在醫院文件管理中紙質與電子文件并存

朱國雄

(肇慶市第一人民醫院，廣東　肇慶　526060)

當前，衛生信息化建設已經適應時代發展的需要，但是現在需要醫院依然使用紙質文件進行數據的儲存，而只有實現紙質以及電子文檔的儲存，才能更好的服務醫院的工作以及相應的科研建設。只有實現文檔的紙質以及電子相結合，才能更好的避免出現重復工作的現象，不斷優化傳統的文件管理工作。

一、醫院管理人員應該掌握紙質與電子文件管理技能

(一)了解紙質文件以及電子文件管理相關的基本概念

對于紙質文以及電子的方式來管理醫院的文件，一般有邏輯歸檔、物理歸檔，其中前者是借助計算機在不更改原來儲存方式以及位置時，把電子檔案轉交給其他部門，后者是指把計算機中的文件獨立集中保管，比如u盤等物理介質中。

(二)紙質文件與電子文件的標注

相關人員必須掌握以下幾個方面的標注，比如電子文件光盤標簽以及紙質文件與相應的電子文件的互見標注。一般光盤標簽是指在光盤中所保存的電子檔案的內容，是否可以規范的刻錄到光盤中，這樣把電子文件的位置在紙質文件以及電子文件中進行標注，可以便于文件的查詢工作。以便于醫院的相關人員對光盤標簽的內容進行了解。

(三)能夠熟練使用辦公軟件

醫院文檔管理人員必須掌握相應的網絡知識以及計算機操作知識。由于電子文件必須依托于計算機，因此相關人員必須能夠熟練的運用計算機操作技術、光盤刻錄以及相應的信息處理等，這樣可以為檔案的管理、使用以及相應的開發提供強有力的保障。

二、領導重視，統一思想

(一)領導應高度重視紙質以及電子文件管理

在不斷推進醫院文件信息化的進程中，領導應該在其中扮演著舉足輕重的作用。首先應該在領導的統一調度下，優化各個科室對該項建設的認識。其次，制定相應的規章制度，雖然在推動紙質化向電子化過渡，其實是以紙質文件管理為基礎，并且電子文件的管理過程也存在一定的局限性，可是電子文件的管理方式、記錄方式以及載體的不同，因此對于電子文件的保存應該制定新的管理方法。最后，由于在對電子文件進行歸檔處理的過程中，必須借助紙質文件到紙質歸檔管理，因此需要注意以下幾點：第一，在制作電子文件的過程中，相關的管理工作人員，在對電子文件進行保存的過程中應該加強對電子文件的保管，從而可以使得電子文件真實有效的保存。第二，建立科學有效的電子檔案數據庫，對于需要進行歸檔的文件，相關部門都應該對其進行盡早的處理，相關領導應該通過開會的形式對各個工作人員進行指導，這樣可以不斷提高工作人員對檔案歸檔處理的意識，還可以不斷提高他們的工作積極性，制定行之有效的管理方法，在工作中做到有章可循，從而可以使得紙質文件和電子文件更好的促進醫院的日常工作。

(二)在制度中凸顯紙質以及電子文件管理

醫院的相關部門應該把紙質文件以及電子文件歸檔的過程中，應該將其納入相應管理制度當中，由于電子文件在不同的環節產生，并且涉及的部分繁多，例如有的文件在計算機網絡上產生，而有的則在pc端產生。此外，電子文件由于來源于不同的人員，其具有不同的業務水平，這樣使得電子文件存在質量上存在差異性，并且對歸檔電子的完整性造成影響。只有各個單位把電子文件和紙質文件進行配套管理，才能有效的避免電子文件在進行配套管理工作過程中出現差錯。只有將電子文件的如下環節(形成、積累、整理、鑒定、歸檔)納入管理制度以及有關工作人員的指責中，才能有效的促進電子文檔的形成以及歸檔同步進行，進而凸顯紙質文檔的作用。

三、提供配套管理所必須的物質保障

有紙質文件以及電子文件進行保管以及歸檔的過程中存在一定的差異性。一般情況下，紙質文檔主要把存在庫房以及裝具中，此外可以進行隨時的查詢。可是由于電子檔案文件由于其如下幾個方面和紙質版之間存在差異性，比如：記錄的方法、載體的形式以及相應的閱讀方式等，從而可以看出其對文件的管路環節要求較高。歸檔紙質和電子文件在實施的過程中，醫院的各個部門都應該依據自身的需要設置對文件分類，對于不同的數據采取不同的保管方式，比如核心文件應該使用紙質版，這樣可以防止儲存在數據庫中出現惡意軟件的入侵等，對于那些經常使用文件應該使用電子文檔進行保存，這樣可以提高醫院的工作效率，這時需要醫院提供給相應的設備，比如打印機以及文件掃描儀等。

四、結論

總之，面對醫院海量的信息，只有對其進行有效的管理，才能不斷優化醫院的工作效率以及相應的科研水平。對于不同的文件配置相應的載體，才能更好的發揮文件的作用。現在如何做好紙質文件以及電子文件的歸檔已經成為醫院辦公自動化的重要一步。在進行管理的過程中應該充分利用紙質以及電子文件的優勢，從而不斷優化醫院的工作。

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