淺談檔案“雙軌雙套制”

陳 默

(機械工業信息研究院 北京100037)

20世紀80年代后期，檔案“雙軌雙套制”成為檔案學術界討論、研究的熱點問題。90年代中期，辦公自動化系統、數字化設備、多媒體技術開始大規模應用普及，這使得在日常工作中產生了比以往更多的電子文件。它們與紙質內容相同，所以同時保留兩種不同載體檔案問題變得越來越有爭議。

1 紙質檔案和電子檔案的優勢與局限

隨著計算機技術和互聯網的不斷發展，大量電子文檔的產生成為其發展階段必然的結果。大多數學者認為電子檔案必然會替代紙質檔案，但受到技術、體制、國情等問題的制約，短時期內電子檔案不可能完全取代傳統紙質檔案，需要逐步取代、緩慢進行。電子文檔作為文件存儲的一種形式，成為主要的檔案存儲形式也是科技發展的必然趨勢。電子檔案有著很明顯的自身缺陷，而這自身缺陷直接導致了其不能完全替代紙質檔案成為單一的檔案存儲形式。這也使檔案雙軌雙套制成為其過渡模式。電子檔案如CD或磁盤具有信息量大、檢索速度快、體積小等優點，但其缺點也很明顯。在傳輸過程中，不能有效防止數據篡改和丟失情況的發生，雖然現在有電子簽名技術，但是電子檔案不具有個人筆跡和書寫痕跡的特征，沒有紙質文件的痕跡，容易被篡改。電子水印電子簽名技術的應用也沒有完全解決電子簽名法與檔案各項法律規章的銜接問題以及人們心理上對紙質檔案的依賴。

電子文件信息容易修改，嚴重影響檔案的功能，削弱了電子檔案的原始價值和證據價值，失去部分法律效力。存儲向量的不穩定性和更新導致了電子文件需要長時間讀取，影響了電子檔案的有效使用。隨著網絡技術的不斷進步，新型應用系統不斷更新，這使得電子檔案兼容成為了新的問題，一旦系統無法兼容，將造成檔案信息的損毀及丟失，德國檔案館就曾遇到此類問題。另外不斷涌現的各類新型計算機病毒，不僅會損壞電子檔案信息，還會破壞計算機硬件，使信息永久性地損失。而數字檔案也存在一定的局限性：數字化設備成本相對較高，數字膠片存儲條件要求較高，普通檔案室難以達到所需的溫濕度標準。而從實際情況看，數字縮微膠片的操作技術要求很高，檔案利用率不高，還需要配備相當數量的操作人員。這些都是電子檔案的局限性，直接制約電子檔案完全替代紙質檔案。

紙質檔案雖然具有真實性、完整性、安全性、可用性等優勢，但是其劣勢也相當明顯：信息內容單一、信息量相對較小、紙質載體裝入裝具后占用庫房空間較大，長時間以來缺乏有效管理、難以檢索，很難適應現代信息社會的發展。紙質檔案與電子檔案在形式上有很大差異，在收集、整理、保存、利用等工作環節上也有本質的不同。在目前形勢下，只有實行檔案“雙軌雙套制”，互取長處，才能在順應發展的同時滿足檔案的安全需求。

2 電子檔案的管理模式

2.1 前端控制

不論紙質檔案還是電子檔案都遵循著檔案生命周期這一客觀規律，在檔案生命周期流程中強調要對文件進行前端控制。而現階段，前端控制更是電子檔案重要的指導思想。文檔管理是建立在文檔生命周期理論基礎之上的，文檔作為一個完整的過程，從形式到各個階段都是永久性的或是不可破壞。根據電子文件“小”的特點，在形成電子文件之初便做好元數據等相關技術問題的控制，這將為文件形成過程中預防電子檔案被篡改、破壞，保證電子檔案安全、完整、可用等提供技術保障。

2.2 檔案備份

云計算與大數據的出現，顛覆了傳統信息系統的存儲架構、數據倉庫、數據挖掘等各種應用?；ヂ摼W的數據量正以指數級增長，在新的信息技術背景下，數字檔案中出現了大量非結構化數據，這些數據具有即時、海量、不可控的特性。由于傳統的信息安全技術在安全保障時間上具有一定滯后性，往往在檢測到安全事件后，檔案信息已經產生了損失，因此，安全、可靠的數據備份在當前的電子檔案建設中變得尤為重要。目前來說，檔案備份應采取兩地三中心原則，檔案實行正副本管理模式。

2.3 檔案復制

電子檔案與其系統都具有不穩定性，所以應建立一個備用的檔案數據系統，該備用系統對生產系統的關鍵數據進行復制。通過數據容災，可保障檔案數據的真實、完整和安全可用，當有系統、載體、格式發生變化時，檔案數據可以最大程度地得到完整保存、移植。

2.4 確保安全

由于自然災害和人為災害的發生，檔案信息利用服務和檔案安全保障之間的矛盾更加突出。突發性災害的防范是國家檔案安全保障的重要內容，已逐漸成為檔案行政主管部門的關注焦點。2008年8月27日，國家檔案局、中央檔案館頒布了《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》，要求各級檔案部門建立嚴格的突發事件防范和應急處置責任制，制定相關工作預案。因此，建立完善的檔案容災機制迫在眉睫。在電子檔案建設中，一方面須保障電子檔案的數據安全，另一方面須保障電子檔案利用的業務連續性。因此，針對檔案的業務特點，可將檔案容災指標分為：①檔案數據容災。檔案數據容災是指建立一個備用的檔案數據系統，該備用系統對生產系統的關鍵數據進行備份。通過數據容災，可保障檔案數據的真實、完整和安全可用，當有突發性災害發生時，檔案數據可以最大程度地得到完整恢復。②檔案應用容災。檔案應用容災則是在檔案數據容災之上，建立一套與生產系統相當的檔案備份應用策略。在災難發生后，將應用迅速切換到檔案備份應用，檔案備份系統承擔生產系統的業務運行。通過應用容災，保障檔案管理、利用系統的業務連續性，即：對檔案利用者而言，突發性的災害并不會使用戶感知到檔案管理和利用系統的業務中斷。

2.5 規范化管理

技術不足、管理補充。在發展技術的同時，提高自身的管理水平，完善各項檔案工作管理制度，加強人員培訓，從管理的角度使檔案工作更為規范化，保障檔案的安全。

3 檔案“雙軌雙套制”管理模式探索與展望

電子檔案因其自身缺陷，導致目前不能完全替代紙質檔案成為單一的檔案存儲形式。檔案“雙軌雙套制”成為了檔案管理的必然選擇。當然這不是一成不變的，電子檔案終將取代紙質檔案，但這一過程需要我國檔案人員不斷摸索研究。■,

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