如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

任臣智

(山西省孝義市西辛莊鎮(zhèn)辦公室，山西　孝義　032300)

由于時(shí)代的不斷進(jìn)步與科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)已經(jīng)被大眾化，并應(yīng)用于社會(huì)各方面的領(lǐng)域。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)不能適用于現(xiàn)在的社會(huì)，也滿足不了社會(huì)發(fā)展的需求，同時(shí)辦公室檔案管理工作也存在很多問題。為了做到與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，必須提高檔案管理工作的效率，使之與先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)綜合運(yùn)用，從而完善辦公室檔案管理工作。針對各項(xiàng)工作的運(yùn)行特點(diǎn)，我們要不斷的優(yōu)化創(chuàng)新，積極出臺(tái)更好的策略。保持檔案的秩序性和完整性是辦公室檔案管理工作的主要目的，更好的讓使用者提高工作效率。

一、辦公室檔案管理的問題

(一)淡薄的管理意識

目前，我國從事辦公室檔案管理的工作人員有一大部分人的管理意識很淡薄，而一些檔案管理的工作人員群體是來兼職的，兼職的檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高也會(huì)導(dǎo)致檔案管理的工作效率和工作水平低，并且在完善檔案管理工作的道路上也會(huì)產(chǎn)生影響，導(dǎo)致檔案管理模式更加落后于社會(huì)。時(shí)代的改變，也意味著舊的辦公室檔案管理方式要進(jìn)行改革換新，也就是利用網(wǎng)絡(luò)信息化推動(dòng)辦公室檔案管理工作的效率。

(二)有限的專業(yè)水平

首先，管理人員和檔案的管理越來越跟不上時(shí)代的發(fā)展。原因是管理人員缺乏專業(yè)知識和專業(yè)素質(zhì)，那么首當(dāng)其沖的任務(wù)是提高管理檔案人員的素質(zhì)和普及專業(yè)知識[1]。其次，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式已經(jīng)無法滿足社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息化充分運(yùn)用在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中，檔案管理也應(yīng)該信息化和數(shù)據(jù)化，這就對管理工作人員的素質(zhì)有著一定的要求，高素質(zhì)的員工可以幫助檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息更好的融合，并且大幅度提升檔案管路工作的監(jiān)管，也有利于在該領(lǐng)域中可以有更好的表現(xiàn)。

(三)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息化不足

辦公室檔案管理人員如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的工作方式，那么必定會(huì)跟不上檔案管理發(fā)展的步伐。由于很多地方在檔案管理工作中的制度不夠完善，形成紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)化檔案兩種檔案的現(xiàn)象。而且如今的檔案管理模式不夠?qū)I(yè)化，暫時(shí)停留在初步階段，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作不能保存之類的問題。

二、針對辦公室檔案管理提高工作效率的措施

(一)辦公室檔案管理制度的完善

單位的工作效率是會(huì)受到辦公室檔案管理工作效率的直接影響，由此可見，提高辦公室檔案管理的工作效率是很重要的。單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該針對檔案管理構(gòu)建一個(gè)完整的方案，視檔案管理工作為中間力量，使檔案管理工作有序進(jìn)行。將檔案和文件共同管理在單獨(dú)的管理室，按照不同時(shí)期以及不同類別的檔案進(jìn)行管理放置，為了以后方便查找檔案同時(shí)要貼上標(biāo)簽。對于一些很重要的文件單獨(dú)存放在檔案室的安全地方，同時(shí)要對文件進(jìn)行加密處理，保證文件的安全性，當(dāng)然保密文件也會(huì)區(qū)分不同級別，并按時(shí)更新保密的期限，而對于有些文件已經(jīng)失去保密性的要做好記錄并整理好文件。所以，單位的檔案管理程序的完善必須要有兩個(gè)人互相督促和加強(qiáng)警惕，更好的推動(dòng)辦公室檔案管理工作的進(jìn)行。

(二)檔案管理意識的增強(qiáng)

單位雖然在不斷的完善檔案管理制度，但是對于檔案管理的意識非常淡薄，導(dǎo)致檔案管理的進(jìn)步空間比較小。所以單位還需完善檔案管理的管理意識，并且強(qiáng)化檔案管理人員的崗位責(zé)任制以及合理的規(guī)章制度，同時(shí)樹立正確的管理理念，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步，使檔案管理工作效率提高。

(三)檔案管理人員水平的提高

時(shí)代不斷的進(jìn)步，辦公室檔案管理人員要立足于社會(huì)發(fā)展就必須加強(qiáng)檔案管理的意識，單位可以組織檔案管理水平綜合素質(zhì)高的人員開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)時(shí)互相交流管理經(jīng)驗(yàn)和提出意見，交流中提高檔案管理水平[2]。而辦公室檔案管理人員不僅要認(rèn)識檔案管理的重要性以及復(fù)雜性，還要掌握專業(yè)的管理操作技能，提升對檔案管理工作的責(zé)任心。

(四)檔案收集的強(qiáng)化

在辦公室工作中，檔案收集是一項(xiàng)非常重要的工作。強(qiáng)化檔案的收集工作就必須要加強(qiáng)檔案管理工作。例如不同類別的辦公室檔案首先要進(jìn)行分類、編排、整理以及保管，其次對分類好的檔案貼上標(biāo)簽、編碼、提取關(guān)鍵詞等工作，最后為了便于以后的查找和使用，要進(jìn)行附件處理。這些檔案需要利用計(jì)算機(jī)建立檢索體系并進(jìn)行信息管理，達(dá)到實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上管理的目的。

三、結(jié)語

綜上所述，辦公室檔案管理工作與很多的因素緊密相關(guān)。對于單位完善其他工作來說，辦公室檔案管理工作起到了一定輔助的作用，那么提高辦公室檔案管理工作的效率就要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平以及意識，更新辦公室檔案管理的工作觀念，管理的制度也要完善，為了實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作面向高效化和便捷化，應(yīng)該在實(shí)踐中一直探索創(chuàng)新，從而達(dá)到提高單位工作效率的目的，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)信息化也慢慢的成為現(xiàn)代化檔案管理工作的必然趨勢。