試論信息化時代下檔案管理的創新及發展

成體志

(齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區電子商務孵化中心，黑龍江　齊齊哈爾　161021)

檔案是機關單位在發展中形成的各種文獻、材料的總和。檔案資料是機關單位工作的產物，也是機關單位的寶貴財產。在信息化時代，信息技術和信息設備在各行業、各領域都得到了廣泛的應用，創新檔案管理模式，提升檔案管理信息化水平，對于機關單位來說具有重要的現實意義。

一、樹立信息化發展思想，加強基礎設施建設

許多機關單位的檔案信息化管理水平較低，很大程度上是因為他們在傳統工作環境和模式下已經形成了慣性思維，害怕承擔風險，所以許多單位在檔案信息化創新方面都缺少主動性。機關單位的檔案管理工作要想實現長遠發展，必須要樹立創新意識，對信息化時代下的檔案管理工作有一個全面的認識，認識到信息技術、設備和管理模式在檔案管理中的積極作用。然后，吸取其他單位的檔案信息化建設經驗，加大檔案信息化建設投入，購置更多先進的檔案管理設備和儀器，建設高水平的檔案室，由專人負責檔案管理，做好檔案信息化管理基礎工作，改變檔案管理工作長期邊緣化的狀態。同時立足于單位信息化建設，開發覆蓋全單位的檔案信息化管理體系，借助軟件編程和數據庫管理技術優化檔案，完善檔案庫房溫濕度監控系統，建設檔案專題目錄數據庫，借助“自助查檔”、“遠程查檔”系統為用戶提供完善的檔案信息服務，彌補傳統的檔案管理方式存在的不足，提高檔案管理和利用效率。

二、完善檔案信息化管理制度

適應機關單位信息化建設需要，為了進一步規范檔案管理工作，機關單位還要以《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理辦法》等，盡快建立健全檔案信息化管理制度。確切來說，機關單位首先要建立電子文件收集和歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、收集標準、類型等，指定兼職檔案員負責各科室的電子文件歸檔工作，爭取將電子文件的收集、整理、歸檔工作職責落實到個人，以確保電子檔案真實完整。然后，建立檔案保密制度，就檔案保管期限、密級劃分等做出明確規范，促使檔案管理工作走上精細化管理之路。再次，建立檔案管理制度，明確檔案管理技術、措施、流程和規范，要求檔案人員按照要求做好不同材質的檔案管理工作。如電子檔案要放在防光、防塵、防磁的裝具中，溫度、濕度都要適宜。此外，機關單位還要健全電子檔案管理激勵機制、保障機制和考評機制，以強化檔案管理的功效。總之，在信息時代，檔案管理制度建設與機關單位制度化建設是分不開的，機關單位要從檔案規范應用、合理開發、技術規則等方面入手，健全檔案標準規范體系，以實現檔案管理規范化、制度化。

三、提高檔案信息化管理人員配備水平

如果說傳統的檔案管理工作是一種手工工作，那么，檔案信息化管理可以說是一種人機管理活動，因為信息化時代下的檔案管理要用到多種信息技術和設備，人的許多工作都要被信息化工具所替代。但是，作為檔案管理工作的主體，檔案人員的作用仍舊是不容忽視的。建設一支高水平的檔案管理隊伍，對于機關單位來說是很有必要的。因此，機關單位要根據檔案管理需要，建設一支專兼職檔案管理隊伍，通過公開選拔、自薦、推薦等形式選出經驗豐富的檔案人員充實檔案管理隊伍，優化檔案管理隊伍的年齡和知識結構。然后，緊跟時代發展步伐，針對檔案人員開展職業道德和技能培訓，講授專業的信息化技能、檔案管理知識，提高檔案管理人員的信息化操作和設備維保能力。為了提高檔案隊伍的管理質量，機關單位還要將檔案管理任務細化、分解，將各項任務落實到人，明確相關人員在檔案收集、管理中的責任，要求各部門之間做好配合，大力支持檔案工作的開展。檔案管理人員也要樹立創新和進取意識，積極開展自主學習，接受再教育，以確保自己的能力能滿足檔案崗位需求。

四、在服務方面不斷創新

信息化是一把雙刃劍，信息化為檔案管理提供了良好的發展空間，不過，在信息化時代，檔案管理工作環境、模式和需求也都發生了巨大的變化，傳統的檔案管理觀念和方法根本無法滿足檔案信息需求。因此，機關單位在檔案服務方面要認真研究信息化時代的檔案管理新理論、新方法，也要大膽創新，積極進行電子文件信息資源發掘和加工，形成大量的優秀電子文件，建設檔案信息化管理平臺和數據庫，為檔案資料利用和共享打好基礎。然后，主動出擊，運用現代信息化技術建立面向用戶的檔案服務系統，通過數據收集和分析，主動去了解用戶的潛在需求，有計劃地制定檔案服務機制，根據不同用戶的不同需求開發不同的檔案服務項目，設計不同層次的檔案服務模式，為客戶提供精準服務。此外，機關單位還要在檔案信息使用者之間構建溝通平臺，開展檔案承包業務，為客戶提供配套服務，提高檔案資源的利用率。

綜上所述，信息化給檔案管理帶來了機遇，也帶來了挑戰。機關單位只有與時俱進，主動掌握信息時代的節拍，升華檔案管理理念，創新檔案管理模式和手法，才能不斷提高檔案管理工作的科技含量和綜合效能，才能切實滿足機關單位、用戶的檔案信息需求。