淺析大數據背景下高校檔案管理

馮晶晶

(河南質量工程職業學院，河南　平頂山　467000)

一、基礎理論知識

(一)高校檔案

在高校各項工作中，檔案管理是一項基礎信息管理工作。檔案管理屬于服務性工作，沒有直接獲取經濟收益的功能。在學校工作中，檔案管理工作屬于服務類幕后型工作。

(二)高校檔案信息化

高校檔案信息化是指，使用信息化檔案管理技術，完成對高校檔案信息的管理工作。通過整合、儲存高校檔案，使高校檔案工作更加有序，更加精確。信息化檔案管理技術可以提高高校檔案管理工作的效率，有利于深層次挖掘檔案信息的價值。

(三)高校檔案信息化管理

信息是信息化檔案管理的基礎。為了完成檔案管理工作的信息化轉變，高校應制定統一的檔案管理工作標準，建立規范的高校檔案管理工作制度，使信息化檔案管理覆蓋全部檔案管理環節，其中包括檔案收集、檔案整理、檔案利用和檔案維護。

(四)大數據

大數據是一種概念性定義，其內容是指，數量龐大，現有信息處理系統無法完成處理工作的數據資料。大數據的信息組成多種多樣，形式各異。這些信息蘊含者巨大的價值。

二、當前高校檔案信息化管理所面臨的挑戰和存在的問題

(一)面臨的挑戰

1、理論方面的挑戰

高校檔案的信息化管理首先要面臨的挑戰是信息理論方面。信息理論包括新來源觀、宏觀鑒定理論、文件連續體理論。高校檔案管理工作的信息化，會促進基礎理論的進一步發展。

2、信息資源管理的挑戰

在大數據時代，高校檔案信息量大幅度增長，數據信息的儲量已經超出了現有檔案管理模式的處理能力。大數據時代之前，信息儲量匱乏，檔案管理制度完全可以勝任檔案工作的需求。大數據時代之后，龐大的數據信息量提高了檔案工作對檔案管理模式的要求。增強檔案數據的安全性和可讀性，成為檔案信息化管理新的發展目標。

3、業務環節的挑戰

大數據時代，實時、自動是高校檔案收集工作的基礎要求。云平臺是高校管理檔案的主要方式。檔案蘊含的信息價值，可以為企業和社會創造更多的經濟價值，進而提高高校的經濟收益。

(二)存在的問題

1、信息孤島

目前，我國尚未建立統一的高校檔案數據庫。高校檔案數據庫僅存在于國內各省、市之間。這種獨立存在的高校檔案數據庫，將會阻礙不同地區高校間的信息交流，降低信息資源的利用率。缺乏統一平臺和共享數據庫的高校信息檔案管理模式無法實現數據共享的目標。

2、供求鴻溝

目前，高校檔案信息資源的供求關系存在不對稱現象。屬地管理是高校檔案信息管理的主要方式。檔案信息的歸類和存放以行政轄區的劃分為標準。不同區域之間的高校查詢信息的難度較高，跨地域、跨系統的高校檔案信息資源利用難度較大，信息流通不方便，這阻礙了高校檔案信息資源的利用，無法充分挖掘高校檔案信息的價值。

3、檔案管理意識淡薄

在高校中，很多部門的檔案意識淺薄，對檔案管理工作不夠重視。檔案管理部門無法單獨承擔所有的檔案工作。龐大的數據信息儲量需要較多的人力和資源才能完成處理工作。有限的人力和淺薄的檔案意識，使高校檔案管理難以實現信息化管理。

4、軟實力和硬環境不匹配

高校信息化檔案工作的硬環境是指，開發軟件、配套設備、相關政策等。軟實力是指，檔案工作人員的工作能力和人員素質。高校檔案管理工作的硬環境較容易滿足，但軟實力的提升難度較大。

三、加快我國高校檔案信息化管理建議與對策

(一)建立高校檔案信息化管理的相關法律法規

加快高校檔案信息化管理法律的建設速度，使用法律途徑規范高校信息化檔案管理標準，可以提高高校檔案信息資源的利用率，加快檔案管理模式信息化的速度。

(二)采用先進的信息化管理手段

云計算技術和信息挖掘技術，是目前處理大數據的主流技術。成本低、虛擬化程度高、靈活性強、存儲能力強，是云計算技術的主要特點。一臺計算機或手機，就可以滿足用戶一切獲取信息的需求。數據挖掘技術對信息進行歸類和劃分，滿足用戶對信息資源的個性化需求，提高數據庫信息資源的有序性和差異性。

(三)建立統一的高校檔案信息化管理體系

全國統一的信息化管理體系，是實現全國統一的高校檔案信息化管理的必須條件。我國應建立統一平臺的高校檔案信息管理數據庫，對全國所有高校共享檔案信息資源，促進信息流動，維持信息共享。

(四)加強高校檔案信息管理的知識宣傳和隊伍建設

信息化檔案管理系統關系著每位師生的切身利益。高校應大力宣傳信息化檔案管理模式，普及檔案意識。高校檔案管理人員的工作能力決定了檔案管理工作的成果。高校應加大力度培養檔案管理人員，提高工作能力，培養職業素質。

四、結語

在大數據時代，高校事業的發展受到信息化檔案管理的影響。國家政策、信息化技術、檔案管理體系、檔案意識培養、檔案人才隊伍建設，是影響我國推廣高校檔案信息化管理模式的重要因素。