ERP系統中的項目預算管控研究

顧昊旻+胡婷+方梅+趙葉燕+查淑青

摘要：文章研究了ERP系統中的項目預算管控，SAP系統通過項目管理模塊來對各類項目進行管理，項目管理模塊通過配置預算參數文件、容差限制等后臺參數來實現項目預算管控的目標，從而實現項目的采購管理、合同管理和成本管理都能在ERP信息系統層面達到事前控制的效果，幫助管理者提升項目管理水平。

關鍵詞：SAP系統；項目管理；預算管控

企業資源計劃（EnterpriseResoursePlanning，ERP）系統是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。信息技術與先進管理思想在ERP系統中得到了融合。ERP蘊含了當今最先進的管理思想，反映了時代對企業資源的合理配置的要求，其己逐漸成為企業在信息時代生存和發展的重要基礎，是現代企業的運營模式。

全球領先的商用軟件廠商，是一家在全球50多個國家和地區有分支機構的跨國公司，也是在ERP系統全球市場占有率最高的軟件產品，對于大型、集團性企業，企業管理系列軟件（SystemApplicationandProductsinDataProcessing，SAP）往往是其首選[1]。本文主要對SAP系統中的項目預算管控進行討論。

1項目預算管控的對象——WBS

SAP系統中使用項目管理模塊（ProjectSystem，PS）來

對各類項目進行管理，項目是為完成某一獨特的產品和服務所做的一次性努力，其具有如下特性[2]。

一次性：項目有明確的開始時間和結束時間。當項目目標己經實現，或因項目目標不能實現而項目被終止時，就意味著項目的結束。

獨特性：項目所創造的產品或服務與己有的相似產品或服務相比較，在有些方面有明顯的差別。項目要完成的是以前未曾作過的工作，所以它是獨特的。SAP系統中，一個項目由項目定義和若干個工作細分結構（WorkBreakdownStructure，WBS）組成。

項目定義是一個總括的項目描述。項目定義為將來項目計劃階段所要創建的所有項目管理對象提供了一個框架。

WBS是以層次結構的形式將完成一個項目所要執行的任務層層細分所形成的項目結構。同時提供了關于項目的概覽并且構筑了項目的組織結構和協調合作的基礎，同時顯示了項目在工作時間和金錢上的實際花費，可以應用它來計劃時間、成本和分配預算。項目預算控制由WBS上的預算參數文件進行控制，在SAP中項目的預算分為年度預算和總體預

算兩種，通過配置預算參數文件實現項目的預算管控模式。通過預算參數文件中的可用性控制選項進行配置實現，因WBS的形式為層次結構，子層的預算受到父級WBS的影響。若預算僅分配在父級WBS，則所有子層WBS的預算均受到總體預算控制。年度預算控制模式下，WBS受到年度預算控制，其中年度預算受到總體預算控制。若預算僅分配在父級WBS，則所有子層WBS的預算均受到父級WBS的預算控制。

2項目預算控制實現方式

SAP系統的預算可以實現按照項目對應的WBS來實現項目成本管控，也可以通過基金中心和承諾項目來控制預算，這兩種類型的預算控制方式在安徽繼遠軟件有限公司均有實現。目前安徽繼遠軟件有限公司項目類型按照投資種類主要分為投資類項目及成本類項目，投資類項目受到項目預算的管控，成本性項目受到項目預算及基金預算的控制。通過基金中心、承諾項目實現成本性項目的基金預算控制，與此同時通過WBS的預算設置使其受到項目預算控制。項目在創建之時，系統會創建一個項目定義，若干個WBS元素，其中WBS元素層級根據對應的預算參數文件進行預算控制。WBS的層級結構決定了預算控制的細度[3]。

2.1總體預算控制方案

SAP系統中通過OPS9預算參數文件的配置，可以僅實現總體預算的管控而忽略每個年度的預算控制。在項目實施周期內，只制定一個總體預算額度，不論項目進行到哪個年度，只要不超總體預算則可以正常進行收采購、入賬等發生預算消耗的業務操作。

2.2年度預算控制方案

在SAP的系統中進行年度維度預算控制的配置，也是使用OPS9配置預算參數文件來實現的。此項配置的重點是預算可用性控制，其中分配控制是否勾選決定著總體和年度預算控制維度的不同。如勾選分配控制總體選項，則表明該預算方案忽略年度控制；如果不勾選，則表明當前配置的預算方案為年度維度啟用狀態，即項目的預算需要每年都分配，且每年的預算數合計不得超過項目的總體預算。

2.3預算容差限制

可以在后臺配置中對預算設定容差限制，針對不同的預算參數文件，在相應的控制范圍內按照預算消耗的百分比設置對應的預警信息。例如，可以配置容差為：當預算花費達到90%時進行預警提示，在達100%時進行系統報錯并執行剛性預算控制。

2.4激活預算有效性控制

預算有效性控制如何激活可以在預算參數文件中配置，一般選擇在預算分配期間自動激活，如果配置成不激活，則需在項目創建后使用CJBV進行手工激活。

2.5科目設置元素

在標準WBS架構中進行配置，設置此標識后方能夠對該WBS元素進行實際成本記賬，可以根據業務需求對特定WBS設置不能記賬。

3某些特定WBS不能記賬的實現途徑

3.1增強實現

事物碼opsi配置標準校驗，在預留出口“UF001”中實現當前WBS的驗證，當前WBS如果符合配置表中的配置則校驗該WBS是否為最底層，如果不是，則給出報錯，如果配置表為空則報錯提示維護配置表，報錯提示信息可以根據具體業務需求在程序里設定。

3.2后臺配置實現

在搭建標準WBS架構的時候，將不允許記賬的WBS設置為不可記賬，即“科目設置元素”的標識不勾選。根據WBS架構編碼規范在系統中創建標準的WBS架構，項目在創建時采用對應WBS標準架構，再進行替換，故實現既定WBS不能記賬的功能。endprint

4常見問題及應對策略

項目預算分配按照業務環節的不同，占用的形式有所不同。己分配預算分為承諾值和實際值。其中承諾是指采購申請和采購訂單的價格，實際指的是己經記入項目實際成本的價值。項目預算承諾來自于PR和PO，在PR到PO的轉換過程中，包括刪除、修改之類的操作，項目預算都常常會被多次占用和釋放，這樣就有可能在系統中看到的預算分配值與實際業務不符的情況，存在傳遞錯誤和失控的風險。如果使用中出現上述情況，就需要用戶手動更新預算，從而保證線上報表與實際業務的一致性。

啟用項目年度預算控制后，在實際業務中常常出現預算申請還未批復，即預算還未在系統編制就有項目采購行為發生的情況，這給用戶使用帶來了諸多不便。為了規避這種風險，要求企業在編制預算，尤其是年度預算的時候要充分考慮預算的不確定性，提高年度預算編制的準確性。為確保項目預算順利實施管控作用，建議在項目預算強控之前，各業務部門進行充分溝通，制定完善的預算管理流程，避免剛性預算上線后業務流程產生不適應性，從而影響工作效率。

現實業務中部分業務部門實操人員對ERP系統的WBS編碼控制預算的維度和細度不熟悉，常常將預算層層分解，甚至到最底層次，然而到實際業務流轉的時候，年度預算控制得過細導致采購和收發貨無法正常進行。針對這種情況，需要對應的管理部門首先要深刻理解ERP系統PS模塊WBS在預算管理中的作用，并且定期組織對基層人員進行深入的宣貫和培訓，保證用戶正確使用PS模塊的預算管理功能。

5結語

預算管理的信息化是一個長期、細致的工作，不等同于單純上線一套軟件或者把某些環節、功能等進行簡單的電子化處理，而是需要企業的管理人員尤其是財務人員熟悉企業，深入了解企業的業務，熟悉企業的業務流、數據流，掌握流程的關鍵點、控制點。這樣才能協助企業信息部門或者外部顧問構建信息化平臺，實現相關信息系統的無縫銜接，達到預算管理全職員、全過程、全系統的維度。

[參考文獻]

[1]姜麗.基于SAP系統的全面預算管理應用研究[D].天津：天津大學，2012.

[2]王紋，孫健著.SAP財務管理大全[M].北京：清華大學出版社，2010.

[3]王化成，伶巖，李勇.全面預算管理[M].北京：中國人民大學出版社，2011.endprint