數字檔案在檔案信息化建設中的重要性探析

宋剛

摘 要：隨著科學技術的不斷進步，信息化技術已經廣泛應用于各行各業。在檔案管理工作中，運用高科技平臺，采用數字檔案將是非常科學的選擇。就目前我國的情況來看，計算機技術的普及和自動化辦公的不斷滲透，數字檔案已逐漸走入人們的視線。為此，本文主要分析數字檔案在檔案信息化建設中的重要性，以供廣大同仁參考借鑒。

關鍵詞：數字檔案 信息化建設 重要性

引言

新時代條件下，檔案信息化建設已成為必然趨勢，如何將數字檔案在檔案信息化建設中的優勢發揮出來，如何正確運用現代高科技的數字檔案管理模式解決傳統檔案管理中的問題，體現其在檔案信息化建設中的重要性，將是一個值得探討的話題。

1、數字檔案在檔案信息化建設中的重要性

信息時代，現代科學技術已經廣泛應用于各個領域，作為檔案信息化建設，數字檔案的選用將是其重要的一環。它是實現檔案信息化管理的必然步驟。數字檔案應用于檔案信息化建設中，對于檔案的標準化和規范化來講是非常有利的。對于一個企業來講，隨著員工流動性的不斷增大，其檔案堆積越來越多，如果運用現代企業檔案信息管理技術可以在很短的時間內調查員工的各種狀況，大大增強辦事效率，再如對醫院來講，病人的資料和病史是一筆非常重要的財富，通常會存檔保存，但日益增多的病例將造成醫院檔案管理部門工作量的不斷增加，傳統的紙質檔案管理手續非常復雜，只有通過計算機網絡下的數字檔案系統才能解決工作人員的實質問題。

當然，數字檔案在檔案信息化建設中的作用還不僅如此。檔案技術的人類的歷史發展，一方面是對過去事件的記錄，另一方面也是對未來事件的啟發。所以我們在進行檔案信息化建設的過程中，如何保證檔案信息的有效性和準確性將十分重要。數字檔案的出現使得這項工作變得非常方便，因為它是高科技產物，通過數字檔案的管理可以實現所有檔案及時管理和更新的效果，所以相對于以前的實體檔案，數字檔案在有效性和準確性上有其必然優勢。

此外，數字檔案在檔案信息化建設中還有一個優勢，那就是安全性比較高。這點尤為重要。雖然之前的紙質檔案已經流傳了幾百年，但是其安全性往往沒有數字檔案高，因為數字檔案可以采用安全密匙等高科技手段對重要文檔進行加密，所以同相應的紙質文檔相比，數字檔案的優勢顯現的非常明顯。

2、檔案信息化建設存在的問題

2.1 檔案信息化專業技術落后

檔案信息化建設不是單單有幾臺計算機加之簡單的系統軟件就算開發完畢，而是必須要由健全的基礎硬件設施，如計算湘以掃描儀，還要有全面的軟件設施、檔案管理軟件和安全防護系統相結合，才能有效地開展信息化建設。此外，電子檔案需要存儲在介質上，存儲介質的保護、防止數據信息的丟失、確保傳輸介質穩定及信息的完整傳輸也都需要專業的信息技術的應用才能實現。目前，我國不少機構雖有獨立的軟件平臺，卻沒有統一標準的軟件系統對接，而在信息化建設中又各行其是，無法實現信息資源的共享。

2.2檔案信息安全面臨嚴峻挑戰

檔案信息化的目的就是要達到信息資源的共享，但信息共享卻存在一定的限制性，即在一定程度上限制在某些范圍，若要達到全社會共享，還存在一個信息安全保密的問題。網絡病毒與網絡黑客的出現，對于網絡技術和計算機的應用是一個挑戰，檔案信息共享隨時會出現信息漏洞的現象，這就會對檔案工作造成威脅，在檔案信息化的過程中，信息漏洞很可能是無意當中就會出現，無法保證信息的復制，這就出現了保密工作和信息共享的矛盾，而如何在做好信息保密工作的基礎上實現信息共享就是目前需要解決的問題。

2.3 檔案工作人員信息素養不高

在信息時代，一個合格的檔案管理者既要懂得計算機基礎知識和運用技能，熟練操作辦公軟件，能把信息管理知識應用到實際工作當中，還要對現有的檔案信息進行整理分析、信息歸類，提煉加工有用的信息供檔案信息需要者使用。而目前，我國高素質的復合型檔案工作者比較少，大多只能滿足一些基本的需要，不能達到信息化建設的要求，只是簡單地進行計算機基本管理，而無法實現現代化技術的推廣應用，一定程度上阻礙了信息化建設的深入。

3、檔案信息化建設的對策

3.1提高檔案人員的素質

檔案信息資源的性質決定了它的管理人員必須擁有高素質。首先，在思想上，檔案人員要對這項工作充滿熱情，并要有無私奉獻的精神。檔案人員不僅要懂得檔案管理，還要擁有一定的科學知識，要具有優秀的溝通能力和表達能力。從各個角度提升檔案人員的素質，包括提升管理能力，不斷學習新的知識和技術，不斷適應時代的發展。

3.2加強檔案信息的安全保密工作

確保檔案信息安全是檔案信息化工作的重要內容，沒有完善穩妥的安全防范措施，檔案信息工作將成為無本之木。首先，建立檔案信息的安全機制，要有層次分明的信息利用機制和嚴格的權限設置，保證信息的安全傳輸。其次，運用防火墻技術，由于網絡病毒及黑客的手段很隱蔽，因此，要把這一技術廣泛應用到信息化當中，阻隔因病毒侵害、黑客攻擊等引發的不安全因素，保證檔案信息的安全運用。

3.3 加快相關立法和規范化管理體系的建立

根據一些較發達國家的經驗，以立法的方式確定對文件的管理，可以更直接、更有效地解決電子文件和電子檔案的法律地位問題。我國的法制建設已經取得了很大進展，但是檔案工作方面相關立法工作的步伐還是偏慢。國際上常見的做法是對文件的生成過程在法律框架中進行規范，使得文件從生成乃至生成之前就開始對其依法進行規范的管理，同時按照法定的流程監控文件的整個生命周期。這樣一來，可以從文件管理的大系統著眼，以批量或較完整的集合處理方式確保電子文件的真實性、完整性和可利用性，從而避免了僅對單份電子文件采取管理措施及進行真實性、合法性鑒定和甄別造成的漏洞和不便。一些國際標準也體現了這種理念和方法，如ISO-18894等文件管理規范等。我國正在積極參與這些國際標準的制定和相關科研課題的研究，以促進我國的相關法規體系的建設。現在的問題是，我國與法制建設較發達的國家相比在管理體制上差距較大，立法工作又相對滯后，直接采用相關標準很不現實。這就需要我們面對現實，盡量使檔案信息化的標準向國際標準靠攏。原則是面向計算機和網絡技術的標準直接采用國際標準或國家標準：一般性的信息處理標準要優先采用國家標準，檔案屬性較為明顯的信息技術要求制定行業標準。總之要盡量減少檔案自定標準的數量，加快標準體系的形成提高標準化程度。這樣利于與國家信息系統兼容，防比形成檔案信息孤島。

4、結語

綜上所述，檔案信息化建沒是一種新的發展趨勢，建設進程中難免出現一些失誤，我們要運用辯證思維，既不能自目從新、脫離實際，也不能墨守成規、固步不前。只有掌握好這些，才能將自己的工作做到最好，也能將數字檔案的優勢發揮到最大，使其發揮自身社會價值，為社會提高經濟效益。

參考文獻

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