信息環境下的高校檔案服務策略

楊文靖

(漢江師范學院，湖北　十堰　442000)

高校檔案管理是一項復雜性、持久性的工作，不僅記載著學校的辦學歷史，還記錄著每一位師生的德能勤績，是我國檔案事業中不可匱缺的組成部分。高校檔案信息服務希望以最便捷的方法來提升檔案管理工作水平，更好地維護學校真實面貌，這就向高校檔案管理人員提出了較高要求，要努力提升服務水平，適應信息化發展的要求。

一、高校檔案服務工作中存在的主要問題

(一)檔案服務數字化程度有待增強

現階段情況來看，高校檔案管理已經逐漸步入現代化、規范化管理模式，信息技術也得到了廣泛應用，但只是停留在統計與記錄的層面上，計算機的許多優秀功能并沒有得到有效利用。究其原因，在于高校在進行檔案管理過程中，并沒有意識到開發與運用計算機軟件的重要性，數字化程度不高，嚴重影響到服務速度與質量。

(二)檔案服務人員專業素養有待提升

近年來，信息技術在檔案管理工作中的應用越來越廣泛，管理人員也面臨著前所未有的挑戰，對他們的綜合素質提出了較高的要求。高校檔案管理活動中，都享受到信息技術的便利，但也只是局限于復印和查找資料，更多的優勢并沒有發揮出來。同時，更要認識到自已從事工作的重要性，在提高專業素養的同時，增強責任心與使命感，但我國高校檔案管理工作幾乎都遭遇了人才瓶頸，成為信息化檔案管理過程中最薄弱的環節。

(三)檔案信息服務評價體系有效性不足

伴隨著高校規模的不斷擴張，檔案管理發揮出越來越重要的作用，服務質量也倍受關注。在實際操作過程中，信息服務評價體系明顯不夠完善，問題主要集中在兩方面：一方面，部分學校沒有充分利用好檔案，檔案保存失去了應有的意義，無法幫師生解決實際問題，有些學校建立了檔案信息服務評價體系，但由于指標的不健全，沒有發揮出應有的作用。另一方面，信息服務評價體系沒有得到有效落實，形同虛設。

二、信息環境下的高校檔案服務策略

(一)創新高校檔案服務方式

從檔案服務角度來看，以檔案查詢與借閱為主，在信息時代，智能手機成為人們生活的必需品，人們獲取信息不再受到時間與空間的限制，檔案管理也要與時俱進，在傳統服務項目的基礎上，增加電話查詢、實時咨詢、網絡查詢、遠程檢索等服務。在網絡信息技術的輔助下，既要幫廣大師生解決與他們利益密切相關的問題，也要準確把握用戶檢索習慣，定期將檔案信息、檔案編研、新聞事件等信息推送給師生。

(二)建立高校檔案服務平臺

要想使高校檔案信息服務質量提升到新的層次，就要適時構建起科學合理的信息服務評價機制，為信息服務工作提供有力保障。高校要意識到問題的嚴峻性，在最短時間內理順檔案服務工作，建立全面而高效的服務平臺，將信息化管理優勢發揮到極致，具體包括如下內容：一是完善的服務指標，明確規定各項服務內容；二是完備的服務制度，增強檔案服務的可操作性；三是規范的服務流程，確保服務的高效便捷；四是到位的服務方式，使檔案信息趨于完善。

(三)完善高校檔案信息服務評價體系

檔案管理工作應構建起全面、系統的服務評價體系，使檔案管理逐漸步入規范化、科學化發展軌道。檔案服務體系應該包括如下內容：一是明確服務指標，對服務項目的種類、服務標準進行規定；二是合理的服務制度，依靠制度的約束與激勵，確保服務指標得到有效落實；三是科學的服務流程，嚴格遵守相關法律法規，提高服務效率；四是先進的服務方式，合理控制服務成本，節約服務時間；五是及時到位的服務手段，滿足用戶個性化檔案需求；六是完善服務評價信息采集，及時建立信息采集點，努力擴大信息采集覆蓋面，使信息采集機構趨于合理。除此以外，還要通過各種渠道了解客戶對檔案服務工作的滿意程度，如調查問卷、電話回訪等，為下一步調整服務項目、完善與落實服務評價指標等提供有力依據。

(四)加強檔案信息服務隊伍建設

檔案管理工作極其復雜，檔案管理人員不僅要有責任心與使命感，還要有甘于奉獻、嚴謹認真的工作態度，深刻認識到自己肩上的任務有多重，以全面、系統的理論知識充盈自己，不斷完善自己的知識框架，以嶄新的姿態投入到信息化檔案管理工作當中。更關鍵的是，檔案管理人員以國家相關法律法規為行為準繩，深刻認識到信息化管理的優勢，踴躍參加各級各類業務培訓，自覺收集并保存好檔案信息資料，為我國高等教育事業的發展貢獻智慧與力量。

三、結語

在國家建設道路上，高等院校一直肩負著向各行各業輸送優秀人才的重任，是新思想、新技術的發源地，對整個社會的思維狀態產生了積極影響。在信息化時代，高校檔案管理工作必將向著規范化、信息化的方向發展，這也是提高資源利用率、提升服務質量的重要途徑。

參考文獻：

[1]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].檔案學通訊，2011(5)：92-94.

[2]馬安娜.信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].黑龍江史志，2015(13).