韶關市第一中學2017年檔案接待利用分析報告

李勝

摘要：中學檔案資料中記錄著非常重要的信息，對于學校工作的正常開展具有十分重要的現實意義。中學檔案的接待利用工作起著連接中學檔案內外的關鍵作用，決定著中學檔案價值能否實現，因此，中學檔案接待利用工作的重要性不言而喻。本文對我校2017年檔案接待利用基本情況進行了比較全面的論述分析，在此基礎上，提出了具有針對性的改進措施，進而促進中學檔案接待利用工作水平的不斷提高，對從事中學檔案管理工作的人員具有一定的借鑒價值。

關鍵詞：中學；檔案；接待利用

1 前言

中學檔案是中學在從事教學教育、科研創造、行政和學生管理以及生產后勤過程中產生的，沉淀著中學的歷史精華，檔案資料獨特而豐富，濃縮了中學科技和教育成果的獨特魅力。做好中學檔案的接待利用工作是中學檔案管理者在進行檔案管理過程中的一項中內容。近年來，學校的檔案管理水平穩步提高，管理標準逐步統一，分類也趨向更加合理，進而為學校檔案的接待利用工作提供了可靠的保障。但是當前的學校檔案接待利用工作中仍存在不少問題，對中學檔案管理水平的進一步提高造成了不小的阻礙，因此，需要對檔案管理過程中存在的問題進行深入的分析研究，進而有效解決檔案管理過程中的問題。

2 韶關市第一中學2017年檔案接待利用基本情況

2.1 檔案接待利用工作現狀

檔案的接待利用是對外介紹和宣傳檔案館中的檔案內容，通過采取各種方式為檔案的利用者提供優質的檔案服務。中學檔案接待利用的工作現狀可以通過綜合利用率、利用目的、利用主體以及利用服務方式進行全面可觀的反應。根據不完全統計，韶關市第一中學檔案資料在2017年的利用人次高達2251次、利用卷次1784次、利用件次1964次，總體看來綜合利用率較高；利用目的主要有教學研究、工作考察、宣傳教育以及其他利用，利用次數分別為157、862、431、61；檔案利用的主體主要是在校學生、教師以及行政管理人員；利用服務方式主要是檢索目錄和制發檔案證明。

2.2 檔案接待利用工作過程中存在的問題

韶關市第一中學2017年檔案接待利用過程中存在的問題如下所示：

（1）工作人員結構不合理，在專業構成上，不僅有檔案專業，還有計算機、歷史學以及行政學等專業，導致缺乏專業的檔案管理人員。

（2）兼職檔案管理人員較多，素質有待提高。兼職檔案工作人員是中學檔案工作隊伍中重要的組成部分，但是由于在招聘過程中沒有進行嚴格的把關，造成部分兼職的檔案管理工作人員素質較低，影響了檔案管理工作的正常進行。

（3）檔案管理部門的服務意識不強。部分檔案管理人員將工作的重心放在了滿足校內師生和工作人員的檔案需求，缺乏服務社會的意識和相應措施。

2.3 檔案接待利用工作問題原因分析

檔案接待利用工作中的問題，究其原因主要是由以下幾方面造成的。

（1）檔案宣傳工作不到位。宣傳工作向來是開展任何工作前不可或缺的一環，但是中學開設的檔案宣傳活動數量過少，并且能夠影響的范圍非常有限。

（2）檔案利用信息不對稱。在檔案的接待利用過程中，相關的檔案管理部門對檔案資料的數量、重點、特色以及優勢等沒有全面的認識，而作為檔案資料的利用者并不清楚哪些檔案能夠進行利用。

3 檔案接待利用工作的改進措施

3.1 加強檔案工作人員隊伍建設

學校檔案管理部門要結合當前檔案管理人員的實際情況，進一步加強中學檔案工作人員的隊伍建設。首先，學校的領導要充分認識到檔案管理工作的重要性，有效的改善中學檔案管理工作在管理工作中的邊緣化現象；其次，要改善檔案管理工作人員的隊伍結構，有針對性的進行不同類型專業人才的招聘，完善檔案管理的人才結構；最后，要重視中學檔案兼職人員的隊伍建設，根據檔案管理工作的要求，進行兼職人員的合理配置，同時，還要做好兼職人員的培訓工作，并采取一定的考核機制，促進兼職人員素質的不斷提高。

3.2 強化檔案主動服務意識

通過將主動服務意識融入到中學的檔案管理工作中，能夠最大限度的發揮出檔案資料中蘊含的價值。檔案管理工作人員不僅要充分了解檔案資料的價值，同時還要了解檔案利用者的實際需求。首先，要建立完善的內外聯動宣傳機制，抓住校內、校外兩條宣傳主線，充分利用不同的宣傳主體進行有效的宣傳，采取豐富多樣的宣傳方式，進而提高宣傳效果；其次，加強檔案利用需求的研究，檔案利用的主體是人，只有充分了解檔案利用者的實際需求，才能根據其需要提供優質的檔案服務。

3.3 建設富有特色的中學檔案資源

中學檔案的接待利用是建立在檔案資源的基礎之上，為了提高檔案的接待利用質量，就要不斷豐富中學檔案資源，可以從以下幾方面進行。

（1）進行檔案資料的全面收集，在檔案資料的收集過程匯總，要做到“應收盡收，應建盡建，應存盡存”，提高檔案資料收集的全面性。

（2）積極參與校園文化建設，在進行檔案的管理工作時，要與校園人文景觀、校園活動以及教學科研互動相結合，進而不斷豐富中學檔案資源。

（3）創新中學檔案編研工作，將數字化技術有效的引入到檔案的編研過程中，進而提高檔案的編研質量。

4 結語

總而言之，2017年的學校檔案接待利用工作雖然取得了一定的成績，為校內校外的檔案利用者提供了良好的檔案服務，同時，在檔案管理工作中還存在著不少問題，影響了檔案管理工作的順利開展，因此，要通過采取有針對性的改進措施，進而不斷提高學校檔案接待利用的工作質量。

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