對科研單位數字化檔案鑒定及檔案室建設的思考

許清

【摘要】檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。本文主要介紹了在檔案數字化過程中，對檔案鑒定和建設數字化檔案室的一些思考。

【關鍵詞】檔案;數字化;鑒定;標準

信息技術發展迅猛，各行各業正在緊跟時代發展，都在爭取讓信息技術為自己服務。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。我單位作為科研單位，綜合檔案室館藏具有自己的特點，雖然館藏檔案種類也比較豐富，但是幾乎所有的檔案都是圍繞科研活動而產生的。為更好地進行檔案管理，提高服務，實現全文數據查閱，我單位開始對館藏部分紙質檔案進行數字化處理。本單位館藏檔案數字化實踐中過程中，就檔案鑒定以及數字化綜合檔案室建設遇到的問題，筆者經過查閱文獻，結合實踐，進行了一些思考。

一、檔案數字化的重要意義

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。實現檔案數字化有著非常重要的意義。

（一）檔案數字化建設有利于提高工作效率。傳統檔案的整理、管理、查詢是一項較為復雜繁瑣的工程，不僅需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力和財力。與之相比較，數字化檔案應用新技術手段，有效減少中間環節，可以直接在數據庫進行檢索，方便查詢，極大提高了查詢的效率。檔案數字化的另外一方面是電子檔案的管理。有些單位部分工作已經實現無紙化辦公，這樣有利于保存電子檔案，縮短檔案整理周期，工作效率的提高就顯而易見了。紙質檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

（二）檔案數字化建設能有效地保護檔案原件。重要檔案數字化之后，可以代替原件使用，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間。有些檔案材料由于紙張、字跡和保管條件等因素，字跡出現了模糊擴散或褪變。這種檔案可以經過計算機掃描技術生成數字影像，再利用計算機圖像處理技術就可以恢復模糊褪變字跡。

（三）檔案數字化能改善檔案的利用方式。檔案的數字化副本以其積極的、動態的特性改變了長久以來的檔案利用方式。如，檔案原件只有一件，而數字化之后，副本不再受“孤本”的限制，可以反復復制利用。還可異地調閱，數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。“時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。而且檔案數字化以后，有更深層次的意義，是以后檔案的現代化管理、使用和傳播的基礎，具有很重要的作用。

二、檔案數字化的重要前提——檔案鑒定

檔案數字化之前，有一項重要的工作需要做，就是檔案鑒定，用通俗的話說，在資金和實際條件允許的情況下，哪些檔案值得數字化，哪些檔案沒有數字化的價值，哪些檔案數字化之后可以在互聯網上公開，哪些是內部資料不宜公開。這就需要在數字化鑒定開展之前，必須根據單位的實踐制定相關的細則。細節的制訂非常重要，既是檔案數字化鑒定工作的依據，又是進行復查的依據。我單位綜合檔案室涉及檔案種類多，導致數字化鑒定細則需要涵蓋文書、科研、名人檔案等各類檔案，這樣鑒定工作人員在實際工作就可以有章可循，準確作出判斷。

數字化檔案鑒定對單位來說是一件非常重要及慎重的事情。必須成立鑒定工作領導小組，并由主管領導專門負責，然后實際工作人員要有組織、有步驟地開展鑒定工作。當然，實際工作人員最好接受相關的培訓。

鑒定人員的選擇非常重要，要有廣闊的知識面、過硬的政治素質及業務能力。因為綜合檔案室保存了多種檔案，數量巨大，年代久遠，保存與銷毀、開放與保密，決定檔案命運是一件非常嚴肅的問題，態度必須嚴肅。另外，檔案的業務能力也必須具備，諸如全宗觀念、保管期限的劃分、檢索工具的編制，某些案卷的準確分離及合理組合等沒有檔案專業知識是不能做好鑒定工作的。

關于檔案鑒定，業內討論的較少。根據我單位鑒定的實踐，數字化檔案一般要遵循三個方面：一，凡是涉及黨和國家以及地方重大問題、重大政治事件尚未作出結論的、不宜公開的，對社會開放會影響黨內團結、黨和國家機關工作正常開展的檔案;涉及國家領土、邊界中敏感問題以及涉朝、涉韓、涉俄等民族糾紛、民族矛盾和宗教、統戰、僑務工作中的方針、政策，對社會開放會影響民族團結、社會穩定的檔案，應嚴格控制使用。二，檔案是否有歷史價值和現實價值。三，鑒定的前提不能破壞當前檔案的保存。

盡管檔案數字化鑒定是數字檔案館建設中諸多環節中的一個，但其對數字檔案館建設成敗卻舉足輕重。

紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使檔案信息資源得到共享，以滿足單位或社會對檔案利用的需求。

三、建設數字檔案館的探索

紙質檔案數字化是實現檔案數字化管理和建立數字檔案館的基礎，檔案數字化和鑒定之后，下一步的重要工作就是檔案數據庫的涉及和建設。檔案管理部門應將數據庫系統設計、標準化研究、安全防范措施作為建設的首要任務，盡快鋪平數字化建設的道路，推動現有管理工作的轉型。

（一）采用一款科學、高效、適合自己單位的檔案數據庫管理系統。我單位正在進行數字檔案室建設，正在充分借鑒其他單位的實踐經驗，開展數字檔案室建設。我單位采取外包形式，跟專業公司簽訂數字化合同和保密合同，配置檔案數字化加工場地，并采購了檔案管理系統，兼容統一身份認證模塊，開展檔案數字化工作。將數字化資源掛接到檔案管理系統中，搭建檔案門戶網站和智能檢索系統，開展在線的檔案信息資源服務。這部分工作有很成熟的經驗。數據庫管理系統是檔案管理數字化建設的基礎工作之一，因此設計和采用一款科學、高效、適合自己單位的數據庫管理系統是檔案數字化工作非常重要的工作。好的檔案數字化數據庫應該含有多項管理條目，檢索功能，檔案內容的管理與更新、新檔案的內容、時間、保密級別等。

（二）制定數字化檔案的建設標準和管理規定。數字化檔案室建設后，科研單位以往的檔案管理制度或管理辦法已經不能適應新的檔案管理要求，應該重新制定新的標準和管理辦法適應發展的需要。新的檔案數字化建設還應從標準化制度的層面改革現有的管理工作，對數據庫的類別、與科研單位數字化管理系統對接、新檔案必須具備的內容、數字化檔案的保存等確立明確的標準，使檔案的收集、保存、使用應從數字化的角度獲得制度保障。在標準化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使科研單位上下協同一致，共同在新的管理方法下開展工作。

（三）制定數字化管理的安全防范機制。檔案是否可以公開必須有嚴格的標準。這就要求對檔案的使用和管理的權限進行限制和監控。比如，閱讀檔案的人和管理檔案人的權限必須有所權重。隨著檔案內容的數字化存儲，對于閱讀檔案的人員權限必須具有明確的劃分。對不同安全和保密級別的檔案，管理人員應從授權的角度予以規范。在必要的情況下，管理人員應通過檔案文件加密、文件防寫、網絡監控等措施確保檔案的安全，一旦發現問題，也能追根溯源。科研單位開展檔案數字化建設，既滿足了科研單位現實發展的需求，又有利于單位長遠規劃的決策。科研單位只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地為科研事業科學發展服務。

（四）預留一個模塊——是否對外開放。根據國家有關規定，并不是所有的檔案都適合對外開放。那么就面臨一個問題，哪些可以開放。但是目前缺乏可供執行的鑒定規則。《檔案法》第19條規定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放”。對我單位而言，也缺乏可供操作的實施細則。所以目前檔案是否開放，雖然很重要，這是另外一個選題，我單位采取的措施就是預留一個版塊，看看形勢的發展再做下一步的打算。當然，當前政府提倡“信息公開”，可以考慮檔案開放是否可以借助信息公開工作。因為綜合檔案室通常由綜合辦負責，既然主管部門一致，兩項工作是否可以同步組織更合適。筆者認為，從實踐的角度出發，校長（學校）辦公室可以參考《辦法》的信息公開范圍，將與之相對應的檔案（文件）正本內容公開，供查檔利用。將數字檔案室建設納入學校信息化整體建設中。綜合檔案室的自身能力有限，檔案工作人員必須提升思維層次，善于借勢，充分利用校長（學校）辦公室主管的優勢，主動協調，將數字檔案室的建設納入學校的整體信息化建設工作中，利用學校信息化部門的力量，做好數字檔案室建設工作。

（五）留住和培養數字化的檔案人才。開展數字檔案室建設，優秀的檔案人才隊伍是關鍵。受制于體制編制、發展瓶頸等多方面因素，優秀的檔案人才不愿意進入綜合檔案室工作。必須探索出一套行之有效的激勵機制，培養和使用好檔案工作人員。要加強檔案業務培訓，重視檔案工作，要給予檔案工作人員榮譽，讓檔案工作人員感受到自身工作的價值。

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