技術設備，都無法實現檔案管理向現代化的轉變。對于專業型人才，要培養他們扎實的基礎理論知識，同時掌握先進的信息技術，具備創新理念，理論與實際結合，實現管理人員整體水平的提高，才能更好的促進檔案管理的發展。

結語

信息化檔案管理是我國檔案管理現代化的必經之路，實現這種轉變將會對檔案管理工作效率的提高產生前所未有的幫助，同時也可以盡可能的降低原本傳統檔案管理對于人力、物力等資源的應用，減少該項工作的成本，并可以通過現代化信息技術的發展實現多項檔案資源的有效整合。

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