行政工作人員時間管理研究

趙 麗

(中交第一航務工程局有限公司,天津 300461)

時間既然是一種珍貴的資源,它又無法暫停、倒流、買賣,且任何人都擁有相同的時間,但卻未必每人都能妥善運用時間。因此,在行政運作過程中,時間扮演了相當關鍵的因素。舉凡所有的工作都必須考量時間的因素,而一切的計劃及活動要想達到預期的成效,也都必須確實掌握時間。因此,時間管理可視為一切管理的基礎,唯有成功的時間管理,才是有效管理的基礎；若不能確實掌握時間因素,那么一切管理策略的成效將大打折扣,甚而難以達成當初的目標。可見,如何利用相關策略進行自我管理以善用時間,進而完成各項任務,已成為現代行政工作人員必備且須學習精進的基本職能。

1 時間管理之內涵

1.1 時間管理的定義

時間管理系指個人對于時間的運用,能按照工作的輕重緩急妥善規劃,且能將時間做合理適當的分配,以期能于設定的時間內完成任務、達成目標；進而影響他人,使其工作達到最高的效能。

1.2 時間的特性

時間是最稀有的資源,除非被有效地管理,否則其他的資源也無從管理。時間既然如此珍貴且稀有,如果一個人不能有效利用它,將浪費許多的資源與成本,無法達成目標、有所成就。所以面對這珍貴且稀有的資源,必須妥善運用與管理,才能發揮生命的價值。“時間”看不到也摸不到,它確實存在,但卻又無具體的形象可加以掌握。而時間至少具有下列三項特性。

第一,時間是珍貴稀有、無可取代及不可或缺的資源。時間無替代品,任何活動都必須有“時間”這項資源。時間非常珍貴,但無法以其他資源取代。時間是一種最重要、最珍貴的資源,其他的資源可以“制造”“積存”“交換”“流用”,但是時間都不行，它會耗損且不會“再生”。時間是上帝賜予人類最珍貴，也是唯一最公平的禮物，時間的價值不像其他資源可以制造、流用、取代或買賣,用盡即逝,是非常珍貴的資源。

第二,時間具有不可回溯、無法暫停和儲存的強制進行性質。時間無法儲存,時間按照一定的速度流逝,無論我們愿不愿意,它總是消耗一定的量,無法回溯,時間無法失而復得,逝去的時間不會再回頭,一切終將成為歷史。時間不可回溯,時光隧道是單向的,只能前進不能后退。時間一去不復返,逝去的時間沒有辦法回復,任何方式都無法使我們回到從前。時間無法儲存,完全依照一定的速率且單向式地消耗與流逝,無論我們愿不愿意,它只有進行而無法恢復,且逝去后即成為歷史。

第三,時間的供給毫無彈性,無法制造、買賣、交換或租借。時間不能買賣、不能租、不能借,不論是富翁或乞丐都不能改變這項事實。人人生而平等,無論任何身分地位,均擁有一天二十四小時的時間權利,即使要浪費時間,同樣也是一樣的分配量。我們無法對時間有“量”的改變,只能追求“質”的滿足。上天給予每個人一樣的時間,具有無法制造、買賣、交換、挪用或租借的特性。

2 時間管理的意義

依據時間的特性,時間是珍貴稀有、無可替代、不可或缺的資源，它具不可回溯性，無法暫停、儲存,時間的供給毫無彈性，無法制造、買賣等。既然時間如此珍貴,且人人平等擁有,任何人都無法多得,那時間是否可以管理呢？時間是最短缺的資源,除非它被管理,否則什么也不能管理。“時間管理”之重點應在于個體是如何控制自我行動、善用時間管理原則與策略、有效率地運用時間,以完成工作目標,因此,若不能好好善用并管理時間,將造成光陰的虛度,影響生活的意義與目標的達成。至于時間管理的意義到底為何呢？如下：時間管理是指個人面對時間而進行的自我管理,能確實把握時間、合理運用時間,使生活急緩適中,進而影響他人,使單位時間內的工作效率達到高點。時間問題就是管理問題,所謂時間管理就是強調自我管理,而能妥善有效地運用每天二十四小時,確保上班時間或工作時間或全天候的生活時間達到最具生產力的運用,即是時間管理,進而借由時間管理投注最少的時間,以獲得最大利益。

3 時間管理的重要性

在知識爆炸、凡事講求績效的時代,時間管理在各行各業逐漸受到大家的重視,人們開始注意到自己使用時間的方式,并追求有效率地運用時間,以減少時間成本的浪費,也就是如何透過時間的管理,達到最終目的。何以時間管理會受到如此的重視？

3.1 社會的快速變遷

在邁向工商業及資訊科技的時代,社會急速變遷,人類面對知識經濟社會的來臨,工作與生活的腳步加速。為追求良好的工作表現與生活品質,必須做好時間管理才能立足于急劇變遷的時代中。

3.2 社會取向的多元化

錯綜復雜的社會網絡,以家庭為核心的社會,隨著工商業的發達,逐漸轉變為“多元取向”社會,每人扮演角色比以往更多元,人際交流所需的時間已不敷使用。若能妥善管理時間,才能減輕個人工作及生活的壓力。

3.3 有效的時間管理可以減輕工作壓力,提升生活品質

只有通過有效的時間管理、掌握時間運用,生活才能輕松愉快,工作壓力自然減輕,進而才能調整出休閑時間調劑生活,提升生活品質。 妥善分配、安排工作計劃,運用可用資源,從容應對,自然而然增進行政的績效,也益于工作目標的達成。作為一名行政工作人員，筆者每天都列出當日的工作任務清單,重要的事情先做,專注做好一件事再做下一件事,每日要做的事情做好記錄,但清單任務不要太多,為未知任務預留好時間。做好時間管理，向領導匯報工作前要思考全面,爭取一次匯報到位,避免匯報完一件事,結果還有另外一件事沒有說,再去找領導又要重新排隊等候,既浪費了時間也給領導留下不穩重的印象。

4 時間管理的策略

一切管理的內涵,都不能離開時間的因素；所有的管理若要實現,均必須掌握時間。因此,時間管理是一切管理的根源,唯有成功的時間管理,才是有效管理的基礎。

第一,時間的掌握與規劃。時間的掌握與規劃首先要了解時間的急迫性,其次分析處理事情所需花費之時間,再設定完成工作所需時間,安排優先順序,最后才能在預定時間內完成工作,達到預定目標。

第二,有效計劃與監督。依據自己的需求,訂定目標,并通過計劃評核術的管理技術及目標管理,才不會浪費時間在生活瑣事上。

第三,授權與分工。授權與分工可延伸一個人能做的事與能控制的事,同時亦可增加部屬的主動性、技巧、知識、能力,及維持決策層次,更可節省管理者的時間,以做更重要的事。

第四,電話與會議管理。在職場上電話與會議所花費的時間往往是最多的,若可以在事先準備好相關資料與程序的進行,確定會中(電話中)應完成事項,電話與會議將會成為解決事情最佳的途徑。

第五,溝通管理。溝通在于增進相互了解,促進人際關系,強化協調合作,達成集思廣益,獲得組織目標。

[1]申屠佩貞.淺談秘書的時間管理[J].辦公室業務,2012(4S).

[2]郭炎武,彭秀海.論秘書時間管理工作中的文化調諧[J].秘書之友,2011(5).