論述提高煤炭企業(yè)檔案文件管理工作的對策

曹曉慧

(新疆維吾爾自治區(qū)煤礦礦用安全產(chǎn)品檢驗中心，新疆　烏魯木齊　830091)

煤炭企業(yè)檔案文件管理工作就是將煤炭企業(yè)的人員技術(shù)資料、檢測報告、資質(zhì)證書以及各種原始記錄等文件進行統(tǒng)一整理與分類，以此準確的記錄企業(yè)的經(jīng)營信息。在經(jīng)濟新常態(tài)環(huán)境下加強煤炭企業(yè)檔案文件管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。

一、新常態(tài)煤炭企業(yè)檔案文件管理工作的新問題、新要求

隨著煤炭產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級發(fā)展要求，煤炭企業(yè)檔案文件管理的重要性日益突出，尤其是煤炭企業(yè)自動化管理技術(shù)的完善對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言產(chǎn)生巨大的影響：一方面是在新常態(tài)環(huán)境下煤炭企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段越來越豐富。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動下，檔案管理呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化發(fā)展特點，另一方面檔案文件管理的對象更加復(fù)雜。隨著煤炭企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備的不斷完善以及煤炭工作人員資質(zhì)證書的增多等，煤炭企業(yè)檔案文件資料的種類也越來越多，因此要求檔案管理人員要及時調(diào)整觀念，根據(jù)新常態(tài)出現(xiàn)的新問題、新要求而不斷地豐富與完善自己，以此適應(yīng)檔案管理工作新常態(tài)發(fā)展的要求。

二、煤炭企業(yè)檔案文件管理工作所存在的問題

提高檔案文件管理工作質(zhì)量是煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、構(gòu)建現(xiàn)代化企業(yè)管理模式的重要體現(xiàn)，雖然近些年煤炭企業(yè)加強了檔案文件管理工作的硬件設(shè)備的建設(shè)，但是具體到實踐應(yīng)用上，煤炭企業(yè)檔案文件管理工作還存在不少的問題，具體表現(xiàn)在：首先煤炭企業(yè)管理者對檔案文件管理的重視程度總體上還不高。檔案文件管理工作是煤炭企業(yè)管理的基礎(chǔ)，也是提高企業(yè)經(jīng)濟效益的重要舉措，但是部分企業(yè)管理者意識不到檔案文件管理工作的重要性，例如其認為檔案管理就是對各種資料的整理，而忽視檔案管理戰(zhàn)略制定的決策依據(jù)功能；其次煤炭企業(yè)檔案文件管理方式滯后。在信息化背景下，部分檔案管理人員采取的工作方式仍然是以傳統(tǒng)的手工記錄為主的模式，而忽視對電子檔案的管理工作。例如檔案管理人員對于人員的信息整理往往是借助傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而忽視電子檔案的建設(shè)與有效利用；最后檔案文件管理規(guī)范性不夠。檔案文件是企業(yè)發(fā)展的重要數(shù)據(jù)依據(jù)，由于煤炭企業(yè)信息資料比較多，因此構(gòu)建規(guī)范的管理體系是提高信息利用率的重要基礎(chǔ)，但是在實際中存在檔案編號不規(guī)范、案卷缺少目錄等現(xiàn)象，影響檔案資料的后期使用。

三、提高煤炭企業(yè)檔案文件管理工作的對策

(一)提高檔案文件管理人員的網(wǎng)絡(luò)意識與服務(wù)意識

在信息化技術(shù)的影響下，煤炭企業(yè)在檔案文件管理上呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢，因此基于新形勢發(fā)展的要求，煤炭企業(yè)檔案管理人員必須要樹立網(wǎng)絡(luò)意識和服務(wù)意識：首先企業(yè)檔案管理人員要加強技術(shù)學(xué)習(xí)，掌握應(yīng)用電子檔案管理的技能。例如針對電子檔案的應(yīng)用，相關(guān)工作人員要學(xué)習(xí)其他企業(yè)的經(jīng)驗，樹立符合工作崗位要求的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用意識；其次檔案文件管理工作是服務(wù)企業(yè)發(fā)展的，因此作為檔案管理人員必須要樹立服務(wù)意識。例如檔案管理人員要深入到企業(yè)職工中去開展檔案管理工作，為特定人員提供專門化的服務(wù)；最后企業(yè)的管理者也要重視檔案管理工作，提高對檔案管理工作的支持力度。

(二)創(chuàng)新檔案管理手段，拓展服務(wù)平臺

煤炭企業(yè)必須要及時根據(jù)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級發(fā)展的要求創(chuàng)新檔案管理手段，拓展服務(wù)平臺：首先煤炭企業(yè)必須要根據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的布局結(jié)構(gòu)創(chuàng)新檔案文件管理手段。檔案管理工作除了遵循傳統(tǒng)的模式之外還必須要融入計算機技術(shù)，以此增強檔案管理工作效率；其次煤炭企業(yè)要積極拓展服務(wù)平臺，增強網(wǎng)絡(luò)化管理能力。例如針對煤炭企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)的發(fā)展，檔案管理部門也要積極開放內(nèi)部局域網(wǎng)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息最大化利用，為信息需求者提供一站式的服務(wù)。例如通過檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺，企業(yè)管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)了解相關(guān)的檔案信息，這樣可以大大增強工作效率。

(三)建立完善的檔案管理制度體系，加強安全管理

檔案管理是一個完整的科學(xué)系統(tǒng)工程，煤炭企業(yè)必須要根據(jù)國家相關(guān)部門的規(guī)定建立相應(yīng)的規(guī)則制度，以此保障檔案管理工作的標準化、規(guī)范化。基于煤炭檔案管理工作重視程度不高的問題，煤炭企業(yè)要建立績效考核制度，采取定期與不定期的方式對煤炭企業(yè)檔案管理工作的效果進行考核，以此營造良好的檔案管理氛圍。同時煤炭企業(yè)還要加強對檔案資料的安全管理。以電子檔案為例，電子檔案數(shù)據(jù)容易被篡改，因此要求企業(yè)必須要加強安全管理制度，例如增加電子密碼保護制度等等。

(四)優(yōu)化檔案文件布局設(shè)計，提高資源利用率

通過歷年借閱情況的統(tǒng)計，我們可以評估某類檔案的借閱頻率，這有助于我們在布局檔案存放空間時提供科學(xué)的依據(jù)。對于重要的，借閱頻率高的檔案，橫向存放在易查、易取的位置，對于不太重要的，很少借閱的一類檔案，橫向存放在高的、不太方便取放的位置。將縱向的空間布局轉(zhuǎn)向橫向的空間布局，即保證了檔案原有的順序，也有利于方便快捷的放取，大大降低了取放的時間，提高了檔案的服務(wù)效率。

總之，加強煤炭企業(yè)檔案文件管理是煤炭企業(yè)發(fā)展的需要，如何能更有效的開展檔案管理工作，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動添磚加瓦，方法不僅于此，或許有更多更有效的管理方式仍需在今后的工作中不斷總結(jié)得出，以此促進煤炭企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

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