信息時代下檔案管理工作的創新策略分析

文 邱桂紅

當前信息技術已經被應用到各行各業當中，并且發揮著很大的作用。在鎮政府的檔案管理工作中，信息技術同樣得到了深入的應用，為檔案管理工作質量和效率的提升做出了巨大貢獻。當然，檔案管理工作中信息技術的應用還需要得到進一步深入的研究，以實現工作的創新，從而更好地改善檔案管理工作現狀，為鎮政府的日常管理工作以及相關制度的制定提供更大的幫助。

一、加速檔案管理工作的信息化建設

要想將信息技術更好地應用于檔案管理工作當中，首先要做的就是加速檔案管理工作的信息化建設。從當前鎮政府的檔案管理工作實際情況來看，由于經費的限制，導致信息化建設還停留在基礎階段，無論是硬件設施的建設，還是相關軟件的應用，都較為落后。因此，必須要進一步完善信息化建設，才能進一步提高檔案工作效率和工作質量。在硬件設備角度分析，政府可以采購當前市場上較為適合辦公的電腦設備以及配套設施，如打印機、傳真機等，這樣可以提高文字處理的效率，同時還能夠加速紙質檔案的數字化、電子化，保障檔案的完整性。在軟件上，需要建立一套完善的檔案管理信息系統，通過這套系統能夠實現更加方便快捷的信息收集、存檔、分析、處理和共享等。通過這樣的方式能夠提高檔案工作人員的工作效率，方便隨時調取檔案，使得檔案資料能夠發揮更大的作用。除此之外，還包括了服務器的設置等，確保云端數據庫的穩定性，通過這樣的方式能夠更好地保證檔案的完整性和安全性，避免出現由于數據庫不穩定導致的檔案資料丟失問題。

二、完善信息化管理制度

完善信息化管理制度對于信息時代下的檔案管理工作也有著巨大幫助。從當前鎮政府的檔案管理工作來看，雖然已經實現了信息化，但是卻沒有一套較為完善的管理制度來指導信息化的檔案管理工作。這樣一來，就使得檔案管理工作缺乏有效的指導，因此，要想進一步加強檔案管理工作，就必須要完善信息化管理制度。從當前的情況來看，我國政府已經出臺了相關法律法規給檔案管理工作作出指導。而鎮政府在信息化管理制度的制定方面，一定要依照國家相關法律法規來進行，同時還需要結合自身的實際情況來完善檔案管理制度。在管理制度當中，需要囊括的內容有檔案的收集、歸檔、保存、保密、統計、鑒定、銷毀、借閱、利用、設備維護、設備安全、設備使用要求等。相關制度確立之后，不僅要求負責檔案管理工作的工作人員對其進行全面的了解，還需要將其分發到相關各部門，讓他們了解檔案資料借閱、利用要求，通過這樣的方式才能提高檔案管理工作的質量和效率，同時進一步加強檔案資料的利用，為鎮政府的日常工作提供幫助。

三、強化安全管理工作

在信息時代下，電子化和數字化能夠更好地保證信息數據的安全性，避免紙質檔案因外界環境的影響而出現損壞、丟失的現象。然而，檔案資料的數字化和電子化同樣也帶來了新的安全問題。從當前的情況來看，電子信息檔案所面臨的危險來源于兩個方面，第一是互聯網，通過系統漏洞，信息資料可能遭到病毒的破壞，或者是被他人惡意損壞、盜取；第二則是信息設備的不正當操作，可能會由于信息設備的損壞而出現數據丟失或者被盜取的情況。因此，信息安全管理工作對于檔案管理工作十分重要。信息安全管理工作首先需要強調的是設備的安全使用，內容包括了計算機的開關機、日常使用、資料拷貝等，這樣可以延長設備的使用壽命，同時避免不當操作而帶來設備損壞。另外，要做好定期的系統安全維護檢查，安裝防火墻以及殺毒軟件，避免檔案資料受到病毒的入侵，還需要制定相關的信息安全管理制度，以此提高工作人員的信息安全管理意識，讓他們清楚地認識到信息安全的重要性，這樣才能讓他們主動投入到信息安全管理工作當中，在提高檔案管理工作質量和效率的同時，確保信息的安全性與穩定性。

綜上所述，信息時代下要想進一步加強檔案管理工作，就必須要加強鎮政府的信息化建設、完善信息管理化管理制度以及強化安全管理工作，這樣才能進一步提高鎮政府檔案管理工作的質量與效率，為鎮政府的管理工作做出貢獻。