信息化背景下檔案管理改革研究

梁燁

【摘 要】 隨著我國科學技術不斷發展，尤其是以計算機為主的信息網絡技術在社會各個領域中的滲透，人們可以更加方便和快捷的獲取各種信息。如何將這些先進技術更好的應用到檔案管理當中，也成為當前檔案管理工作者密切思考和探索的問題。在本文中，結合信息化背景下檔案管理改革意義，分析檔案管理改革創新原因，并在此基礎上提出有效改革策略，以提升檔案管理科學化、信息化水平。

【關鍵詞】 信息化背景下 檔案管理 改革 研究

在信息技術飛速發展背景下，信息技術在社會各個領域中進行應用也取得較好效果。而檔案管理作為政府、企業等社會各部門中的重要環節，受傳統檔案管理方式影響，致使檔案管理安全性不夠高、檔案檢索效率比較低下，為進一步提高檔案管理水平，就需要積極轉變檔案管理理念，借助現代信息科學技術，不斷創新和完善檔案管理工作體系，促使檔案管理效率和質量提升[1]。基于此，對信息化背景下檔案管理改革展開研究和分析。

1信息化背景下檔案管理改革的重要意義

1.1提高信息資源整合力度

傳統模式下進行檔案管理具有單一性特點，各項檔案信息資料也有專門檔案館實施統一管理，日常中各個檔案館之間聯系也比較少，也就無法有效滿足人們需求。一些人在查詢相關檔案資料時，需要輾轉各個檔案館，才有可能獲得檔案資料。但是借助現代信息技術，可以有效實現各檔案館信息資源整合，并在此基礎上構建數字化檔案管理系統，人們可以根據自身需求直接登錄系統輸入檢索資料名稱，就能夠找尋到自己所需要的相關資料。

1.2提升檔案管理工作效率

檔案管理工作涉及到很多內容，各內容之間又具有繁雜性，傳統進行檔案管理需要工作人員一一進行錄入信息，然后再實施統一管理，這個過程中一旦出現誤差，就會影響到整個檔案管理質量，并且工作效率也比較低下[2]。但是通過信息技術的應用，不僅可以簡化檔案管理程序，還能夠幫助人們快速的查找檔案，既能夠節約管理成本，又能夠使檔案管理工作效率提升。

1.3增強檔案管理安全性

確保檔案管理安全性直接關系到最終檔案保存和利用。傳統紙質檔案管理方式容易受到存放時間、環境因素的影響，導致檔案出現損壞。但是通過現代信息技術的應用，可以以電子文檔方式實現檔案儲存，再借助檔案備份、系統加密等方式，可以進一步確保檔案安全性。

2信息化背景下實行檔案管理改革的主要原因

信息化背景下進行檔案管理改革的主要原因有：（1）更好適應社會信息化發展要求，隨著我國社會經濟和科學技術不斷發展，信息技術也在我國社會各領域中實現廣泛應用，其中尤其是我國對網絡基礎設施的進一步完善，依靠網絡獲取信息已經成為人們普通采用的方式，在未來很長一段時間也將成為人們的一種生活方式和習慣；（2）提高檔案信息利用率的必然需要，傳統方式下對檔案信息進行獲取受到時間、空間限制，不僅影響到檔案信息利用效果，還容易造成檔案資料毀損，為進一步擴大檔案信息利用率，就需要不斷與時俱進，利用現代信息技術實現檔案管理改革創新，使人們可以更加快速和便捷的獲取信息；（3）便于檔案資料信息整合，傳統檔案管理方式缺乏比較科學、合理的分類方法，使得整個檔案管理工作比較混亂，借助現代信息技術，將人們所需要信息資源有效整合起來，并建立起統一的網絡服務平臺，不僅可以便利人們資料查詢，還能夠提升社會服務質量[3]。

3信息化背景下檔案管理改革措施

3.1建立統一的檔案信息化管理制度和執行標準

如果沒有相對統一的建設標準在檔案管理中發揮作用，就會導致檔案實行信息化和數據化管理時出現許多問題。再加上各個部門之間所實施規章制度和標準存在一定差異，也進一步加劇了統一管理困難度。因此，對各個管理部門實施統一管理制度和執行標準，不僅可以完善檔案管理制度體系，還能夠確保檔案信息數據化成果，也為后期檔案信息資源共享和提高社會服務質量奠定良好基礎。

3.2構建數字檔案信息服務平臺

對數字檔案信息服務平臺進行構建，除了需要高速傳輸功能網絡以外，還需要相應軟硬件設備和安全系統在其中發揮作用。通過現代網絡技術可以將各個單位及部門檔案信息以數據化、信息化方式呈現，并對所收集起來的信息資料進行科學分類和整合。同時，在嚴格遵循檔案信息保密制度的基礎上，構建檔案信息查詢平臺，人們可以根據自身需求，在該平臺上找到相應信息資源，進而提高檔案信息利用率[4]。此外，為確保平臺信息資源安全性，就需要發揮安全系統作用，確保檔案信息真實和安全。

3.3提高檔案管理工作者信息技術應用能力

信息化背景下對檔案管理進行改革，也需要重視檔案管理工作者專業水平提升，尤其是對信息技術的應用能力，以更好滿足檔案管理工作需要。要求檔案管理工作人員不僅具備扎實的檔案學專業知識，還需要熟知計算機技術、信息管理技術及其他信息化專業知識，并在實際開展檔案管理工作時熟練的應用。如：在開展電子文件整理工作時，檔案管理工作者不具備一定數據庫管理知識和具體電子文件整理操作技術，就無法勝任該項工作，最終也會影響到實際工作效率。因此，實際檔案管理工作中，還需要進一步加強檔案管理工作人員數據庫管理、數字信息采集和計算機操作能力培養及訓練，促使檔案管理工作人員信息技術應用能力不斷提升，確保整個檔案管理工作健康、有序發展。

結 語

在本文中，對信息化背景下檔案管理改革進行研究，主要是從信息化背景下實行檔案管理改革重大意義分析展開，這些意義主要體現在提高信息資源整合力度、提升檔案管理工作效率和增強檔案管理安全性三方面。同時詳細分析了信息化背景下實行檔案管理改革的主要原因，并在此基礎上提出幾點行之有效檔案管理策略，通過建立統一的檔案信息化管理制度和執行標準、構建數字檔案信息服務平臺和提高檔案管理工作者信息技術應用能力，可以進一步提高檔案管理工作效率和質量。

【參考文獻】

[1] 解銀茹.新時期檔案信息化管理研究[J].卷宗，2018，（7）：99.

[2] 于紅.信息化背景下企業檔案管理改革研究[J].卷宗，2016，（10）：38.